Eine hübsche Frau mit Pferdeschwanz sitzt lächelnd am LapTop, hinter Ihr stehen ein paar Grünpflanzen.

iXenso

New-Work-Konzept mit Microsoft Teams

iXenxo digitalisiert den Papier-Workflow seiner Kunden und die eigenen Prozesse mit den Kollaborationstools Office 365, Teams und der Open Telekom Cloud.

iXenxo digitalisiert den Papier-Workflow seiner Kunden und die eigenen Prozesse mit den Kollaborationstools Office 365, Teams und der Open Telekom Cloud.

iXenso: Kollaboration mit Kund*innen und Kolleg*innen

Mit Enterprise-Content-Management- und Enterprise-Resource-Planning-Lösungen optimiert Digitalisierungsexperte iXenso die Prozesse seiner Kund*innen. Die eigenen Abläufe hat der Dienstleister dank Teams und Office 365 deutlich verbessert. So hat das Unternehmen die Reisetätigkeit der Mitarbeiter*innen reduziert und seine Produktivität signifikant gesteigert.

75 Millionen tägliche Nutzer*innen zählte Microsoft Teams im April 2020. Doppelt so viele wie noch Anfang März. Covid -19 hat der Digitalisierung einen enormen Schub verpasst. Allen voran Tools für die digitale Kollaboration aus dem Homeoffice. Denn dort arbeitete einer Umfrage des Digitalverbands Bitkom zufolge im März beinahe die Hälfte der deutschen Beschäftigten (49 Prozent) ganz oder zumindest teilweise. Mit Teams bietet Microsoft dafür eine Zentrale für die standortunabhängige Kollaboration. Das Tool verbindet Anwendungen aus Office 365, ermöglicht Teammitgliedern spontanen virtuellen Austausch, integrierte Videokonferenzen und gemeinsames Bearbeiten von Inhalten in der Cloud.

Für die Mitarbeiter*innen und einige Kund*innen des Digitalisierungsexperten iXenso ist Teams nicht erst in Folge der Corona-Pandemie zu einer Kernanwendung geworden. Der Digitalisierungsexperte ist auf Enterprise-Content-Management-Services (ECM) sowie Enterprise-Resource-Planning-Lösungen spezialisiert. Damit optimiert das Unternehmen seit mehr als 20 Jahren Prozesse seiner Kund*innen. Und setzt in der Zusammenarbeit selbst auf effiziente digitale Anwendungen. So laden die iXenso-Kollegen ihre Kund*innen über Teams zu Audio- und Videokonferenzen ein, können währenddessen Dateien mit ihnen austauschen, ihren Bildschirm freigeben, Dokumente und Projektpläne gemeinsam bearbeiten und direkt Präsentationen durchführen. Bestimmte Funktionen einer Software erklären sie anschaulich anhand von Livebildern. Für Thomas Kleiner, CEO von iXenso „schließt Teams die Lücke für das kollaborative Arbeiten mit den Kund*innen. Wir nutzen Teams für die gesamte interne und externe Audio- und Videokommunikation. Und alle Mitarbeiter*innen sind jetzt für unsere Kund*innen über die persönliche Durchwahl erreichbar. Egal ob sie in ihrem Büro oder zuhause arbeiten oder gerade unterwegs sind“, sagt Kleiner.

Wo gute Zusammenarbeit wieder zählt

Produktivität deutlich gesteigert

Die umfassende virtuelle Zusammenarbeit mit den Kund*innen reduziert die Reiseaktivitäten der Mitarbeiter*innen. Die Kosten sind gesunken, die Produktivität hingegen schon nach wenigen Monaten deutlich nach oben gegangen. „Unsere operative Auslastungsquote ist um 18 Prozent gestiegen. Und wir wollen sie weiter auf bis zu 85 Prozent verbessern“, sagt Kleiner. Untersuchungen zeigen, dass Collaboration-Tools und Daten-Sharing je Mitarbeiter vier Stunden Arbeitszeit pro Woche sparen und die Anzahl der Meetings um 19 Prozent senken.

Für den iXenso-Chef ist Teams nicht einfach nur ein neues Tool, mit dem sich digitale Arbeitsprozesse unterstützen und Kosten sparen lassen. Der CEO unterstützt seit Jahren aus tiefer Überzeugung New-Work-Konzepte. In seinem Unternehmen können die Mitarbeiter*innen ortsungebunden mobil arbeiten. Es gelten flexible Arbeitszeiten und -plätze. „Mich interessiert es nicht, ob sie ihren Job im Garten, auf einem Kreuzfahrtschiff auf dem Mittelmeer oder lieber an einem unserer Standorte im Büro machen. Hauptsache, sie leisten für unsere Kund*innen gute Arbeit.“

New Work mit Teams und Office 365

Ausgestattet sind die Mitarbeiter*innen dafür mit mehreren Mobilfunkkarten für iPad, Notebook und Smartphone. Sie wählen sich mobil auf der Plattform von iXenso ein, haben Zugriff auf alle Informationen und arbeiten immer und überall so, als wären sie im Büro. Da die Festnetzanschlüsse mit Teams verknüpft sind, erreichen die Kunden die Mitarbeiter*innen immer über deren Festnetznummer.

Die Arbeit in einem digitalisierten Unternehmen bringt dem iXenso-Team jedoch nicht nur mehr Flexibilität. Sie verlangt viel Disziplin, überträgt jedoch auch jedem einzelnen mehr Verantwortung. Das New-Work-Modell seines Unternehmens habe sich herumgesprochen, so Kleiner: „Uns fehlt es daher trotz Fachkräftemangel nicht an guten Kandidat*innen, bei denen ich mich als neuer Chef gerne bewerbe.“

Der Digitalisierungsspezialist bezieht Teams und seit Anfang 2019 auch die Office-365-Services über die Telekom, die die Microsoft-Anwendung in der Cloud aufgesetzt und konfiguriert hat. Sie übernimmt auch den Betrieb und den Service des Softwarepakets. „Wir bekommen bei der Telekom ein Gesamtpaket inklusive der modernen IP-Telefonanlage und der Rufnummernblöcke für unsere Standorte. Dazu kommen auch noch die gesamten Mobilfunkservices“, sagt Kleiner. Und mit dem Betrieb der Anwendungen sowie den Daten in einem deutschen Rechenzentrum erfüllt iXenso auch die datenschutzrechtlichen Anforderungen an Unternehmen in Deutschland.