Zwei Frauen schauen gemeinsam auf ein weißes Smartphone

Servermodelle im Vergleich

Ratgeber: Hosted Exchange Server vs. eigener E-Mail-Server im Vergleich.

Im Vergleich: Hosted Exchange Server vs. eigener E-Mail-Server

In diesem Artikel lesen Sie,
 

  • welche Unternehmen besser auf Hosted Exchange Server und welche auf eigene E-Mail-Server setzen sollten
  • wo die Vorteile eines hybriden Nutzungsmodells liegen und
  • wie sich On-Premise-Server und Microsoft Exchange Server 2019 im Detail unterscheiden.


„Sag das niemandem! Das ist nicht das, woran wir arbeiten sollen“, sagte Ray Tomlinson zu seinen Mitarbeitern. Er ist Computertechniker bei BBN Technologies. Ray hatte gerade die erste E-Mail verschickt. Die Zeit? Es sind die siebziger Jahre. Damals war nicht abzusehen, welche Bedeutung die E-Mail einmal haben würde.

Doch schon 1973 waren über 2.000 Computer im Arpanet, dem Vorgänger des heutigen Internets, verknüpft und konnten für den E-Mail-Verkehr verwendet werden.

Heute, mehr als 45 Jahre später, ist die E-Mail längst nicht mehr aus unserem Leben wegzudenken. Laut Statista werden im Jahr 2020 täglich über 257 Milliarden E-Mails versendet und empfangen werden. Doch auch ohne einen Blick auf die Statistiken zu werfen, ist klar, dass nach wie vor keine Firma, kein Selbstständiger oder Freiberufler den Arbeitsalltag ohne den Einsatz der E-Mail bewältigen kann.

Welche Server-Lösung für welche Unternehmensgröße?

Während Ein-Mann- oder -Frau-Betriebe hier noch mit den kostenfreien Angeboten der großen Provider wie Google, Microsoft oder Yahoo auskommen, stellt sich schon für kleinere Firmen die Frage nach einer professionelleren Lösung und damit nach dem eigenen E-Mail-Server: So hat man die wichtigen Kommunikationswege selbst unter Kontrolle und kann Accounts, Signaturen, Kontakte und Aufgaben im Kalender selbst verwalten und betreuen.

Große Firmen, die einen eigenen On-Premise Exchange Server – also ein eigenes Rechenzentrum auf eigener Hardware – betreiben, besitzen meist auch das qualifizierte Personal, um die Technik auf dem neuesten Stand zu halten.

Vollkommen anders präsentiert sich die Lage bei kleinen und mittelständischen Unternehmen. Hier mangelt es oft an Ressourcen oder dem notwendigen Know-how, um einen eigenen E-Mail-Server zu betreiben: etwa relevante Aktualisierungen zeitnah einzuspielen und gleichzeitig den laufenden Betrieb des Exchange Servers zu gewährleisten. Für kleine und mittelständische Unternehmen kann deshalb ein Hosted Exchange Server, also eine sogenannte Hybrid-Lösung, sinnvoll sein.

Was heißt das genau? Der Server wird quasi gemietet und die anfallenden Aufgaben für den Betrieb vom Fachpersonal des Anbieters übernommen. So können Firmen mit einem gehosteten Server produktiver arbeiten, denn sie müssen sich keine Gedanken um Wartungsarbeiten, Backups und Aktualisierungen machen.

Vergrößert sich die Firma, besteht die Möglichkeit, einfach zusätzlich ein weiteres Konto in derselben Domäne zu buchen. So können Unternehmen ihre gemieteten IT-Ressourcen problemlos ausbauen und an die aktuellen Bedürfnisse anpassen. Darüber hinaus synchronisiert das Postfach eines Hosted Exchange Servers auch Kalender- und Kontakteinträge auf allen Endgeräten automatisch. Unternehmen, die ihren Exchange Server in der Version 2019 On-Premise betreiben, können mit diesem auch auf ihre Exchange-Online-Konten zugreifen. Mit Exchange Server 2019 als Hybrid-Lösung ist es also problemlos möglich, Postfächer lokal – also On-Premise – zu hosten und zeitgleich die Vorteile des Cloud-Dienstes, wie etwa Exchange Online Protection, zu nutzen.

Wem hilft ein hybrides Nutzungsmodell?

Vor allem kleine und mittelständische Unternehmen profitieren von einer Hosted Exchange Server Lösung. Auch für Betriebe, die bisher noch eine ältere Version der Exchange Server-Software in der Variante Small Business genutzt haben, kann es sinnvoll sein, über eine Hybrid-Lösung nachzudenken. Denn Microsoft setzt inzwischen vermehrt auf die Entwicklung der Cloud-Varianten.

Das Praktische: Bereits erworbene Lizenzen und die Struktur des bestehenden On-Premise-Servers können parallel zu den Anwendungen aus der Cloud weitergenutzt werden. Genau auf diese Doppellösung wurde der Microsoft Exchange Server 2019 optimiert.

Die Alternativen im Vergleich:

On-Premise

Hybrid: Microsoft Exchange Server 2019

Groupware für Unternehmenskommunikation

Nur mit Sonderprodukten

Vorhanden

Mobile Produktivität: Outlook App für iOS und Android

Vorhanden

Vorhanden

Größe Postfach

Individuell konfigurierbar je Postfach

Vom Anbieter vorgegeben und definiert

Vorteile


  • Self-hosted mit Wunschstandort ohne Cloud-Dienst- Vorhandene Redundanz
  • Datenschutztechnische Unabhängigkeit von Drittanbietern- Transparente und definierte Kosten je Postfach
  • Kontrolle über die eigenen Daten


  • Vorhandene Redundanz
  • Transparente und definierte Kosten je Postfach
  • IT-Sicherheit, Back-up und Wartungen werden vom Anbieter durchgeführt
  • Kombination mit anderen Cloud-Services

Nachteile


  • IT-Sicherheitsthemen liegen in der Verantwortung des Unternehmens
  • Lizenzverwaltung und Kosten
  • Höhere Kosten für gleiche Leistung im Vergleich zur Hybrid-Lösung


  • Daten liegen in einer Cloud (Standortfreigabe)
  • Kosten können ab einer gewissen Größe hoch ausfallen
  • Konfigurationsmöglichkeiten sind eingeschränkt

Empfohlen ab Postfachgröße

> 500 Mitarbeiter

< 500 Mitarbeiter

Geeignet für:

Education

Ja

Nein, aufgrund von Datenschutzvorgaben

KMU (Kleine und mittlere Unternehmen)

Ja

Ja

KMB (Großbetrieb)

Ja

Ja

Government

Ja

Nein, aufgrund von Datenschutzvorgaben


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Letzte Bearbeitung: 03.02.2020