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Ratgeber: Microsoft 365 und Office 365 für Admins – 11 erste Schritte nach der Buchung.
Microsoft 365 und Office 365 für Admins: 11 erste Schritte nach der Buchung
Microsoft 365 und Office 365 bieten für Unternehmen jeder Größe eine passende Produktivitätslösung in der Cloud, von der kleinsten Edition mit E-Mail und Kalender bis zum kompletten Office-Paket inklusive SharePoint, Videokonferenzen und Microsoft Office-Anwendungen. Für Ihre ersten Schritte nach der Buchung eines Microsoft 365-Pakets bei der Telekom, haben wir auf diese Seite die wichtigsten Punkte zusammengefasst:
Sie brauchen Unterstützung? Wir sind persönlich für Sie da!
Im Telekom Cloud Marketplace erhalten Sie nicht nur die Lösungen von Microsoft, sondern den passenden Support. Unser Team an Microsoft-zertifizierten Experten unterstützt Sie gerne bei der Implementierung und Einrichtung Ihrer Microsoft Cloud-Anwendungen. Wir helfen Ihnen gerne bei den ersten Schritten bis hin zum professionellen Support im laufenden Betrieb. Kommen Sie gerne auf uns zu!
1. Microsoft 365 buchen und eine kostenlose .onmicrosoft-Domain auswählen
Im Rahmen Ihrer Microsoft 365-Buchung wird eine Domain im Stil von meinefirma.onmicrosoft.de für Sie erstellt. Die .onmicrosoft-Domäne wählen Sie bereits während der Buchung im Telekom Cloud Marketplace aus, indem Sie z. B. Ihren Firmennamen oder eine andere Wunschdomain in das dafür vorgesehene Feld eintragen.
Bei der manuellen Konfiguration wird eine kostenlose Domäne nach dem Muster meinefirma.onmicrosoft.de und ein Microsoft 365-Admin-Zugang mit der ID admin(at)meinefirma.onmicrosoft.de erstellt. Bei der automatischen Konfiguration wird eine Mischung aus E-Mail-Adresse und Firmenname erstellt. Diese Domäne können Sie später nicht mehr umbenennen!
Es kann vorkommen, dass die gewünschte .onmicrosoft.com- oder onmicrosoft.de-Domain bereits vergeben ist und Sie sich eine alternative Domain aussuchen müssen. Sie können aber in der späteren Verwaltung des administrativen Office-Zuganges auch Ihre eigene bereits vorhandene Firmendomain einbinden.
Weitere Informationen rund um dieses Thema bietet Punkt 5 dieses Blogbeitrages oder unsere Hilfeseite „Eigene Domain hinzufügen“.
2. Der erste Log-in und Passwort-Änderung
Nach erfolgter Buchung erhalten Sie automatisch eine E-Mail mit der Microsoft 365-Admin-ID und einem temporären Passwort. Loggen Sie sich mit diesen Zugangsdaten ein und ändern Sie das Passwort nach eigenem Wunsch. Melden Sie sich nun ab und – mit dem neuen Passwort – wieder an, um etwa Ihr Paket zu verwalten, weitere Domains hinzuzufügen oder die Dienste einzurichten.
Beachten Sie: Der automatisch erstellte Microsoft 365-Admin hat standardmäßig keine Lizenz zur Nutzung der Office-Dienste, kann mit seinen Administratoren-Rechten aber die Verwaltung der Dienste vornehmen. Zeitgleich erhalten Sie auch eine E-Mail mit einem Nutzerzugang, der Sie zur Nutzung der verschiedenen Dienste und Anwendungen von Microsoft 365 berechtigt. Als Admin können Sie jederzeit neue Benutzende mit Administrator-Rechten erstellen oder bestehende Benutzende mit diesen Berechtigungen versehen. Der Unterschied zwischen Admin- und Benutzeraccount wird im Detail in dieser FAQ beschrieben.
3. Benutzer zuweisen und Benutzernamen wählen
Ihre Microsoft 365/Office 365-Lizenzen haben Sie im Telekom Cloud Marketplace erworben. Jetzt müssen den Benutzenden die Lizenzen zugewiesen werden. Die Benutzenden legen Sie im Microsoft 365 Admin Center an. Beim Anlegen der User können Sie auch direkt im Erstellprozess die gewünschte Lizenz zuweisen.
