Business-Apps statt
Zettelwirtschaft

Über 20 Apps hat Reko sich ganz leicht mit dem Baukasten-System von smapOne gebaut.

Apps statt Zettel und Stift

Reko gehört zu den führenden Anbieter*innen von Tür- und Torautomatik und bietet Beratung, Fertigung, Montage und Service aus einer Hand. Für die Arbeitsdokumentation des Außendienstes setzt Reko jetzt auf Apps statt auf Zettel und Stift. Mit dem Baukasten von smapOne erstellt der Mittelständler in Eigenregie für jede Abteilung Apps mit allen nötigen digitalen Formularen. Vom Auftrag mit Aufmaß über Materialanforderung, Reklamation und Zeiterfassung bis hin zu Checklisten.

Wo digitale Tools echte Werkzeuge sind

Zugangslösungen in Sonderanfertigung

Die Doppeltür am Eingang des Ärztezentrums, das Tor am Logistikzentrum und die Brandschutztür im Museum – individuelle Zugangslösungen von Reko kommen praktisch überall im öffentlichen Raum zum Einsatz. Der Mittelständler plant und baut genau passend zur Situation vor Ort. Von den 115 Mitarbeiter*innen sind allein 50 im Außendienst unterwegs. Denn nach der Installation einer neuen Türlösung geht die Arbeit bei den Reko-Kund*innen weiter: Etwa 30.000 Anlagen in ganz Deutschland warten, reparieren und modernisieren die Service-Techniker*innen und überprüfen sie in puncto Sicherheit.

Tür, Antriebstechnik und Service aus einer Hand

Bei Reko bekommt der Kund*innen Tür, Antriebstechnik und Service aus einer Hand. „Rundum-Service wird hierzulande immer seltener, ist aber aus unserer Sicht ein entscheidender Vorteil für die Kund*innen“, sagt Christian Koch, Geschäftsführer von Reko. „Bei uns hat er eine Kontaktperson, der alle Gewerke koordiniert. Das wissen unsere Auftraggeber*innen zu schätzen, denn es erspart ihnen viel Zeit und Organisation.“

Handgeschriebene Besuchsberichte per Post verschickt

Damit Türen und Tore stets reibungslos funktionieren und den aktuellen Sicherheitsbestimmungen entsprechen, müssen sie gut gewartet und schnellstmöglich repariert werden. Rund 10.000 Mal jährlich fährt der Service Kund*innen in ganz Deutschland an. Um neue Anlagen für den Kund*innen auszumessen, zückten der Technische Service bisher Papier und Stift. Die Berichte wurden per Hand geschrieben und per Post oder E-Mail an die Unternehmenszentrale geschickt. So trudelten sie erst Tage später, teilweise schwer leserlich und unvollständig in der Zentrale ein. „Immer wieder kamen Rückfragen aus der Verwaltung. Das ganze Verfahren war einfach zu träge, zu fehleranfällig,“ sagt Koch.

Besser digital: mit Apps von smapOne

Auf der Suche nach Unterstützung für sein Digitalisierungsvorhaben wandte Reko-Geschäftsführer Christian Koch sich an die Telekom. Der Telekommunikationsanbieter empfahl die Lösung des Partners smapOne und lud den Geschäftsführer zur DigitalX nach Köln ein, um sich die Anwendung dort anzusehen. Über die smapOne-Plattform erstellen Unternehmen mit einem Baukastensystem einfach online und ohne Programmierkenntnisse individuelle Business-Apps für Smartphone (iOS und Android), Tablet und PC. Im Portfolio sind viele Vorlagen, oder die smapOne-Kund*innen stellen sich am Computer im Browser eine individuelle Anwendung für das eigene Unternehmen zusammen, Schritt für Schritt per Drag-and-Drop. Zur Auswahl im Menü stehen beispielsweise Textfelder, Listen, Platz für Fotos, Barcode-Scanner, Positionsbestimmungen oder Formeln, die bei Berechnungen helfen. Die App ist sofort einsatzbereit. Die Lösung installiert einen Container als App-Store auf jedem Endgerät. Dort steht die Software für die Nutzer*innen zum Herunterladen bereit.

Einfach und schnell alles Wichtige dokumentiert

Als Digitalisierungspartner übernahm die Telekom die Koordination des Projekts. Zunächst wurde je ein/eine Reko-Mitarbeiter*in jeder Fachabteilung im Umgang mit der Lösung geschult. Innerhalb eines Tages waren sie fit, um die erste Business-App zu erstellen. Den Anfang machten ein kleines Programm für das Qualitätsmanagement und eines für den Kundendienst. Inzwischen hat der Mittelständler weiter erfolgreich digitalisiert: Mitarbeiter*innen aus allen Bereichen des Unternehmens arbeiten mit über 20 selbst erstellten Apps, um schnell Formulare auszufüllen. Sogar die Digitalskeptiker*innen bei Reko stiegen ohne große Einführung nach kürzester Zeit um, denn mit Pflichtfeldern und vielen Dokumentationsmöglichkeiten ist die Arbeit binnen Minuten und vollständig dokumentiert. Sobald der Technische Servicr beim Kunden wegfahren, sendet das Gerät den Bericht als pdf-Dokument an die Zentrale. Rückfragen sind kaum noch notwendig.

Service-Team und Zentrale sind entlastet

In digitaler Form sind die Abläufe jetzt viel schlanker und effizienter, Service-Team so wie Zentrale entlastet. Und die Reko-Kund*innen erhalten viel früher ihre Angebote, die mit Hilfe von Aufmaßapps erstellt werden. „Die neuen Apps sind viel mehr als nur ein elektronischer Notizblock mit Bildern,“ sagt Koch. „Wir planen bereits weitere Apps, beispielsweise, um in Zukunft die Arbeits- und Urlaubszeiten genau zu dokumentieren und so die Personalabteilung zu unterstützen. Und künftig werden wir auch komplette Prozesse mit Aufgabenzuordnung, Freigabe und Feedback abbilden.“