Erleben, was verbindet.
Smarte Kollaboration mit Teams resultiert in hoher Motivation

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Teamwork

Bei all4cloud hat Skype for Business ausgedient.
Nun profitiert der Cloud ERP-Experte von der
Funktionalität bei Teams.

all4cloud: smarte Kollaboration mit Teams

Skype for Business ist bald Geschichte. Unternehmen müssen umsatteln. all4cloud ist weiter und kann sich die Arbeit ohne den Nachfolger, die Kommunikations-Plattform Microsoft Teams, schon gar nicht mehr vorstellen. Die Umstellung mit Hilfe der Telekom verlief unkompliziert. Die Mitarbeiter konnten gleich starten. Die Motivation, mit Teams zu arbeiten, ist hoch: Die vielen Möglichkeiten inklusive Telefonie und Videokonferenzen machen die Arbeit noch interessanter und zugleich leichter.

Kleiner Schritt, großer Effekt

Die Tage für die Kollaborationslösung Skype for Business Online sind gezählt: Im Juli 2019 kündigte Microsoft bereits offiziell an, dass der Webdienst zum 31. Juli 2021 eingestellt wird. Die Privatkundenversion und Skype for Business Server für Geschäftskunden sind zwar nicht betroffen, aber der Softwarekonzern hat einen klaren Kurs eingeschlagen: Die cloudbasierte Lösung Microsoft Teams soll mittel- bis langfristig an die Stelle von Skype for Business treten.

Mehr Funktionen als Skype for Business

Unternehmen sind deshalb gezwungen, umzusatteln – was viele bereits getan haben: Nach Angaben von Microsoft wurde Teams im Juli 2019 täglich schon von mehr als 13 Millionen Menschen genutzt. Auch der Cloud ERP-Experte all4cloud hat Skype for Business abgelöst. „Wir nutzen Microsoft Teams sowohl als interne als auch als externe Kommunikationsplattform – inklusive Telefonie und Videokonferenzen“, sagt Henrik Hausen, Geschäftsführer und Mitgründer von all4cloud. „Teams bietet deutlich mehr Funktionen als Skype for Business.“ Entsprechend schnell fasste die neue Lösung Fuß. „Die Lösung wurde ad hoc akzeptiert“, sagt Hausen. Das in Office 365 integrierte Microsoft Teams einzurichten, funktioniert meist intuitiv. Nutzer können direkt starten. „Besser geht es nicht. Ohne Teams können wir uns die Arbeit inzwischen nicht mehr vorstellen. Aufgrund der vielen Möglichkeiten ist die Motivation unserer Mitarbeiter gestiegen“, sagt Hausen.

Telefoniefunktion besonders gefragt

Besonders gut kommen die umfangreichen Chat- und Meetingfunktionen des Tools an. Im hessischen Viernheim fungiert Teams gleichzeitig als Telefonanlage. Dazu koppelte all4cloud das Tool einfach mit einem SIP-Trunk Anschluss für IP-basierte Telefonie. Mit Teams Telefonie von Microsoft und der Deutschen Telekom lassen sich auch Festnetz- oder Mobilfunknummern direkt über die Kollaborationslösung anrufen – ohne ständiges Hin- und Herwechseln zwischen unterschiedlichen Apps und Geräten. „Die Gesprächsqualität hat sich gegenüber Skype for Business deutlich verbessert“, sagt Hausen. Um Teams Telefonie nutzen zu können, sind lediglich drei Bestandteile notwendig: ein SIP-Trunk Anschluss für IP-basierte Telefonie, ein leistungsstarker Router und Microsoft Teams als Teil von Office 365. Hausen geht davon aus, dass Microsoft Teams auch die Kommunikation per E-Mail bei all4cloud mittel- bis langfristig nahezu komplett ablösen wird. „Schon nach wenigen Monaten läuft fast die gesamte interne Kommunikation über die Chats.“ Mithilfe von Videokonferenzen spart das Unternehmen zudem Zeit und Reisekosten. Die Meetingfunktion nutzt all4cloud täglich sowohl für externe Besprechungen als auch für interne, da rund die Hälfte der Mitarbeiter aus dem Homeoffice agiert.

Alle Prozesse sind miteinander vernetzt durch MS Teams bei all4cloud

Alles auf einer Plattform

Dank Teams vereint der hessische Cloud ERP-Experte nun alle Prozesse auf einer Plattform. Hausen: „Vor Teams waren zwei elementare interne Prozesse voneinander isoliert: die Kommunikation via Skype for Business und der Datenaustausch auf dem Sharepoint. Heute ist alles miteinander vernetzt und noch viel besser: wir bauen uns mit MS Teams eine nachhaltige Wissensdatenbank auf. Die Kollegen tauschen sich in themenbezogenen Kanälen rege untereinander aus, lösen im „virtuellen Team“ gemeinsam Herausforderungen. Gelöste Fälle sind in der Historie für alle einsehbar und überflüssige Kommunikationsschleifen können so vermieden werden.“

Microsoft-zertifizierte Experten

Auch mit der Umsetzung der Lösung beauftragte all4cloud die Telekom. „Wir haben von Anfang an die Strategie verfolgt, nur mit einem Dienstleister für Internet, Kommunikation und Office 365 zusammenzuarbeiten“, sagt Hausen. Das Unternehmen bezieht somit alles aus einer Hand. Die Telekom stellt zudem mit einem eigenen Team an Microsoft-zertifizierten Experten Service- und Supportdienstleistungen bereit – von der Analyse und Beratung zur passenden Lösung über Implementierung/Migration und Konnektivität bis hin zu kostenlosem Support im laufenden Betrieb. Microsoft stelle zudem regelmäßig neue Funktionen zur Verfügung und Teams werde von Tag zu Tag besser. „Die Umstellung ist nur ein kleiner Schritt, aber die Effekte sind umso größer“, sagt Hausen.

Teamwork bei all4cloud

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