Mit einem Klick auf „Benutzer und Gruppen“ in der Microsoft 365-Verwaltungskonsole ändert sich die Ansicht und Sie können Benutzende hinzufügen und Lizenzen zuweisen. Mit einem Klick auf das „Plus“ fügen Sie einen neuen Benutzenden hinzu.
Abbildung 1: Der Admin kann den Benutzern Lizenzen zuweisen
Bitte vergeben Sie für diesen User einen Benutzernamen und weisen Sie diesem unter dem Punkt „Produktlizenzen“ dann die Lizenzen für die einzelnen Dienste zu.
Im nächsten Schritt können Sie noch festlegen, an welche E-Mail-Adresse die neuen Log-in-Daten gesendet werden sollen.
Abbildung 2: Der neu angelegte User erhält eine E-Mail mit temporären Zugangsdaten
Sie können bei der Benutzererstellung auswählen, dass dieser bei der ersten Anmeldung ein neues Kennwort vergeben muss. In seinem Konto hat der Benutzende dann die Zugänge zu den vom Microsoft 365-Admin zugewiesenen Diensten wie z. B. Outlook, OneDrive, oder Microsoft Teams, sofern der jeweilige Microsoft- bzw. Office 365-Plan diese Dienste beinhaltet.
Umbenennen eines bestehenden Benutzenden
Um einen bestehenden Benutzenden in Ihrem Microsoft 365- / Office 365-Paket umzubenennen, melden Sie sich mit Ihrer Admin-ID an. Im Menü „Aktive Benutzer“ wählen Sie den entsprechenden User aus und klicken auf „Benutzernamen“ verwalten. Nun können Sie den Benutzernamen ändern. Außerdem lassen sich im Benutzermenü auch E-Mail-Aliase verwalten, Rollen zuweisen und die Kontaktinformationen inklusive des Anzeigenamens anpassen.
4. Domänen hinzufügen und DNS-Einstellungen setzen
Sie können eine bereits vorhandene Domain auch für Ihre Microsoft-Produkte nutzen. Die entsprechenden Einstellungen finden Sie im Microsoft 365 Admin Center unter dem Menüpunkt „Setup“ im Bereich „Anmelden und Sicherheit“ unter „Einrichten Ihrer benutzerdefinierten Domäne“. Durch die einzelnen Schritte leitet Sie der integrierte Assistent und unterstützt Sie mit sogar mit einer Video-Anleitung. Die DNS-Einstellungen selbst können Sie bei Ihrem Provider ändern.
Um Ihre in Microsoft 365 angelegten Benutzer*innen auf Ihre Domäne umzustellen, begeben Sie sich zunächst in die Benutzerverwaltung. Wählen Sie den Benutzer aus, der umgestellt werden soll und klicken Sie auf „Benutzernamen verwalten“. An dieser Stelle lässt sich nicht nur der Benutzername ändern, es kann auch eine Domäne über das Dropdown-Menü hinter dem „@“-Zeichen gewählt werden.
Abbildung 3: Screenshot der Microsoft 365-Benutzerverwaltung
Stellen Sie den Benutzernamen dann von der „.onmicrosoft.com“ oder „.onmicrosoft.de“ auf Ihre eigene Domäne um. Sobald Sie diese Einstellung speichern, wird die Standard-E-Mail-Adresse sowie der Log-in-Name des Benutzers auf diesen Benutzernamen umgestellt. Sie können auch mehrere Benutzer*innen gleichzeitig auf die gewünschte Domäne umstellen.
6. Office Software herunterladen und installieren
Je nachdem welche Benutzerlizenz von Microsoft 365 bzw. Office 365 Sie erworben haben, besteht die Möglichkeit, die Office-Anwendungen auf bis zu 5 PCs oder Macs zu nutzen.
Um die Anwendungen herunterzuladen und zu installieren, melden Sie sich auf auf Office.com mit Ihrem Account an. Beachten Sie hierbei, dass es sich um das Benutzerkonto und nicht das Admin-Konto handelt.
