ORTHOSCOOT®:
Auf dem Weg ins
digitale Büro

Mit Cloud PBX, der Telefonie aus der Cloud, und Microsoft 365 arbeiten die Orthoscoot-Mitarbeiter in Echtzeit zusammen.

ORTHOSCOOT®: effizienteres Arbeiten aus der Cloud

Die Novelle der europäischen Medizinprodukte-Verordnung MDR 2017/745 war für den zertifizierten Anbieter orthopädischer Roller der ultimative Anlass, von der EDV bis zur Telefonanlage alles zu digitalisieren. Seitdem nutzt das Start-up mit der Telekom Cloud PBX und den ebenfalls von der Telekom konfigurierten Anwendungen und Diensten aus dem Softwarepaket Microsoft 365 skalierbare und flexible Office-Ressourcen aus der Cloud.

Wo bald wieder große Sprünge gemacht werden

Zeichen stehen auf Wachstum

Dem Neusässer Medizintechnikhersteller ORTHOSCOOT® GmbH ist es gelungen, eine medizinische Versorgungslücke zu schließen: Mit seinem orthopädischen Roller erleichtert das Start-up Patienten mit Fuß- oder Sprunggelenksverletzungen den Alltag. Dabei erfüllt ORTHOSCOOT® höchste Qualitäts- und Sicherheitsstandards und ist gleichzeitig einziger zertifizierter und TÜV-geprüfter Anbieter eines orthopädischen Rollers in Europa. Seitdem stehen die Zeichen auf Wachstum: Für die weltweite Vermarktung will das Start-up die Flotte bis Ende 2020 auf 1.600 Stück verdoppeln, die Mitarbeiter*innen kontinuierlich erhöhen und die IT-Infrastruktur weiter digitalisieren.

Wachsen in der Cloud

Endgültiger Anlass, die Prozesse von der Produktion bis hin zur lückenlosen Nachverfolgung bei Kund*innen zu dokumentieren und zu digitalisieren war die Novelle der europäischen Medizinprodukte-Verordnung MDR 2017/745. Die neuen EU-weit bindenden Regularien von Medizinprodukten und medizinischen Hilfsmitteln traten 2020 in Kraft.
„Die neue Richtlinie war der perfekte Zeitpunkt sich für die Zukunft digital aufzustellen – von der EDV bis zur Telefonanlage“, sagt CEO Andreas Hertle. „Die Papierwirtschaft hat schlagartig durch die Dokumentationspflicht zugenommen, unsere Regale sind unter der Papierlast einfach zusammengebrochen.“ Damit musste das Start-up nach fünf Jahren Entwicklung vor dem Verkaufsstart des inzwischen marktreifen Rollers eine weitere Hürde meistern.

Telefonie, Hard- und Software ausgetauscht

Im ersten Schritt begann ORTHOSCOOT® im Februar 2019, sämtliche Tischtelefone durch iPhones zu ersetzen. Seitdem arbeitet das Team standortunabhängig und mit einheitlicher Hardware. Um zu telefonieren, nutzt das Start-up die Telekom Cloud PBX, wo es sämtliche Arbeitsplätze und Benutzer*innen auf der skalierbaren und modernen Plattform selbst implementiert und verwaltet. Damit entfallen Kosten für den externen Technischen Service, der zuvor die Telefonanlage verwaltet hat. Außerdem funktioniert alles viel schneller und reibungsloser. Neue Telefonie-Arbeitsplätze richtet der ORTHOSCOOT®-IT-Administrator innerhalb von fünf Minuten ein – ganz gleich, ob für einen/eine Mitarbeiter*in oder 50. Ein weiterer Mehrwert: Durch die regelmäßigen Updates bleibt die Cloud PBX immer auf dem neuesten Stand. Im Zuge des Digitalisierungsprozesses tauschte ORTHOSCOOT® zudem sämtliche PC-Arbeitsplätze durch Tablets der Serie Microsoft Surface Go. Stets an der Seite des Start-ups begleitete die Deutsche Telekom die komplette Digitalisierung. Dabei stellte der Bonner Provider nicht nur die neue Hardware bereit, die IT-Expert*innen konfigurierten auch Microsoft Office 365, so dass jeder ORTHOSCOOT®-Mitarbeiter*in eine standardisierte, identische Ausstattung erhielt.

Team ist jederzeit und überall erreichbar

Mit der Cloud-Technologie werden aktuelle und künftige Mitarbeiter*innen schnell in das Team integriert. Einheitliche und vorkonfigurierte Anwendungen reduzieren den dafür nötigen Verwaltungsaufwand deutlich. Außerdem ist das ORTHOSCOOT®-Team nun jederzeit und überall erreichbar. Weil die Kolleg*innen Dokumente in der Cloud gemeinsam verwalten und bearbeiten, hat das Team weniger Abstimmungsbedarf und kann in Echtzeit zusammenarbeiten. Dokumente liegen nun nicht mehr auf selbst betriebenen Servern, sondern in der Open Telekom Cloud. „Wir arbeiten mit hochsensiblen Daten“, sagt ORTHOSCOOT®-CEO Hertle. „Durch die Auslagerung der Daten können wir Sicherheit gemäß den DSGVO-Richtlinien und MDR-Auflagen gewährleisten.“ Im nächsten Schritt wird ORTHOSCOOT® sein CRM und ERP mit einer Cloud-Lösung digitalisieren. Und so seinem Ziel näherkommen: dem digitalen Büro aus der Cloud.