Ratgeber: Microsoft 365 und Office 365 für Admins – 11 erste Schritte nach der Buchung.
Microsoft 365 und Office 365 für Admins: 11 erste Schritte nach der Buchung
Microsoft 365 und Office 365 bieten Unternehmen jeder Größe eine skalierbare und leistungsfähige cloudbasierte Produktivitätslösung. Von der Basisversion mit E-Mail, Kalender und Textverarbeitung bis hin zum umfassenden Office-Paket, das Anwendungen wie SharePoint, Videokonferenzen und alle bekannten Office-Programme enthält, ist alles dabei. Um Ihnen den Einstieg nach der Buchung eines Microsoft 365-Pakets so einfach wie möglich zu gestalten, haben wir auf dieser Seite die wichtigsten Schritte und Anleitungen für Sie zusammengefasst:
1. Microsoft 365 buchen und eine kostenlose .onmicrosoft-Domain auswählen
Im Zuge Ihrer Microsoft 365-Buchung wird für Sie automatisch eine Domain im Format meinefirma.onmicrosoft.de erstellt. Diese onmicrosoft-Domain wählen Sie bereits während des Buchungsvorgangs im Telekom Cloud Marketplace aus. Dabei können Sie Ihren Firmennamen oder eine alternative Wunschdomain in das entsprechende Feld eintragen.
Bei der manuellen Konfiguration erhalten Sie eine kostenlose Domain im Stil meinefirma.onmicrosoft.de sowie einen Microsoft 365-Zugang mit einer freiwählbaren ID im Stil Max.Mustermann@meinefirma.onmicrosoft.de. Bei der automatischen Konfiguration wird die E-Mail-Adresse aus einer Kombination von Firmenname und anderen Details erstellt. Beachten Sie, dass diese Domain später nicht mehr umbenannt werden kann!
Es kann vorkommen, dass die gewünschte .onmicrosoft.com- oder onmicrosoft.de-Domain bereits vergeben ist. In diesem Fall müssen Sie eine alternative Domain wählen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, nachträglich Ihre eigene Firmendomain in die Verwaltung des Microsoft 365 Admin Centers zu integrieren und für Ihre E-Mail-Adressen zu verwenden.
Weitere Informationen rund um dieses Thema bietet Punkt 5 dieses Blogbeitrages oder unsere Hilfeseite „Eigene Domain hinzufügen“.
2. Das erste Log-in und Passwort-Änderung
Im Buchungsvorgang können Sie eine E-Mail Adresse hinterlegen, an die Ihre Zugangsdaten gesendet werden, um sich zum ersten Mal einzuloggen. Ändern Sie anschließend das Passwort nach Ihren eigenen Wünschen. Melden Sie sich danach ab und loggen Sie sich mit dem neuen Passwort erneut ein, um Ihr Paket zu verwalten, weitere Domains hinzuzufügen oder die Microsoft 365-Dienste zu konfigurieren.
Wichtig: Der erstellte erste Microsoft 365-Benutzer ist gleichzeitig auch Ihr erster Administrator. Dies bedeutet, dass er standardmäßig eine Lizenz zur Nutzung der Office-Dienste zugewiesen bekommt und mit seinen Administrator-Rechten die Verwaltung der verschiedenen Dienste übernehmen kann. Als Administrator können Sie jederzeit neue Benutzer mit Administrator-Rechten erstellen oder bestehenden Benutzern zusätzliche Berechtigungen zuweisen.
Der Unterschied zwischen Admin- und Benutzeraccount wird im Detail in dieser FAQ beschrieben.
3. Benutzer zuweisen und Benutzernamen wählen
Ihre Microsoft 365- oder Office 365-Lizenzen haben Sie im Telekom Cloud Marketplace erworben. Jetzt müssen Sie diese Lizenzen den Benutzern zuweisen. Die Benutzerkonten legen Sie direkt im Microsoft 365 Admin Center
an. Während des Erstellprozesses können Sie die gewünschte Lizenz den jeweiligen Benutzern sofort zuweisen.
Klicken Sie dazu in der Microsoft 365-Verwaltungskonsole auf „Benutzer und Gruppen“. Hier ändert sich die Ansicht, sodass Sie neue Benutzer hinzufügen und Lizenzen zuweisen können. Mit einem Klick auf das „Plus“-Symbol fügen Sie einen neuen Benutzer hinzu und weisen ihm die entsprechende Lizenz zu.