Sie befinden sich jetzt auf der Microsoft 365- bzw. Office 365-Startseite. Dort haben Sie per Klick auf „Office installieren“ direkt die Möglichkeit, die Installationsdatei herunterzuladen.
Abbildung 4: Mit einem Klick auf "Office installieren" können Sie die gewünschten Office-Anwendungen herunterladen und installieren.
Für Admins ist das Office-Bereitstellungstool (Office Deployment Tool / ODT) praktisch: Sie können es nutzen, um die Installation der Office-Anwendungen auf den Rechnern der Mitarbeiter zu steuern bspw. Von einem Netzwerkrechner, sodass nicht jeder Mitarbeiter selbst den Download und die Installation vornehmen muss.
7. Outlook mit dem E-Mail-Postfach von Office 365 / Microsoft 365 verbinden
Die Verbindung eines E-Mail-Postfachs von Office 365 bzw. Microsoft 365 mit Outlook (Desktop) kann mit wenigen Schritten eingerichtet werden:
1. Im Reiter Datei in Outlook auf „Konto hinzufügen“ klicken 2. E-Mail-Adresse des Microsoft 365/Office 365-Kontos eingeben und verbinden klicken 3. Geben Sie bei Aufforderung Ihr Kennwort ein, und wählen Sie dann OK > Fertig stellen aus, um mit der Verwendung Ihres E-Mail-Kontos in Outlook zu beginnen zu können.
Sollten Sie Outlook auf einem Mac nutzen, sehen die Schritte ähnlich aus:
1. Im Reiter Extras in Outlook auf „Konten“ 2. Gehen Sie auf das +-Zeichen und „Neues Konto“ 3. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Kontos ein 4. Ergänzen Sie notwendige Kontodaten und Passwort und klicken Sie auf „Konto hinzufügen“
Sie können Ihre Microsoft 365- bzw. Office 365-E-Mail-Konten auch auf den unterschiedlichsten mobilen Geräten einrichten, z. B. Android-Mobiltelefone, iPhone-Geräte oder Tablets. Dabei können Sie sowohl die Outlook-Variante für das jeweilige Endgerät oder einen beliebigen anderen E-Mail-Client verwenden.
Die Verknüpfung Ihrer Mail-Konten läuft von E-Mail-Client zu E-Mail-Client und von Betriebssystem etwas unterschiedlich. Im Grunde benötigt man dafür neben dem E-Mail-Client nur die jeweilige E-Mail-Adresse und das Passwort.
Für die einzelnen Geräte und Betriebssysteme bietet Microsoft Schritt-für-Schritt-Anleitungen an:
Mithilfe von freigegebenen Postfächern kann eine bestimmte Personengruppe E-Mail-Nachrichten von einem gemeinsamen Konto, etwa von öffentlichen E-Mail-Adressen wie info@meinefirma.com oder kontakt@meinefirma.com, sehr einfach überwachen und senden. Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, die an das freigegebene Postfach gesendet wurde, wird als Absender der E-Mail das freigegebene Postfach angegeben, nicht der einzelne Benutzende.
Freigegebene Postfächer sind ein hervorragendes Mittel zur Bearbeitung von E-Mail-Anfragen von Kunden, da sich mehrere Personen die Zuständigkeit für die Überwachung des Postfachs und das Beantworten von Anfragen teilen können. Ihre Kunden erhalten schnell Antworten auf ihre Anfragen und alle zugehörigen E-Mails sind in einem Postfach gespeichert.
Allen Mitarbeitenden, die auf das freigegebene Postfach Zugriff erhalten sollen, muss die Berechtigung (Mitgliedschaft) dafür erteilt werden. Wenn Sie die automatische Zuordnung aktiviert haben, wird das freigegebene Postfach in der Outlook-App der berechtigten Benutzenden automatisch angezeigt, nachdem sie Outlook geschlossen und erneut gestartet haben. Den freigegebenen Postfächern werden keine Lizenzen zugewiesen, solange das Speicherkontingent von 50 Gigabyte nicht überschritten wird. Die notwendigen Schritte für die Einrichtung sind:
Beim Microsoft Admin Center anmelden
Zu „Freigegebene Postfächer“ unter „Gruppen“ wechseln
Auf „+ Freigegebenes Postfach hinzufügen“ klicken
Auf der Seite einen Namen für das freigegebene Postfach, eine E-Mail-Adresse und eine Domäne auswählen
In den nächsten Schritten können Sie dann Mitglieder zu dem freigegebenen Postfach hinzufügen und die Details bearbeiten.
