Kann ich mit Teams Telefonie kein Fax mehr nutzen?

Die Telefonanlage soll weg, Microsoft Teams künftig auch die Telefonie übernehmen. Dann meldet sich das Auftragsmanagement: „Und was machen wir mit unserer Faxnummer und den Bestellungen?“ Aus einer Detailfrage wird schnell ein vermeintliches Ausschlusskriterium für die gesamte Migration.

Wie bei vielen Mythen steckt darin ein wahrer Kern. Microsoft Teams unterstützt keine Faxdienste. Daraus folgt aber nicht, dass Sie nach der Umstellung auf Teams Telefonie nicht mehr faxen können. Fax und Teams existieren problemlos nebeneinander. Sie müssen nur technisch getrennte Wege nehmen.

Microsoft Teams Phone ist für Sprachkommunikation ausgelegt. Eine native Faxintegration stellt Microsoft nicht bereit. Richten Sie Ihre Migrationsplanung deshalb gar nicht erst darauf aus, Faxgeräte oder Faxserver direkt in Teams einzubinden.

Gelegentlich wird versucht, Faxgeräte über einen Analog-Telefon-Adapter (ATA) an die SIP-Schnittstelle von Teams anzubinden. Technisch ist das grundsätzlich möglich. Für eine zuverlässige Faxkommunikation ist es keine gute Wahl.

Gerade bei mehrseitigen Dokumenten treten erfahrungsgemäß schnell Probleme auf: Die erste Seite kommt an, die zweite möglicherweise nicht. Für geschäftskritische Prozesse ist das keine tragfähige Ausgangslage.

Der sinnvollere Ansatz: Teams übernimmt die Telefonie, Fax bleibt außerhalb von Teams. Mit CompanyFlex der Telekom gibt es dafür zwei Wege.

Im einfachsten Fall lösen Sie die Faxnummer aus dem Rufnummernbereich heraus, der für Microsoft Teams verwendet wird.

Die CompanyFlex Tarife der Telekom erlauben es, Rufnummernbereiche unterschiedlichen SIP-Trunks zuzuordnen. Ein SIP-Trunk ist vereinfacht gesagt die IP-basierte Verbindung zwischen dem öffentlichen Telefonnetz und der jeweiligen Telefonielösung.

Die Rufnummern Ihrer Mitarbeitenden laufen dann über einen SIP-Trunk zu Teams, die Faxnummer über einen zweiten. An dessen Ende kann eine vorhandene Telefonanlage stehen. Häufig bietet sich aber ein Fax-to-Mail-Service an: Eingehende Faxe werden digital angenommen und als Datei an ein definiertes E-Mail-Postfach weitergeleitet.

Ein typisches Beispiel: Ein Unternehmen nutzt den Rufnummernbereich 0228 12345-00 bis -99. Die Durchwahlen der Mitarbeitenden sollen künftig in Microsoft Teams klingeln, die seit Jahren bekannte Faxnummer -40 dagegen unverändert bestehen bleiben. Lässt sich der Rufnummernbereich entsprechend aufteilen, wird die -40 einfach einer separaten Faxlösung zugeordnet. Für Kunden und Geschäftspartner ändert sich nichts. Sie wählen weiterhin dieselbe Nummer.

Nicht immer lässt sich ein Rufnummernblock beliebig zerlegen. Genau hier wird eine Migration interessant.

Stellen Sie sich vor, die Faxnummer liegt mitten im Rufnummernbereich. Direkt davor und dahinter liegen Durchwahlen, die künftig in Teams genutzt werden sollen. Die vorhandene Rufnummerngranularität reicht dann möglicherweise nicht aus, um ausschließlich die Faxnummer auf einen anderen SIP-Trunk zu verschieben.

Ein Wechsel der Faxnummer wäre eine Möglichkeit. In der Praxis kommt das häufig nicht infrage: Eine Faxnummer ist seit Jahren bei Kunden und Lieferanten hinterlegt, steht auf Formularen oder ist fest in Geschäftsprozessen verankert.

Für solche Fälle gibt es bei der Telekom das Inbound Fax Routing. Dabei wird ein eingehender Ruf an die Faxnummer bereits im Netz der Telekom erkannt – noch bevor er dem Anschluss zugeordnet wird. Statt den normalen Weg zum Teams-SIP-Trunk zu nehmen, wird der Faxverkehr vorher ausgeleitet und an eine separate Fax-Infrastruktur umgelenkt. Das kann wiederum ein Fax-to-Mail-Dienst oder eine andere Faxplattform sein.

Der wesentliche Vorteil: Die bekannte Faxnummer bleibt bestehen, obwohl sie innerhalb des Teams-Rufnummernbereichs liegt.

Die Einrichtung des Inbound Fax Routings übernimmt die Telekom kostenfrei. Die Infrastruktur beziehungsweise der Dienst, an den der Faxverkehr weitergeleitet wird, muss separat bereitgestellt werden.

Der Fax-Mythos zeigt ein grundsätzliches Muster bei der Modernisierung der Unternehmenstelefonie: Nicht jede Funktion der alten Telefonanlage muss später innerhalb von Teams abgebildet sein. Wichtiger ist die Frage, welche Kommunikationswege tatsächlich noch gebraucht werden – und wie sie sich sinnvoll in die neue Architektur einfügen.

Klären Sie deshalb schon vor der Migration:

• Welche Faxnummern gibt es noch?
• Werden sie tatsächlich noch genutzt?
• Müssen die bestehenden Nummern erhalten bleiben?
• Lassen sie sich über die Rufnummerngranularität auf eine separate Infrastruktur legen?
• Oder ist wegen des Rufnummernblocks Inbound Fax Routing erforderlich?
• Soll weiterhin ein physisches Faxgerät genutzt werden oder passt ein Fax-to-Mail-Service besser?

Damit wird aus einem vermeintlichen Hindernis eine überschaubare Planungsaufgabe. Wer sie nicht allein lösen will: In der kostenfreien Umstiegsberatung sehen sich unsere Expertinnen und Experten Ihre bestehende Umgebung an, prüfen Rufnummernbereiche und Faxwege und entwickeln eine Empfehlung für Ihre Teams Telefonie.

Microsoft Teams unterstützt kein Fax. Wer seine Telefonie auf Teams umstellt, muss deshalb aber noch lange nicht auf Fax verzichten. Entscheidend ist, Fax nicht zwanghaft in Teams zu integrieren, sondern ihm den passenden technischen Weg daran vorbei zu geben – über einen zweiten SIP-Trunk oder über Inbound Fax Routing.

Und das ist ein guter Grundsatz für jede Teams-Migration: Nicht jede bestehende Funktion muss in Teams landen. Sie muss danach nur zuverlässig funktionieren.