Abbildung 1: Der Admin kann den Benutzern Lizenzen zuweisen
Bitte vergeben Sie für diesen User einen Benutzernamen und weisen Sie diesem unter dem Punkt „Produktlizenzen“ dann die Lizenzen für die einzelnen Dienste zu.
Im nächsten Schritt können Sie noch festlegen, an welche E-Mail-Adresse die neuen Log-in-Daten gesendet werden sollen.
Abbildung 2: Der neu angelegte User erhält eine E-Mail mit temporären Zugangsdaten
Sie können bei der Benutzererstellung auswählen, dass dieser bei der ersten Anmeldung ein neues Kennwort vergeben muss. In seinem Konto hat der Benutzende dann die Zugänge zu den vom Microsoft 365-Admin zugewiesenen Diensten wie z. B. Outlook, OneDrive, oder Microsoft Teams, sofern der jeweilige Microsoft- bzw. Office 365-Plan diese Dienste beinhaltet.
Umbenennen eines bestehenden Benutzenden
Um einen bestehenden Benutzer in Ihrem Microsoft 365- oder Office 365-Paket umzubenennen, melden Sie sich mit Ihrer Admin-ID an. Wählen Sie im Menü „Aktive Benutzer“ den gewünschten Benutzer aus und klicken Sie auf „Benutzernamen verwalten“. Hier können Sie den Benutzernamen ändern. Zusätzlich haben Sie im Benutzermenü die Möglichkeit, E-Mail-Aliase zu verwalten, Rollen zuzuweisen und die Kontaktinformationen, einschließlich des Anzeigenamens, anzupassen.
4. Domänen hinzufügen und DNS-Einstellungen setzen
Sie können eine bereits vorhandene Domain auch für Ihre Microsoft-Produkte nutzen. Die entsprechenden Einstellungen finden Sie im Microsoft 365 Admin Center unter dem Menüpunkt „Setup“ im Bereich „Anmelden und Sicherheit“ unter „Einrichten Ihrer benutzerdefinierten Domäne“. Durch die einzelnen Schritte leitet Sie der integrierte Assistent und unterstützt Sie mit sogar mit einer Video-Anleitung. Die DNS-Einstellungen selbst können Sie bei Ihrem Provider ändern.
Um die Benutzer in Microsoft 365 auf Ihre Domäne umzustellen, gehen Sie zunächst zur Benutzerverwaltung. Wählen Sie den entsprechenden Benutzer aus und klicken Sie auf „Benutzernamen verwalten“. Hier können Sie nicht nur den Benutzernamen ändern, sondern auch die Domäne über das Dropdown-Menü hinter dem „@“-Zeichen auswählen.
Abbildung 3: Screenshot der Microsoft 365-Benutzerverwaltung
Stellen Sie den Benutzernamen dann von der „.onmicrosoft.com“ oder „.onmicrosoft.de“ auf Ihre eigene Domäne um. Sobald Sie diese Einstellung speichern, wird die Standard-E-Mail-Adresse sowie der Log-in-Name des Benutzers auf diesen Benutzernamen umgestellt. Sie können auch mehrere Benutzer*innen gleichzeitig auf die gewünschte Domäne umstellen.
6. Office Software herunterladen und installieren
Je nachdem welche Benutzerlizenz von Microsoft 365 bzw. Office 365 Sie erworben haben, besteht die Möglichkeit, die Office-Anwendungen auf bis zu 5 PCs oder Macs pro Benutzer zu nutzen.
Um die Anwendungen herunterzuladen und zu installieren, melden Sie sich auf auf Office.com mit Ihrem Account an. Beachten Sie hierbei, dass es sich um das Benutzerkonto und nicht das Admin-Konto handelt. Sie oder die Benutzer befinden sich jetzt auf der Microsoft 365- bzw. Office 365-Startseite. Dort haben Sie per Klick auf „Office installieren“ direkt die Möglichkeit, die Installationsdatei herunterzuladen.
Abbildung 4: Mit einem Klick auf "Office installieren" können Sie die gewünschten Office-Anwendungen herunterladen und installieren.
Für Admins ist das Office-Bereitstellungstool (Office Deployment Tool / ODT) praktisch: Sie können es nutzen, um die Installation der Office-Anwendungen auf den Rechnern der Mitarbeiter zu steuern bspw. Von einem Netzwerkrechner, sodass nicht jeder Mitarbeiter selbst den Download und die Installation vornehmen muss.
