Gebäude hinter Bäumen mit Schriftzug Rauschenberger Eventcatering

Rauschenberger Catering

CRM-Software für digitalisierte Eventplanung
 CRM-Software für digitalisierte Eventplanung

Der Premium-Caterer Rauschenberger plant und managt mit der Microsoft Dynamics 365 CRM-Software jährlich mehr als 1.000 Events durchgängig digital. 

Der Premium-Caterer Rauschenberger plant und managt mit der Microsoft Dynamics 365 CRM-Software jährlich mehr als 1.000 Events durchgängig digital. 

Umstieg mit der Telekom auf Microsoft Dynamics 365

200 Gäste. Alles soll perfekt laufen. Eine Hochzeit, an die sich alle gern erinnern. Das Essen ein Highlight. Im Speisenkonzept finden sich auch vegane und vegetarische Gerichte wieder. Und kurz vor dem Event gibt es zusätzliche Änderungen zu berücksichtigen. Was sich nach einem ganz normalen Event anhört, erfordert bei einem Catering-Unternehmen sehr hohen Planungsaufwand und ist oft nur mit viel Erfahrung zu meistern. Gemeinsam mit der Telekom führte Rauschenberger die CRM-Software Microsoft Dynamics ein. Mit Dynamics 365 lassen sich die meisten Teilprozesse rund um die Planung, Durchführung und Initiierung der Abrechnung von Events digital managen. Da alle Daten rund um ein Event zentral verfügbar sind, können Angebote, Disposition und Abrechnung schnell erstellt werden. Die Daten stehen auch für Analysen zur Verfügung.

Portrait Merle Schütt


„Die Software sorgt als Drehscheibe in der Mitte für das Zusammenspiel umliegender Applikationen, die Rauschenberger ermöglichen, effizienter und in Echtzeit auf veränderte Rahmenbedingungen sowie Marktentwicklungen zu reagieren. Das zahlt auch auf die Nachhaltigkeit unseres Tuns ein und bestätigt die Richtigkeit des Umstiegs auf Dynamics 365. Die modulare Anpassbarkeit und die benutzerfreundliche Umsetzung ermöglichen uns ein optimales Kundenmanagement.“

Merle Schütt, Mitglied der Geschäftsleitung bei Rauschenberger

Eine Kellnerin mit einem Tablett mit Sektglädern, im Hintergrund eine festlich gedeckte Tafel

Die Ausgangssituation
Unterschiedliche Lösungen für jedes Gewerk

Damit beim Premium-Caterer Rauschenberger alles perfekt aufeinander abgestimmt läuft, mussten früher für jedes Event manuell Excel-Tabellen und Word-Dokumente erstellt und kontinuierlich gepflegt werden. Diese Dokumente wurden dann an die verschiedenen Abteilungen – Küche, Einkauf, Lager und Personaldisposition – verteilt, die die Daten manuell in ihre jeweilige Spezialsoftware übertrugen. „Das hat zwar funktioniert, war aber nicht besonders effizient“, sagt Merle Schütt, Mitglied der Geschäftsleitung und für die Digitalisierung bei Rauschenberger verantwortlich.

Um die Effizienz zu steigern und dem Anspruch „Great Moments Excellence“ näherzukommen, entschied sich Rauschenberger für eine umfassende Digitalisierung. Durch die Einführung einer integrierten Softwarelösung können nun alle relevanten Informationen zentral erfasst und in Echtzeit aktualisiert werden. Dies ermöglicht eine nahtlose Kommunikation zwischen den Abteilungen und reduziert den manuellen Aufwand erheblich.

„Dank der neuen Technologie können wir schneller und präziser auf die Bedürfnisse unserer Kunden reagieren“, erklärt Merle Schütt.  Durch diese Maßnahmen ist Rauschenberger in der Lage, noch flexibler auf kurzfristige Änderungen zu reagieren und gleichzeitig die Nachhaltigkeit zu fördern.

Festlich gedeckte Tische in einem Gebäude

Die Lösung
Digitale Customer Experience

Das Unternehmen hatte zunächst an eine Branchen-Software gedacht, die jedoch nur Teilbereiche abgedeckt hätte. Die Telekom – bislang eher Telekommunikationszulieferer als IT-Dienstleister bei Rauschenberger – brachte stattdessen Microsoft Dynamics 365 aus der Cloud als zentrale Software ins Spiel, mit der sich das Kundenmanagement und die meisten Businessprozesse digital abbilden lassen. Die Vertriebsmitarbeiter können jetzt mit Drag & Drop alle Bestandteile eines Angebots schnell zusammenstellen. Dabei hilft ihnen auch künstliche Intelligenz, mit der sich jedes abgeschlossene Event auf Basis von Daten aus der Planung und Umsetzung analysieren lässt.

Der Kundennutzen
Transparenz für alle Gewerke 

Heute hat sich der administrative Zeitaufwand für die Planung eines Events deutlich reduziert. Dies zeigt sich bereits bei der effizienten Angebotserstellung für Kunden. Auch die Köche wissen sofort – dank eines automatisierten Produktionsplans – was sie wann zubereiten müssen, welche Zutaten im Lager vorrätig sind, und welche nachbestellt werden müssen. Wenn Kunden am Tag vor dem Event Änderungswünsche haben, können die Eventplaner sofort feststellen, ob diese Wünsche erfüllt werden können.

Die Digitalisierung hat nicht nur die internen Abläufe optimiert, sondern auch die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessert. Alle Mitarbeiter haben Zugriff auf aktuelle Informationen und können schneller auf Änderungen reagieren. Dies führt zu einer besseren Koordination und reibungsloseren Abläufen. „Auch bei der Suche nach Mitarbeitern und Azubis hat sich die Digitalisierung gelohnt“, sagt Merle Schütt. „Sie finden es spannend, aufregende Events zu managen, und schätzen die Arbeit mit modernster Software.“

Die Digitalisierung hat Rauschenberger strategisch vorangebracht. Die verbesserten Abläufe und gesteigerte Flexibilität tragen dazu bei, dass das Unternehmen besser auf Marktveränderungen reagieren und seine Position als Premium-Caterer festigen kann. Die Nutzung moderner Technologien ermöglicht zudem eine nachhaltigere Arbeitsweise, da Ressourcen besser geplant und Verschwendungen minimiert werden können. 

Nahaufnahme einer Frau am Arbeitspatz mit Headset

Wir sind für Sie da!

Benötigen Sie weitere Informationen zu unseren Referenzen
und Angeboten? Haben Sie konkrete Fragen?

Wir helfen Ihnen gerne weiter!


Kontaktieren Sie uns