Microsoft Office 2016
Microsoft Office 2016

Mit Office 2016 zeigt Microsoft eindrucksvoll, warum die Softwaresammlung in keinem Büro fehlen darf. Das Programm glänzt erneut mit praktischen Features, welche die tägliche Arbeit einfacher und effizienter gestalten. Sie möchten wissen, welche neuen Funktionen Office 2016 unter der Haube hat? In diesem Artikel lesen Sie unter anderem 
 

• wie Sie Internetrecherchen direkt in Word durchführen können,
• wie sich Office 2016 dank Multi-Touch-Gesten auf einem Tablet nutzen lässt,
• wie OneDrive hilft, Office 2016 auch unterwegs einzusetzen und
• welche Office-Features die Teamarbeit auf ein ganz neues Level heben.

Seit Ende 2018 steht mit Office 2019 eine neue Version der Office Suite von Microsoft zur Verfügung. Office 2019 bietet jede Menge Neuerungen und Verbesserungen über die einzelnen Anwendungen hinweg.

Die Office-Programme strotzen vor Funktionen, die sich hinter der seit Office 2007 bekannten Ribbon-Oberfläche verbergen. Zum schnellen Auffinden sämtlicher Funktionen integriert Office 2016 den intelligenten Suchassistenten „Tell Me“. Sie durchsuchen nicht länger die Menüs und Untermenüs nach der gewünschten Funktion, sondern geben diese einfach als Suchtext ein und Office 2016 bietet die richtige Antwort. Beispiel: Um die Schriftart zu ändern, geben Sie einfach „Schriftart zu Times New Roman ändern“ ein, klicken auf den entsprechenden Befehl und gelangen zur gewünschten Funktion.

Für Word, PowerPoint, Excel und Outlook ist nun die neue Funktion Smart Lookup verfügbar. Ist Ihnen beispielsweise ein Fachbegriff in einem Dokument unbekannt, können Sie diesen schlichtweg markieren, über die rechte Maustaste „Smart Lookup“ im Kontextmenü auswählen und Office 2016 zeigt mithilfe der Suchmaschine Bing sofort in einer Sidebar passende Informationen aus dem Web an. Auf diese Weise sparen Sie Zeit und finden benötigte Hintergrundinformationen, ohne das Programm zu wechseln.

Dokumente mit dem PC verfassen, Tabellen unterwegs mithilfe des Tablet-PCs analysieren und die E-Mails mit dem Smartphone abrufen – heute sind wir an die Verwendung unterschiedlicher Endgeräte gewöhnt. Der Datenzugriff erfolgt idealerweise von jedem Ort, zu jeder Zeit und mit nahezu beliebiger Hardware. Das neue Office 2016 ist nicht länger allein auf den klassischen Desktop-PCs zu Hause, sondern eignet sich als App auch für den mobilen Einsatz mit Smartphone oder Tablet-PC. Es ist für die Bedienung mit Maus, Tastatur und per Multi-Touch-Gestensteuerung optimiert. Nie zuvor war die Bearbeitung der Dokumente auf unterschiedlichen Geräten einfacher und komfortabler. Von einem fremden Rechner können Sie alternativ mithilfe des Browsers und Ihrer Anmeldeinformationen auf sämtliche Daten zugreifen und diese online bearbeiten.

Office 2016 unterstützt die Cloud-Lösung OneDrive und integriert SharePoint besser. Texte, Tabellen und Präsentationen speichert das Programm auf Wunsch in der Cloud und synchronisiert automatisch alle angemeldeten Geräte. Bearbeiten Sie beispielsweise ein langes Dokument an Ihrem Laptop, merkt sich Office 2016 die letzte Position im Dokument und ermöglicht die Fortsetzung mit einem anderen Gerät an derselben Stelle.

Der neue Sunrise-Kalender verfügt über einen größeren Funktionsumfang als jener, den Sie womöglich noch von Outlook kennen. Dank Sunrise verbinden Sie Ihren Kalender mit den sozialen Medien. Wenn Sie zum Beispiel ein Freund bei Facebook zu einer Veranstaltung einlädt, fügt das Programm diesen Termin automatisch hinzu und Sie sind rundum bestens informiert.

Excel verfügt jetzt über neue Charts und Diagrammtypen, die zuvor nicht oder nur sehr aufwendig zu realisieren waren. Dazu zählen unter anderem:

• das Wasserfall-Diagramm zur Visualisierung von Gewinn- und Verlustrechnungen
• das Histogramm für die Anzeige statistischer Verteilungen
• das Pareto-Chart zum Filtern wichtiger Ursachen eines Problems bei zahlreichen Parametern
• das Sunburst-Chart zur Darstellung von relativen Größen auf hierarchischen Ebenen

Mit Office 2016 arbeiten Teammitglieder zeitgleich am selben Dokument, wenn dieses in OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint gespeichert ist. Mitarbeiter überschreiben Änderungen nicht gegenseitig, stattdessen verfügt jeder über die letzte aktuelle Version. Zum gemeinsamen Bearbeiten muss das Dokument als .docx, .xlsx oder .pptx gespeichert werden.