Microsoft 365 Apps als Administrator bereitstellen
Das Office-Bereitstellungstool (ODT) ist ein Befehlszeilentool, mit dem Sie Microsoft 365-Apps effizient herunterladen und auf Ihren Client-Rechnern bereitstellen können. Es bietet umfassende Kontrolle über die Office-Installation, einschließlich der Auswahl von Produkten und Sprachen sowie der Steuerung von Updates und Installationsanzeigen.
Anwendung des Tools
Herunterladen: Laden Sie das Tool aus dem Microsoft Download Center herunter und entpacken Sie die Datei, um die setup.exe und eine Beispielkonfigurationsdatei (configuration.xml) zu erhalten.
Konfiguration: Bearbeiten Sie die Konfigurationsdatei (configuration.xml), um Ihre spezifischen Installationsoptionen festzulegen.
Verwendung - Downloadmodus: Laden Sie die benötigten Office-Dateien herunter. - Konfigurationsmodus: Installieren, entfernen oder aktualisieren Sie Office-Anwendungen. - Anpassungsmodus: Wenden Sie neue Einstellungen auf bereits installierte Office-Anwendungen an. - Packager-Modus: Erstellen Sie App-V-Pakete für die Verteilung.
7. Outlook mit dem E-Mail-Postfach von Microsoft 365 verbinden
Die Verbindung eines E-Mail-Postfachs von Office 365 bzw. Microsoft 365 mit Outlook (Desktop) kann mit wenigen Schritten eingerichtet werden:
1. Im Reiter Datei in Outlook auf „Konto hinzufügen“ klicken 2. E-Mail-Adresse des Microsoft 365/Office 365-Kontos eingeben und verbinden klicken 3. Geben Sie bei Aufforderung Ihr Kennwort ein, und wählen Sie dann OK > Fertig stellen aus, um mit der Verwendung Ihres E-Mail-Kontos in Outlook zu beginnen zu können.
Sollten Sie Outlook auf einem Mac nutzen, sehen die Schritte ähnlich aus:
1. Im Reiter Extras in Outlook auf „Konten“ 2. Gehen Sie auf das +-Zeichen und „Neues Konto“ 3. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Kontos ein 4. Ergänzen Sie notwendige Kontodaten und Passwort und klicken Sie auf „Konto hinzufügen“
Sie können Ihre Microsoft 365- bzw. Office 365-E-Mail-Konten auch auf den unterschiedlichsten mobilen Geräten einrichten, z. B. Android-Mobiltelefone, iPhone-Geräte oder Tablets. Dabei können Sie sowohl die Outlook-Variante für das jeweilige Endgerät oder einen beliebigen anderen E-Mail-Client verwenden.
Die Verknüpfung Ihrer Mail-Konten läuft von E-Mail-Client zu E-Mail-Client und von Betriebssystem etwas unterschiedlich. Im Grunde benötigt man dafür neben dem E-Mail-Client nur die jeweilige E-Mail-Adresse und das Passwort.
Für die einzelnen Geräte und Betriebssysteme bietet Microsoft Schritt-für-Schritt-Anleitungen an:
Mit freigegebenen Postfächern können bestimmte Personengruppen E-Mail-Nachrichten von einem gemeinsamen Konto, wie etwa von öffentlichen E-Mail-Adressen wie info@meinefirma.com oder kontakt@meinefirma.com, einfach überwachen und senden. Wenn jemand aus der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, die an das freigegebene Postfach gesendet wurde, erscheint das freigegebene Postfach als Absender, nicht der individuelle Benutzer.
Freigegebene Postfächer sind besonders nützlich für die Bearbeitung von Kundenanfragen, da mehrere Personen die Verantwortung für die Überwachung und Beantwortung der E-Mails übernehmen können. Dies sorgt für schnelle Antworten auf Kundenanfragen und speichert alle relevanten E-Mails in einem zentralen Postfach.
Um Mitarbeitern Zugriff auf das freigegebene Postfach zu gewähren, müssen entsprechende Berechtigungen (Mitgliedschaften) vergeben werden. Bei aktivierter automatischer Zuordnung wird das freigegebene Postfach nach dem Schließen und erneuten Starten von Outlook automatisch in der Outlook-App der berechtigten Benutzer angezeigt. Freigegebene Postfächer benötigen keine Lizenzen, solange das Speicherkontingent von 50 Gigabyte nicht überschritten wird. Die erforderlichen Schritte zur Einrichtung sind:
Beim Microsoft Admin Center anmelden
Zu „Freigegebene Postfächer“ unter „Gruppen“ wechseln
Auf „+ Freigegebenes Postfach hinzufügen“ klicken
Auf der Seite einen Namen für das freigegebene Postfach, eine E-Mail-Adresse und eine Domäne auswählen
In den nächsten Schritten können Sie dann Mitglieder zu dem freigegebenen Postfach hinzufügen und die Details bearbeiten.
