Fünf Personen stehen vor einer Kindertagesstätte.

Elterninitiative Murkel e.V.

Direkter Draht zwischen Team und Eltern

Siegburger Elterninitiative vernetzt Mitarbeiter und Standorte mit der Telefonanlage aus der Cloud.

Virtuelle Telefonanlage schafft kurze Wege

Die Elterninitiative Murkel e.V. ist Träger von drei Kinderhäusern und betreibt den offenen Ganztag an zwei Schulstandorten. Das Betreuungsangebot ist inklusiv, ganzjährig und flexibel buchbar und richtet sich an insgesamt knapp 600 Kinder im Säuglingsalter bis zum Ende der Grundschulzeit. Die Herausforderung war es, die rund 100 Fachkräfte an den fünf quer über das Siegburger Stadtgebiet verteilten Standorten besser miteinander zu vernetzen. Mit der PBX Telefonanlage der Telekom und zusätzlichen VDSL-Leitungen wurde die reibungslose Kommunikation im Kindergartenalltag zwischen Team und Eltern sichergestellt.

Zwei Männer stehen vor einer runden Holzhütte.

Corona forderte ein hohes Maß an Flexibilität

Kreatives Lernen und Arbeiten unter Corona-Pandemie-Bedingungen erforderte für Murkel e.V. immer wieder neue Anpassungen von Arbeitsroutinen, Hol- und Bringzeiten sowie Strukturen. Der Abstimmungsbedarf im Team untereinander sowie mit Eltern und Vorstand wuchs rasant. Mit Hilfe der Telekom und deren IT-Partner Roesberg IT GmbH hat der Verein die Kommunikation und Erreichbarkeit an allen Standorten verbessert.

Durch die neu implementierte Cloud PBX für cloudbasierte Telefonie sind jetzt alle Standorte über eine zentrale Rufnummer erreichbar, das Personal in den einzelnen Häusern über Kurzwahlnummern. Als Nebenstelle integrierte Handys sichern die Erreichbarkeit in Außenbereichen und auf Ausflügen.

Es spielt also keine Rolle mehr, ob das Büro physisch besetzt ist oder nicht. “Zuvor war es uns nicht immer möglich, jeden Anruf entgegenzunehmen. Heute wird jeder Anruf automatisch an die Telefongruppe weitergeleitet, so dass die eingehenden Anrufe zeitnah entgegengenommen werden können”, sagt Kinderhausleiterin Sarah Hebing. 

Nette Mitarbeiterin der Murkel e.V.

Analoge Probleme digital aus der Welt schaffen

Aufgrund analoger IT-Infrastruktur fehlte es vor der Digitalisierung oft entweder an einer Netzwerkanbindung oder an einer guten Netzwerkqualität. Insbesondere in den Außenbereichen konnten Anrufe nicht entgegengenommen werden und landeten auf der Sprachbox. Bei Ausflügen nutzten die Mitarbeitenden veraltete Mobilfunktechnologie, um für Kollegen und Eltern vor allem in Notfällen erreichbar zu sein. Zustände, die mit der neuen Kommunikationslösung erfolgreich abgeschafft werden konnten.

Beim Datenschutz bestand ebenfalls dringender Handlungsbedarf: Das Team richtete einen zentralen Speicherort ein, um Entwicklungsdokumentationen oder digitale Bild- und Videoaufnahmen der Kinder datenschutzgerecht zu verwalten, inklusive orts- und geräteunabhängigen Zugriff darauf. So werden Daten sicher bearbeitet, archiviert und vor unrechtmäßigen Zugriffen geschützt.

WLAN im Zimmer.

Virtuelle Rufnummern für jeden Mitarbeiter

Weil es jetzt mehrere Rufnummern pro Einrichtung gibt, gehören besetzte Leitungen der Vergangenheit an. Anrufe werden automatisch auf eine freie Nebenstelle umgeleitet. Diese Nebenstellen können auch ins Netzwerk integrierte Diensthandys sein, die gleichzeitig das Problem der Erreichbarkeit außerhalb der Einrichtungen lösen.

Im Vorfeld der Umstellung konsolidierte die Telekom historisch gewachsene Datensätze von Anschlüssen und Datensätzen zu einem Anschluss mit zentraler Rufnummer. Die personenbezogenen Kurzwahlnummern, gestaffelt nach den einzelnen Häusern, erleichtern die Kommunikation für Eltern, Vorstand und Pädagogen zusätzlich.

Business Collaboration Partner Roesberg IT GmbH übernahm die Implementierung vor Ort. Dabei kümmerten sich die Techniker um die Grundkonfiguration der LANCOM-Access-Points und -Router sowie der neuen IP-fähigen Tischtelefone und Diensthandys, die der Verein neben neuen Mobilfunkverträgen von der Telekom bezog. „Uns hat die Lösung und das Serviceangebot aus einer Hand überzeugt“, sagt Jürgen Schäfer, CIO bei Murkel e.V.

WLAN im Zimmer.

Neue IT-Infrastruktur verbessert Zusammenarbeit

Mittels VDSL-Anschluss ist nun WLAN in jedem Kinderhaus verfügbar. Selbst umfangreiche Dokumentationsbögen oder große Bild- und Videodateien lassen sich blitzschnell hoch- oder runterladen. Zudem vereinfacht und beschleunigt die neue IT-Infrastruktur der Telekom die Arbeit des Teams: Per iPad, Laptop oder Smartphone lassen sich so beispielsweise dank neu implementierter Speech-to-Text-Funktion Entwicklungsdokumentationen ortsunabhängig diktieren, statt sie aufwändig per Hand zu schreiben und anschließend zu digitalisieren.

Die neue Infrastruktur bildet zugleich die Basis der neu aufgebauten Arbeitsumgebung: Über den Verein Stifter-helfen bezog Murkel e.V. parallel zur neuen Telefonie Lösung günstige Lizenzen für Microsoft Office 365 zur Selbstverwaltung. Das Office-Paket und das integrierte Microsoft Teams erleichtern die Abstimmungen und Zusammenarbeit zwischen den einzelnen Standorten erheblich. Mit Microsoft Share Point verwaltet das Team sämtliche Dokumentationen, Bilder und betriebsrelevante Informationen DSGVO-konform.


WLAN im Zimmer.

Chancen der wandelnden Arbeitswelt nutzen

Dank der neuen IT-Infrastruktur bewältigt die Elterninitiative auch die Auswirkungen der Corona-Pandemie auf den Arbeitsalltag leichter. Team und Eltern können sich auf eine störungsfreie Kommunikation und ständige Erreichbarkeit verlassen. Zudem ließ sich eine Türklingel ins Netzwerk der neuen Telefonanlage integrieren. „Damit unterstützt uns die Cloud PBX sehr im Corona-Alltag und spart Wege“, sagt Jürgen Schäfer.

Der ortsungebundene Zugriff auf die Bilddatenbank und einem Kinderkanal erlaubt beispielsweise den passwortgeschützten Zugriff von Eltern. Die Pädagogin Sandra Drewel-Hesse unterstreicht, "... dass der Kinderkanal im ersten Lockdown 2020  den wichtigen Kontakt zu Eltern und Kindern mit den Möglichkeiten moderner Technik aufrechterhalten hat."  
So konnten aktuelle Bildungsangebote, Kochanleitungen, Mitmachangebote zu Tanz, Spiel und Bewegung, aber auch der Austausch von Filmen, Vorleserunden und Erzählungen bei Eltern und Kindern ankommen.

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