Besonders praktisch: Ihr Arbeitskollege muss Office 2016 nicht installiert haben und kann dank Office Online und nach Eingabe seiner Anmeldedaten einfach mit seinem Browser auf die Daten zugreifen. PowerPoint unterstützt die Co-Authoring-Funktion ebenfalls, jedoch noch nicht in Echtzeit. Drei Klicks genügen, um Kollegen mit ins Boot zu holen: Im Ribbon-Menü von Word, Excel und PowerPoint befindet sich jetzt eine prominent platzierte Schaltfläche mit dem Titel „Freigeben“.

Damit lässt sich der Zugriff für andere Teammitglieder einfacher als je zuvor teilen. Die gesamte Rechteverwaltung findet an einem zentralen Ort statt, Sie vergeben Zugriffsrechte und sehen, wer gerade am Dokument arbeitet. Genauso wie bei der Co-Authoring-Funktion muss die Datei in OneDrive, OneDrive for Business oder SharePoint gespeichert sein.

Mit Office 2016 ermöglicht Microsoft die Teamarbeit an Dokumenten in Echtzeit; das Speichern und Versenden der Dokumente per E-Mail ist nicht mehr nötig. Alle berechtigten Mitarbeiter verfügen zeitgleich über aktuelle Dokumente, für Rückfragen eignet sich ein schneller Teams-Anruf ideal. Die Verbindung stellen Sie nun schlichtweg aus Word oder Excel her. Um schnell miteinander zu telefonieren, zu chatten oder weitere Informationen auszutauschen, muss Microsoft Teams auf dem Rechner installiert vorliegen.

Ein praktisches Feature für die Öffentlichkeit: Microsoft stellt mit Sway und Docs.com zwei kostenlose Möglichkeiten zur Verfügung, um Dokumente der breiten Masse zur Verfügung zu stellen. Mit Sway arbeiten Anwender gemeinsam an Vorträgen und erstellen im Handumdrehen Online-Präsentationen. Die Präsentations-Plattform Docs.com eignet sich für Office-Dokumente aller Art, um zum Beispiel Vertriebsdokumente, Firmenpräsentationen oder Handbücher vielen Personen zugänglich zu machen.

Mit Microsoft Word 2013 und 2016 konvertieren Sie ein PDF-Dokument, das Sie anschließend wie ein gewöhnliches Textdokument bearbeiten können. Öffnen Sie das PDF-Dokument zu diesem Zweck einfach über Datei > Öffnen. Die Konvertierung funktioniert mit hauptsächlich textbasierten Dokumenten am besten.

Mit „Clutter“ gehört das zeitintensive manuelle Aufräumen des E-Mail-Postfachs endlich der Vergangenheit an. Das neue Feature scannt den Posteingang und verschiebt unwichtige E-Mails in entsprechende Unterordner. Der Clou: Clutter ist ein adaptives Programm, das ständig dazulernt und immer besser funktioniert. Wenn Sie beispielsweise die E-Mails einer bestimmten Person nie öffnen, verschiebt die Software auch diese Nachrichten in einen Unterordner und sorgt so automatisch für Ordnung. Dieses Feature funktioniert nur in Verbindung mit einem E-Mail-Konto auf einem Exchange-Server. Zum Aktivieren der Funktion klicken Sie in der Office 365-Outlook-Web App auf Einstellungen > Optionen > E-Mail > Automatische Verarbeitung > Clutter und wählen die Option „Als Clutter identifizierte Elemente trennen“ aus. Unter Umständen vergehen ein paar Tage, bis sich Clutter vollständig an Ihre Vorlieben angepasst hat. Fälschlicherweise in den Clutter-Ordner verschobene E-Mails verschieben Sie einfach wieder in den Posteingang und die Software merkt sich dies für die Zukunft.

Dokumente einzuscannen, zu digitalisieren und in ein editierfähiges Office-Dokument umzuwandeln gehört der Vergangenheit an. Dank der App Office Lens für iPhone und Android können Sie jetzt mit Ihrem Smartphone ein Foto vom gewünschten Dokument schießen und das Bild in ein Office- oder PDF-Dokument inklusive OCR (Optical Character Recognition) verwandeln. Die Änderungen nehmen Sie bei Bedarf direkt am Smartphone vor und schicken das Dokument direkt weiter – oder Sie führen die Änderungen später am PC oder Laptop durch.

Probieren Sie die neuen Funktionen aus. Office 2016 macht Teams in Unternehmen produktiver und unterstützt auch Familien, Schüler, Studenten und Freiberufler dabei, effizienter zu arbeiten.

Übrigens: wenn Sie sich noch intensiver mit Office 2016 beschäftigen möchten, laden Sie diese praktischen Leitfäden im PDF-Format herunter.

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