Abbildung 5: Sie können ein freigegebenes Postfach erstellen und Mitglieder hinzufügen
Wenn Sie auf eines der freigegeben Postfächer klicken, können Sie weitere Personen hinzufügen, die es dann überwachen und E-Mails versenden können. Klicken Sie dazu im Bereich „Mitglieder“ auf „Bearbeiten“. Im folgenden Dialog finden Sie dann eine Suchfunktion, über die Sie Personen in Ihrer Organisation finden und hinzufügen können. Hinzugefügte Personen lassen sich hier auch wieder entfernen.
9. Microsoft Teams als Kommunikationszentrale einrichten
Microsoft Teams, das in vielen Microsoft 365-Editionen enthalten ist, unterstützt verschiedene Formen der Zusammenarbeit über eine einheitliche Benutzungsoberfläche: Chats, Teams und Kanäle, Besprechungen und Konferenzen sowie Telefonie-Lösungen. Die Reihenfolge, in der Sie die einzelnen Teams-Workloads bereitstellen, kann frei gewählt werden. Die Empfehlung ist allerdings, mit Chats, Teams und Kanälen zu beginnen.
Falls Sie Ihr Netzwerk bereits für Microsoft 365 oder Office 365 optimiert haben, steht einer Einführung von Microsoft Teams wahrscheinlich nichts mehr im Weg. In jedem Fall sollten Sie folgende Punkte überprüfen:
Die Inbetriebnahme von Microsoft Teams auf der Client-Seite ist unkompliziert. Microsoft Teams kann auf PCs, Macs und mobilen Geräten installiert oder über einen Webbrowser genutzt werden. Nach der Installation des Teams-Clients müssen sich Sie oder Ihre Mitarbeitenden einfach mit ihrem Benutzernamen und Kennwort anmelden.
Desktop-Clients können von Endbenutzern direkt heruntergeladen und installiert werden, vorausgesetzt, sie haben die erforderlichen lokalen Berechtigungen. Administrationsberechtigungen sind zum Installieren des Teams-Clients auf einem Windows-PC nicht erforderlich, auf einem Mac jedoch schon.
IT-Abteilungen können ihre bevorzugte Methode für die Verteilung der Installationsdateien an die Desktop-Rechner in ihrem Unternehmen nutzen, wie zum Beispiel Microsoft Endpoint Configuration Manager. Detaillierte Informationen zu den verschiedenen Funktionen des Teams-Clients finden Sie in unserer Benutzeranleitung für Microsoft Teams.
10. Microsoft 365-Umgebung sichern
Die Sicherheit Ihrer Infrastruktur sollte weit oben auf Ihrer Todo-Liste stehen. Die Business- und Enterprise-Pakete von Microsoft 365 und Office 365 bieten hierfür verschiedene Funktionen. In den höheren Editionen findet sich ein erweitertes Set an Security-Features.
Verwenden Sie vordefinierte Sicherheitsrichtlinien
Schützen Sie alle verbundenen Geräte
Legen Sie Freigabeeinstellungen für SharePoint und OneDrive fest
Nutzen Sie einen Betriebs- und Wartungsplan für Ihre Microsoft 365-Umgebung
Nutzen Sie die Dokumentation von Microsoft, um Ihren Microsoft 365-Tenant bestmöglich zu sichern. Die Expert*innen der Telekom unterstützen Sie auch gerne bei der Sicherheitskonfiguration Ihrer Microsoft 365-Umgebung.
11. Schulungen und Dokumentationen nutzen
Microsoft entwickelt die Anwendungen und Services von Microsoft 365 und Office 365 regelmäßig weiter. Die Telekom und Microsoft haben verschiedene Ressourcen und Möglichkeiten im Programm, um auf dem Laufenden zu bleiben. So bietet das Schulungscenter von Microsoft für Microsoft 365 Ihnen umfassende Informationen, Tipps sowie eine große Auswahl an Vorlagen. Außerdem lohnt sich ein Blick auf die folgenden Ressourcen:
