Mann steht am Krankenbett

St. Augustinus Gruppe für Gesundheits- und Sozialleistungen

Datenschutzkonforme Ad-Hoc-Kommunikation über Messenger-App

NetSfere Messenger

Immer häufiger nutzen Beschäftigte auch für die interne Kommunikation in Unternehmen private Messenger-Dienste wie WhatsApp. Bei allen Vorteilen, die solche Apps für den schnellen Austausch, die Abstimmung im Team oder die zeitgleiche Information einer Gruppe bieten, bergen die Anwendungen insbesondere aus Sicht des Datenschutzes hohe Risiken.

Mann steht am Krankenbett

Datenschutz

Die St. Augustinus Gruppe betreibt an 85 Standorten am linken Niederrhein Krankenhäuser, Fachkliniken, Einrichtungen für Senioren und Menschen mit Behinderung, zwei Ausbildungsakademien sowie ein Hospiz und will der Belegschaft eine Alternative für die schnelle interne Kommunikation bereitstellen. Für den Ad-Hoc-Informationsaustausch über Sprach-, Video- sowie Gruppenchats setzt das gemeinnützige Unternehmen auf die sichere und datenschutzkonforme Messenger-App NetSfere auch für private Smartphones oder Tablets.

NetSfere hat mit WhatsApp vergleichbare Funktionen. Aber der gesamte Kommunikationsverkehr findet Ende-zu-Ende (Peer-2-Peer) verschlüsselt statt und die Lösung kann zentral von der IT-Abteilung der Gruppe verwaltet und gesteuert werden. Die Telekom hostet den NetSfere Messaging Server in einem ihrer hochsicheren Rechenzentren. Dort werden alle Kommunikationsdaten verschlüsselt verarbeitet und gespeichert.

Mann bedient ein Smartphone.

Alternative zu WhatsApp

Messenger-Dienste wie WhatsApp gehören zu den meistgenutzten Apps auf Smartphones. Doch es bleiben Zweifel, ob Anbieter von Messenger-Apps die ausgetauschten Informationen ihrer Kunden datenschutzkonform verarbeiten. Ein Dilemma für viele Unternehmen, denn die Dienste bieten unbestritten Vorteile für die Ad-hoc-Kommunikation. Die schnelle Kommunikation, der bereichs- und stationsübergreifende Austausch von Informationen und Gruppenchats sind nützliche Funktionen für Komplexträger im Gesundheitswesen. Allerdings haben Kliniken und Pflegeeinrichtungen fast ausnahmslos mit personenbezogenen Informationen zu tun, mit denen sie datenschutzkonform umgehen müssen.

Wie in den meisten Unternehmen ist es inzwischen aber üblich, die auf privaten Smartphones genutzten Messenger-Apps auch für die dienstliche Kommunikation zu nutzen. Da das medizinische Fachpersonal viel auf den Stationen unterwegs ist, lassen sich wichtige Informationen per Messenger schneller austauschen. Dafür sind auch Gruppen-Chats sehr hilfreich, über die ein Team sich schnell abstimmen kann.

NetSfere bietet fast alle Funktionen, die auch der weltweit meistgenutzte Messenger-Dienst WhatsApp anbietet: Messaging, Sprache, Video und Gruppenchats. Doch obendrauf packen Telekom und NetSfere noch die einfache und schnelle Einführung im Unternehmen, ein großes Paket Sicherheit und die datenschutzkonforme Nutzung. So wird die NetSfere-Messaging Server-Software auf einer Plattform in einem hochsicheren Rechenzentrum der Telekom in Deutschland gehostet. Die komplette Kommunikation – ob Sprache, Text, Chat, Videos oder Fotos – ist Ende-zu-Ende (Peer-2-Peer) verschlüsselt. Nur Absender und Empfänger können die Daten lesen. Und wenn jemand aus der Belegschaft die St. Augustinus Gruppe verlässt, nimmt die IT die entsprechende Person als User einfach aus dem System. Alle NetSfere-Daten werden dann automatisch gelöscht, inklusive den NetSfere-App-Inhalten auf Smartphones oder Tablets.

2 Männer stehen am Krankenbett einer Frau und reden

Nutzung auch auf privaten Smartphones

Das IT-Team der St. Augustinus Gruppe hat daher nach einer Alternative gesucht, die vergleichbare Funktionen wie WhatsApp bietet, aber nicht gegen Datenschutzvorgaben und Compliance-Regeln verstößt. Die Erfahrung zeigt: Die Nutzung einfach nur zu verbieten, bringt wenig. Stattdessen sind sinnvolle Alternativen gefragt:  Es ist erfolgsversprechender eine App anzubieten, die die Beschäftigten auch auf ihren privaten Smartphones nutzen können und die sich genauso einfach bedienen lässt wie WhatsApp.

Seit dem Frühjahr 2020 können alle Mitarbeitenden der Gruppe den Messenger-Dienst des Telekom Partners NetSfere auch auf ihren privaten Smartphones und Tablets für dienstliche Zwecke nutzen. Die App bietet vergleichbare Funktionen wie WhatsApp, jedoch läuft die gesamte Kommunikation über verschlüsselte Verbindungen ab. Alle ausgetauschten Informationen sind Ende-zu-Ende verschlüsselt. Nur die Endgeräte der jeweils am Chat-Teilnehmenden können die Daten dank der persönlichen NetSfere-Accounts entschlüsseln. Auch das IT-Team kann die Kommunikation nicht „mitlesen“ oder „mitsehen“.

Mann steht vor Gebäude und hält Handy hoch

Effizient und vernetzt arbeiten

Die NetSfere Messaging Server-Software sowie alle Kommunikationsdaten werden in einem hochsicheren Rechenzentrum der Telekom in Deutschland gehostet, verarbeitet und gespeichert. Auch hier bleiben alle Daten verschlüsselt. Die Telekom übernimmt zudem den gesamten Service rund um die App. „In der St. Augustinus Gruppe haben wir uns für das Team Telekom und NetSfere entschieden. Wir legen viel Wert auf eine interne und moderne Kommunikation über Messaging Dienste, aber das bitte ohne Risiken und Nebenwirkungen“, sagt Rainer Pappert, Geschäftsführer der St. Augustinus Gruppe. „Zudem bietet uns NetSfere mit der praktischen Broadcasting-Funktion die Möglichkeit, bestimmte Teams oder die gesamte Belegschaft über wichtige Themen auf dem Laufenden zu halten. So haben wir vor allem für die Krisenstäbe und unsere Personalabteilung einen ‘Corona-Ticker‘ in NetSfere eingerichtet, der alle Mitarbeitenden über aktuelle Informationen rund um die Pandemie versorgt.“