Abbildung 5: Sie können ein freigegebenes Postfach erstellen und Mitglieder hinzufügen
Klicken Sie auf eines der freigegeben Postfächer, können Sie weitere Personen hinzufügen, die es dann überwachen und E-Mails versenden können. Klicken Sie dazu im Bereich „Mitglieder“ auf „Bearbeiten“. Im folgenden Dialog finden Sie dann eine Suchfunktion, über die Sie Personen in Ihrer Organisation finden und hinzufügen können. Hinzugefügte Personen lassen sich hier auch wieder entfernen.
9. Microsoft Teams als Kommunikationszentrale einrichten
Microsoft Teams, das in vielen Microsoft 365-Editionen enthalten ist, unterstützt verschiedene Formen der Zusammenarbeit über eine einheitliche Benutzungsoberfläche: Chats, Teams und Kanäle, Besprechungen und Konferenzen sowie Telefonie-Lösungen. Die Reihenfolge, in der Sie die einzelnen Teams-Workloads bereitstellen, kann frei gewählt werden. Die Empfehlung ist allerdings, mit Chats, Teams und Kanälen zu beginnen.
Falls Sie Ihr Netzwerk bereits für Microsoft 365 oder Office 365 optimiert haben, steht einer Einführung von Microsoft Teams wahrscheinlich nichts mehr im Weg. In jedem Fall sollten Sie folgende Punkte überprüfen:
Detaillierte Anleitungen zur Einführung von Microsoft Teams finden Sie in dieser FAQ sowie in der Dokumentation von Microsoft.
Auf Client-Seite ist die Inbetriebnahme von Microsoft Teams recht einfach, Microsoft Teams kann auf PCs, Macs und mobilen Geräten installiert oder über einen Webbrowser verwendet werden. Nach der Installation des Teams-Clients müssen Sie bzw. Ihre Mitarbeitenden sich lediglich mit ihrem Benutzernamen und Kennwort anmelden.
Desktop Clients können von Endbenutzenden direkt heruntergeladen und installiert werden, sofern sie über die notwendigen lokalen Berechtigungen verfügen. Administrationsberechtigungen sind zum Installieren des Teams-Clients auf einem Windows-PC nicht erforderlich, auf einem Mac jedoch schon. IT-Abteilungen können ihre bevorzugte Methode für die Verteilung der Installationsdateien an die Desktop-Rechner in ihrem Unternehmen nutzen, wie zum Beispiel Microsoft Endpoint Configuration Manager.
Die Sicherheit Ihrer Infrastruktur sollte weit oben auf Ihrer Todo-Liste stehen. Die Business- und Enterprise-Pakete von Microsoft 365 und Office 365 bieten hierfür verschiedene Funktionen. In den höheren Editionen findet sich ein erweitertes Set an Security-Features.
Verwenden Sie vordefinierte Sicherheitsrichtlinien
Schützen Sie alle verbundenen Geräte
Legen Sie Freigabeeinstellungen für SharePoint und OneDrive fest
Nutzen Sie einen Betriebs- und Wartungsplan für Ihre Microsoft 365-Umgebung
Nutzen Sie die Dokumentation von Microsoft, um Ihren Microsoft 365-Tenant bestmöglich zu sichern. Die Expert*innen der Telekom unterstützen Sie auch gerne bei der Sicherheitskonfiguration Ihrer Microsoft 365-Umgebung.
11. Schulungen und Dokumentationen nutzen
Microsoft entwickelt die Anwendungen und Services von Microsoft 365 und Office 365 regelmäßig weiter. Die Telekom und Microsoft haben verschiedene Ressourcen und Möglichkeiten im Programm, um auf dem Laufenden zu bleiben. So bietet das Schulungscenter von Microsoft
für Microsoft 365 Ihnen umfassende Informationen, Tipps sowie eine große Auswahl an Vorlagen. Außerdem lohnt sich ein Blick auf die folgenden Ressourcen:
