Project Online endet: Das sollten Sie beachten

Es ist ausschließlich Project Online von der Einstellung betroffen. Im Einzelnen betrifft das diese Editionen:

• Project Online Essentials (komplette Einstellung)
• Planner Plan 1, Planner & Project Plan 3 und Planner & Project Plan 5, die um den Funktionsumfang von Project Online reduziert werden.

Andere Microsoft-Lösungen im Projektmanagement-Umfeld bleiben bestehen. Nicht betroffen sind:

• Microsoft Project (Project Desktop)
• Project Server Subscription Edition
• Microsoft Planner – sowohl in der Basis- als auch in der Premium-Variante

Für bestehende Kunden bedeutet das: Ihre aktuelle Project-Online-Umgebung funktioniert bis zum offiziellen Einstellungsdatum unverändert weiter – inklusive Support.

Project Online hat über viele Jahre hinweg verlässlich Projekt- und Portfoliomanagement ermöglicht. Allerdings basiert die Lösung auf einer Architektur, die Innovationen zunehmend einschränkt, insbesondere im Hinblick auf moderne Zusammenarbeit, tiefe Integration in Microsoft 365 und KI-Funktionen. Microsoft investiert daher gezielt in eine neue Generation von Work-Management-Lösungen. Im Fokus stehen dabei:

• Microsoft Planner
• Microsoft 365 Copilot
• der Project Manager Agent

Diese Lösungen sind darauf ausgelegt, sowohl einfache Aufgabenverwaltung als auch komplexe Projektplanung abzudecken. Sie bieten allerdings eine stärkere Automatisierung, bessere Skalierbarkeit und eine nahtlose Integration mit der Microsoft-365-Welt. Hinzu kommt, dass bestimmte SharePoint-Online-Workflow-Design-Tools im Jahr 2026 wegfallen, was die strategische Neuausrichtung zusätzlich beschleunigt.

Die Umstellung erfolgt schrittweise und mit klar definierten Meilensteinen:

•    April 2026: Bestehende Kunden können keine neuen Project-Online-Tenants mehr erstellen
•    14. Juli 2026: Project Server 2016 und Project Server 2019 wechseln in den Extended Support
•    30. September 2026: Offizielle Einstellung von Project Online

Wichtig: Nach dem 30. September 2026 ist kein Zugriff mehr auf Projekte oder gespeicherte Daten innerhalb des Dienstes möglich.

Was bedeutet das für bestehende Project Online-Kunden?

Bis zum Stichtag im September 2026 gibt es keine funktionalen Einschränkungen. Projekte, Integrationen und Benutzerzugriffe bleiben vollständig nutzbar. Das verschafft Unternehmen Zeit. Nach der Einstellung endet der Zugriff endgültig. Deshalb sollten Unternehmen schnell damit beginnen, ihre zukünftige Zielplattform zu definieren, Migrationspfade zu planen und Daten zu sichern.
 

Je nach Anforderungsprofil bietet Microsoft mehrere Übergangsoptionen an.

Microsoft Planner als zentrale Plattform

Planner entwickelt sich zur einheitlichen Lösung für modernes Arbeits- und Projektmanagement. Die Premium-Funktionen – enthalten in Planner & Project Plan 3 sowie Plan 5 – umfassen unter anderem Portfolios, Baselines, Abhängigkeiten und Gantt-Diagramme.

Besonders hervorzuheben ist der Project Manager Agent, derzeit in Public Preview. Dabei handelt es sich um einen KI-gestützten Assistenten, der Aufgaben automatisch erstellt, Statusberichte generiert und die Projektausführung unterstützt. In Verbindung mit Microsoft 365 Copilot entstehen so neue Möglichkeiten für automatisierte, kontextbezogene Projektsteuerung.

Project Server Subscription Edition für klassische PPM-Anforderungen

Organisationen mit komplexen Portfolio- und Ressourcenmanagement-Anforderungen oder Bedarf an einer funktionsnahen Alternative zu Project Online finden in der Subscription Edition eine geeignete Lösung. Sie basiert auf aktueller SharePoint-Server-Technologie und bietet umfassende Planungs- und Steuerungsfunktionen.

Dynamics 365 Project Operations für projektbasierte Dienstleistungsunternehmen

Unternehmen mit starkem Fokus auf Zeiterfassung, Ressourcenplanung und finanzielle Projektsteuerung können auf Dynamics 365 Project Operations setzen. Die Lösung verbindet Projektabwicklung und betriebswirtschaftliche Prozesse in einer integrierten Plattform.

Microsoft Project bleibt verfügbar

Project Desktop – erhältlich als Project Standard 2024 oder Project Professional 2024 – ist nicht von der Einstellung betroffen und kann weiterhin eingesetzt werden.
 

Auch wenn die Einstellung automatisch erfolgt und kein administrativer Eingriff erforderlich ist, empfiehlt sich ein strukturiertes Vorgehen:

• Zunächst sollten interne Stakeholder und Anwender informiert werden. Parallel dazu ist es sinnvoll, bestehende Dokumentationen, Prozessbeschreibungen und Governance-Regeln zu überprüfen und anzupassen.
• Im nächsten Schritt sollte eine strategische Evaluierung der Alternativen erfolgen. Dabei spielen Fragen wie Integrationsanforderungen, Lizenzmodelle, Skalierbarkeit und zukünftige KI-Nutzung eine zentrale Rolle.
• Nicht zuletzt ist eine rechtzeitige Datensicherung essenziell. Nach dem 30. September 2026 besteht kein Zugriff mehr auf Inhalte innerhalb von Project Online.

Ausblick: Projektmanagement im KI-Zeitalter

Mit der stärkeren Ausrichtung auf Microsoft Planner und KI-gestützte Funktionen verschiebt sich der strategische Fokus im Microsoft-Ökosystem deutlich in Richtung integrierter, cloudbasierter Work-Management-Plattformen. Ziel dieser Entwicklung ist es, Projekt- und Aufgabenmanagement enger mit Kollaborationstools zu verzahnen und durch Automatisierung zu unterstützen.

Für Unternehmen eröffnet sich damit eine zusätzliche Option: Im Zuge der notwendigen Neuorientierung können sie ihre Projektmanagement-Landschaft nicht nur technisch migrieren, sondern strategisch weiterentwickeln. Die Integration KI-gestützter Funktionen, eine stärkere Verzahnung mit der Microsoft-365-Umgebung und eine Modernisierung bestehender Prozesse können dabei gezielt zur Innovation genutzt werden.

Die Blog-Redaktion berichtet regelmäßig über aktuelle Themen aus dem Microsoft-Portfolio der Telekom – von Produktneuheiten über Preisänderungen bis hin zu relevanten Updates für Geschäftskunden. Wir halten Sie stets informiert und geben praxisnahe Einblicke in die Welt von Microsoft und Telekom.