Microsoft Abonnements
 

Die meisten Unternehmen haben ein betriebliches Rechnungswesen mit interner Leistungs- und Kostenverrechnung. Genutzte Produkte und Leistungen sollten dafür eindeutig und leicht identifizierbar sein, um sie effizient und flexibel den internen Kostenträgern und Kostenstellen zuordnen zu können und dadurch die Kosten transparent zu verrechnen. Unternehmensinterne Kostenträger und -stellen können dabei z.B. Unternehmenseinheiten, -abteilungen, -projekte oder ähnliches sein.

Die Nutzung von Abonnement-Namen im Telekom Cloud Marketplace bietet für diese Herausforderung eine passende Lösung. In dieser FAQ stellen wir Ihnen die Einrichtung, die verschiedenen Möglichkeiten sowie verschiedene Anwendungsszenarien zum Anwendungsnamen vor:

1. Allgemeine Informationen zum Abonnement-Namen
2. So funktioniert die Nutzung des Abonnement-Namens
3. Schritt-für-Schritt-Anleitung: Abonnement-Namen vergeben
4. Schritt-für-Schritt-Anleitung: Abonnement-Namen ändern oder löschen
5. Nach Abonnement-Namen suchen oder filtern
6. Darstellung des Abonnement-Namens auf der GK-Rechnung
7. Beispielszenarien für den Einsatz des Abonnement-Namens

Beim Abonnement-Namen handelt es sich um eine vom Kunden frei wählbare Bezeichnung für ein gebuchtes Abonnement (zum Beispiel Microsoft 365 Business), die nach der Buchung des Produkts vom Kunden selbst vergeben werden kann.
 
Der Abonnement-Name kann direkt im Telekom Cloud Marketplace vergeben werden und auch jederzeit wieder durch den Kunden geändert oder gelöscht werden. Es ist ebenfalls möglich, den gleichen Abonnement-Namen für mehrere Abonnements zu vergeben, um z. B. verschiedene Buchungen einer Abteilung, Kostenstelle, Projekt, Unternehmenseinheit etc. intern zuzuordnen.

Der gewählte Abonnement Name wird im gesamten Telekom Cloud Marketplace übernommen und wird zudem auf der GK-Rechnung sowie den rechnungsbegleitenden Unterlagen abgebildet. Der Standardname des gebuchten Produkts kann dabei entweder vollständig überschrieben oder einfach nur ergänzt werden. Die Umbenennung kann jederzeit in der Produktverwaltung rückgängig gemacht oder angepasst werden.

Bevor Sie den Abonnement-Namen vergeben, noch ein wichtiger Hinweis: Der Abonnement-Name kann nur vom Firmenadministrator vergeben, geändert oder gelöscht werden. Hierfür müssen folgende Schritte unternommen werden:

1. Bitte fahren Sie mit Ihrem Mauszeiger über „Login“ in der Navigationsleiste. Klicken Sie dann auf „Zum Login“ unterhalb von „Login TelekomCLOUD“. Es öffnet sich die Login-Seite vom TelekomCLOUD Marktplatz. Auf dieser Seite geben Sie bitte Ihre Login-Daten ein.

2. Wechseln Sie in Ihren persönlichen Bereich im TelekomCLOUD Marktplatz über das Cloud Symbol in der Navigationsleiste. Wählen Sie dort den Bereich „Verwaltung“ aus.

3. Wählen Sie anschließend in der grauen Leiste den Bereich „Produkte“ aus.

4. Jetzt haben Sie zwei Optionen, die beide zum Ziel führen. Wählen Sie beim gewünschten Produkt entweder den Button „Verwalten“ oder klicken Sie auf den blauen Produktnamen.

5. Anschließend wechseln Sie beim ausgewählten Produkt auf den Bereich „Einstellungen“.

6. Im Feld „Bezeichnung“ können Sie jetzt den gewünschten Namen für das ausgewählte Abonnement eingeben.
8. Durch einen Klick auf Speichern wird der neue Abonnement-Name übernommen.
8. Der neue Abonnement-Name wird anschießend im gesamten Marktplatz und auf der GK-Rechnung angezeigt.

Das Löschen oder Ändern des Abonnement-Namens findet an derselben Stelle wie die Vergabe des Namens statt. Folgen Sie den Schritten aus dem vorherigen Punkt, um an diese Stelle zu gelangen.

Durch das Löschen des Namens im Feld „Bezeichnung“ (1) wird nach der Speicherung (2) der Standardname des Produkts (3) wiederhergestellt. Sollte der Name geändert werden, wird der Abonnement-Name entsprechend der Änderung an allen Stellen (inklusive der GK-Rechnung) aktualisiert.

Der Abonnement-Name wird nicht nur im Marktplatz sichtbar, es ist auch möglich, nach diesem Namen zu suchen/filtern. Über das Suchfeld kann gezielt nach bestimmten Abonnement-Namen (oder dem Bestandteil eines Namens) gesucht werden, um z. B. alle gebuchten Abonnements mit dem gleichen Abonnement-Namen aufzulisten.

Auf der GK-Rechnung wird der vergebene Abonnement-Name auch angezeigt. Er findet sich jeweils in einer neuen Zeile direkt bei den Produktdaten (Beispiel in der Abbildung: Office E5 – KSt 2000 Marketing). Für den Fall, dass keine Bezeichnung im Marktplatz vergeben wurde, wird kein Abonnement-Name angezeigt und die dafür vorgesehen Zeile nicht befüllt. Zusätzlich zum Abonnement-Namen wird auch die Microsoft Abonnement ID angezeigt.

Der tatsächliche Standard-Produktname des gebuchten Abonnements bleibt auf der Rechnung und in den GK-RBU (Großkundenrechnung Rechnungsbegleitende Unterlagen) stets unverändert erhalten. Der Abonnement-Name wird zudem in der letzten Spalte der GK-RBU angezeigt, sofern er vergeben wurde.

Für ein besseres Verständnis, wie Sie die Abonnement-Namen sinnvoll einsetzen können, stellen wir Ihnen zwei mögliche Beispielszenarien vor.

Anwendungsfall: Ein Kunde hat ein Produkt mehrfach gebucht und möchte die unterschiedlichen Buchungen unterscheiden können.

Herausforderung: Alle gebuchten Produkte im Telekom Cloud Marketplace haben nach der Buchung den identischen Namen. Dadurch können die einzelnen Abonnements und deren Kosten nicht unmittelbar eindeutig verschiedenen Bereichen zugeordnet werden.

Lösung: Der Kunde weist jedem gebuchtem Abonnement zusätzlich eine eigene Bezeichnung als Unterscheidungsmerkmal zu. Die Bezeichnungen (Abonnement-Name) sind frei wählbar und erlauben eine effiziente Unterscheidung der Abonnements nach beispielsweise der Kostenstelle, Abteilung, Unternehmenseinheit etc.

Anwendungsfall: Ein Kunde hat mehrere unterschiedliche Produkte gebucht (evtl. auch in Kombination einer Mehrfachbuchung eines Produkts).

Herausforderung: Die Gruppierung von mehreren Abonnements, um z. B. Kosten internen Leistungsempfängern zuzuordnen, ist nicht unmittelbar erkennbar.

Lösung: Der Kunde weist jedem gebuchtem Abonnement zusätzlich eine eigene Bezeichnung als Zuordnungsmerkmal zu. Die Bezeichnungen (Abonnement-Name) sind frei wählbar und erlauben eine effiziente Unterscheidung der einzelnen Abonnements, beispielsweise nach Kostenstelle, Abteilung, Unternehmenseinheit, Projekt etc.