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HIER VERKNÜPFT SICH DAS TELEFON MIT OUTLOOK. EINE SAUBERE SACHE

Otto Oehme GmbH

Frühjahrsputz beim Kundenservice

Wenn bei einem Fachhändler für Reinigungsmittel der Frühjahrsputz ansteht, gibt es keine halben Sachen.Bei dem 1923 gegründeten Unternehmen Otto Oehme GmbH mussten jedoch nicht die Büros, sondern die TK-Anlage einmal gründlich ausgemistet werden.

Mit „Lorito“ hat Otto Oehme die ganze Welt ein Stück sauberer gemacht

Schon in den 1920er-Jahren kannten die Menschen „Lorito“, eine Creme zum Reinigen und Polieren von Holz und Linoleum. Lorito gibt es immer noch, nur steht der Name mittlerweile für ein riesiges Sortiment an Reinigungs- und Pflegemitteln der Otto Oehme GmbH. Inzwischen beliefert der Familienbetrieb mit 70 Mitarbeitern Kunden aus aller Welt, in der Auftragsliste stehen klangvolle Namen wie Porsche und IKEA. Neben dem Hauptsitz in Allersberg betreibt das Unternehmen weitere Standorte in Deutschland und im europäischen Ausland.

Umsatz per Telefon, Fax und Internet

Der Familienbetrieb floriert. Eines Tages geriet der Verkauf jedoch ins Stocken: Einige Komponenten der Telefonanlage funktionierten nicht mehr. Leider war die Anlage so alt, dass Ersatzteile kaum zu beschaffen waren – und wenn doch, dann zu völlig überhöhten Preisen. „Klar hätten wir die teuren Restbestände einfach kaufen können. Aber das bringt ja nichts. Irgendwann wäre sicher wieder etwas ausgefallen“, schildert Juniorchef Carlos Oehme die Situation. „Das war für uns wie ein Warnschuss. Uns war klar: Wir mussten etwas tun.“ Verständlich: Schließlich laufen alle Bestellungen über Telefon, Fax und Internet. Steht das System still, stocken auch die Umsätze. Ein Ausfall kostet den Hersteller jedes Mal bares Geld.

Kommunikation aus einer Hand

Den TK-Ausfall nahm die Otto Oehme GmbH zum Anlass, das angestaubte Kommunikationssystem komplett zu modernisieren. Weil das Unternehmen mit dem bisherigen Anbieter in puncto Service und Leistung sehr unzufrieden war, entschied sich Oehme für einen kompletten Wechsel aller Anschlüsse für Festnetz, Internet und Mobilfunk. „Wir wollten hohe Qualität mit bestem Service aus einer Hand“, sagt Oehme.

Eine Telefonanlage mit vielen Features, die den Service-Alltag erleichtern

Außerdem profitiert Otto Oehme von Zusatzfunktionen der Telefonanlage aus der Cloud, die das Tagesgeschäft erleichtern. So hat der Mittelständler Abteilungen wie Einkauf, Vertrieb und Service einzelnen Gruppen zugeordnet. Durch das integrierte intelligente Anrufmanagement werden die Anrufe bei Besetztzeichen automatisch an den nächsten freien Anschluss innerhalb dieser Gruppe weitergeleitet. Auf diese Weise geht kein Gespräch mehr verloren. Bei den Mitarbeitern von Otto Oehme ist außerdem die Chatfunktion beliebt, über die sie Kollegen erreichen, die gerade telefonieren. Ein Großteil der Bestellungen und Reklamationen läuft bei Otto Oehme über das Telefon. Mit ihren neuen Headsets können die Mitarbeiter jetzt viel freier arbeiten, suchen parallel zum Telefonat eine Akte heraus oder füllen gleich den Auftrag aus, ohne das Gespräch zu unterbrechen.

Mit der neuen Komplettlösung lassen sich die Telefonkosten exakt kalkulieren

Die Wahl fiel auf eine Komplettlösung der Deutschen Telekom: Die DeutschlandLAN Telefonanlage aus dem Netz auf Basis Swyx plus eine Internet-Standleitung „DeutschlandLAN Connect L“. Darüber werden die Daten mit bis zu fünf Mbit/s synchron übertragen. Otto Oehme investierte lediglich einmalig in Endgeräte und Switche, zahlt monatlich für die Internet-Anbindung und mietet die restlichen Leistungen. Gezahlt wird für die Telefonanlage pro Nutzer und Monat. So lassen sich die Kosten exakt kalkulieren. Die Betreuung der Telefonanlage übernimmt die Telekom. Der Reinigungsmittelproduzent muss sich nicht selbst um Updates kümmern, sondern kann sich auf sein Kerngeschäft konzentrieren.

Verknüpfung mit Outlook möglich


Die Bedienung der neuen Anlage ist für alle Mitarbeiter unkompliziert: Die Anwendung wird übersichtlich auf dem PC dargestellt, die Gespräche lassen sich darüber annehmen und Anrufe direkt aus Outlook tätigen. Mit wenigen Klicks können die Kollegen Anrufe aufrufen und zuordnen.

Datenschutz? Mit einem Telekom-Rechenzentrum kein Problem.


Um die Sicherheit der Daten muss sich Otto Oehme keine Sorgen machen. Die Telekom hostet die Telefonanlage in einem ihrer Hochsicherheitsrechenzentren mit Standort Deutschland. So unterliegt die Telefonanwendung besonders strengen Datenschutzbestimmungen. Die optimale Sicherheit von DeutschlandLAN Swyx wurde vom TÜV Rheinland mit einem entsprechenden Zertifikat bestätigt.

Bei Anruf Support – und zwar innerhalb von vier Stunden


Auch Mobilfunk und Internet bezieht Otto Oehme nun von der Telekom. „Das Beste ist aber der Service“, so Juniorchef Oehme. „Bei unserem alten Anbieter mussten wir manchmal zwei Tage auf Unterstützung warten, wenn etwas ausgefallen ist. Die Telekom aber garantiert uns, dass nach spätestens vier Stunden alles wieder läuft.“

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