Tipps & Tricks zu Copilot für Microsoft 365

Ein unorganisierter Posteingang kann schnell unübersichtlich werden. Mit Copilot in Outlook und den richtigen Regeln und Kategorien wird das Verwalten von E-Mails deutlich einfacher. So gehen Sie vor

1. Öffnen Sie Outlook und klicken Sie oben rechts auf das Copilot-Symbol.
2. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Organisiere meinen Posteingang“ (Organize my inbox).
3. Geben Sie im Prompt-Feld Details ein, z.B.: „Erstelle eine Regel, um alle E-Mails von Max Mustermann blau zu kategorisieren.“

Outlook erstellt daraufhin automatisch die Regel. Durch die Kategorisierung von E-Mails nach Absender oder Thema behalten Sie den Überblick und vermeiden, dass wichtige Nachrichten übersehen werden. Farbliche Markierungen sorgen zusätzlich für eine bessere Übersichtlichkeit.

Haben Sie bereits alle Informationen für eine Präsentation in einem Word-Dokument oder einer PDF-Datei zusammengefasst? Statt diese mühsam in Folien zu übertragen, können Sie Copilot in PowerPoint nutzen, um das automatisch zu erledigen. So funktioniert es:

1. Öffnen Sie PowerPoint und klicken Sie in der Start-Registerkarte auf das Copilot-Symbol.
2. Wählen Sie die Option „Präsentation aus Datei erstellen“ (Create presentation from file) und suchen Sie Ihr Word- oder PDF-Dokument aus.
3. Nach der Auswahl analysiert Copilot die Inhalte, wendet passende Layouts an und erstellt sogar Sprecherkommentare.

Besonders gut funktionieren gut strukturierte Word-Dokumente. Nutzen Sie die Word-Formatvorlagen, um den Aufbau klar zu definieren. Falls Sie Bilder in der Präsentation wünschen, sollten Sie diese bereits im Word-Dokument einfügen. So sparen Sie viel Zeit und erhalten eine professionell gestaltete Präsentation.

Microsoft Loop ist ein leistungsstarkes Kollaborationstool, das das Teilen von Inhalten und die Zusammenarbeit erleichtert. Mit Copilot in Loop können Sie direkt einen Arbeitsplan für Ihr Projekt erstellen. Diese zwei Schritte sind erfoderlich:

• Erstellen Sie eine neue Loop-Seite und öffnen Sie Copilot, indem Sie den Button „Setze eine Seite mit Copilot auf“ (Set up your page with Copilot) unten auf der Seite auswählen.
• Geben Sie einen klaren Prompt ein, z. B.: „Ich möchte am 20. November ein großes Event planen, das den Start eines Feiertagsverkaufs einleitet. Erstelle einen Arbeitsplan mit Aktionen, Verantwortlichen, Fortschritt und nächsten Schritten.“

In wenigen Sekunden erstellt Copilot eine übersichtliche Tabelle, die Ihnen einen idealen Ausgangspunkt für die Eventplanung bietet. Sie können diese Tabelle dann mit spezifischen Details anpassen, um sicherzustellen, dass Sie gut organisiert sind.

In Meetings können wichtige Informationen leicht verloren gehen, besonders wenn Sie sich auf das Gespräch konzentrieren. Copilot in Teams unterstützt Sie, indem er automatisch eine Transkription Ihres Meetings erstellt. So geht’s:

• Klicken Sie während des Teams-Meetings auf das Copilot-Symbol und wählen Sie „Transkription starten“.
• Copilot erfasst alle besprochenen Inhalte, sodass Sie später eine detaillierte Aufzeichnung haben.

Mit dieser Funktion können Sie sich ganz auf das Gespräch konzentrieren, ohne mitschreiben zu müssen. Nach dem Meeting können Sie Copilot außerdem eine prägnante Zusammenfassung erstellen lassen:

• Rufen Sie die Aufzeichnung in Teams auf und klicken Sie auf das Copilot-Symbol.
• Geben Sie einen Prompt ein, z. B.: „Fasse die wichtigsten Punkte und Aufgaben aus dem heutigen Meeting zusammen.“

Copilot erstellt eine kurze Zusammenfassung, die Sie in Ihr CRM-System eintragen oder für die Nachverfolgung per E-Mail verwenden können.

Wenn Ihr Posteingang überquillt, kann eine schnelle Zusammenfassung der neuesten E-Mails sehr hilfreich sein. Genau hier unterstützt Sie Copilot in Outlook:

1. Klicken Sie oben rechts auf das Copilot-Symbol.
2. Geben Sie in der Befehlszeile ein: „Informiere mich über die E-Mails des vergangenen Tages. Organisiere sie und fasse nach Thema zusammen.“ (Catch me up on emails from the past day. Organize and summarize by topic.)

Copilot fasst alle relevanten Nachrichten für Sie zusammen und sortiert sie nach Themen. So können Sie sich schnell einen Überblick verschaffen und entscheiden, welche E-Mails Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern.

Eine der größten Stärken von Copilot ist nicht nur die schnelle Erledigung von Aufgaben, sondern auch seine Fähigkeit, Sie dazu zu bringen, Herausforderungen aus neuen Perspektiven zu betrachten. Copilot kann Ihnen helfen, traditionelle Annahmen zu hinterfragen und innovative Ansätze zu entwickeln – egal, ob Sie vor einer komplexen Fragestellung stehen oder neue Ideen benötigen:

• Starten Sie eine iterative Konversation mit Copilot. Stellen Sie Nachfragen, passen Sie Ihre Inputs an und verfeinern Sie Ihre Ziele.
• Zum Beispiel können Sie Copilot bitten, verschiedene Hypothesen oder Lösungen für eine komplexe Marketing-Strategie zu entwickeln.

Copilot hilft Ihnen nicht nur, Antworten zu finden, sondern ermutigt Sie auch, über den Tellerrand hinauszublicken und Ihre eigenen Annahmen zu hinterfragen. So entwickeln Sie eine noch effektivere Strategie.

Wenn Sie herausfinden möchten, wer Ihre aktuellen Wettbewerber sind, kann Copilot Ihnen diese Aufgabe erleichtern. Auch wenn Sie vielleicht schon eine grobe Vorstellung haben, hilft Copilot Ihnen, neue Marktteilnehmer oder Nischenanbieter zu entdecken. So gehen Sie vor:

• Öffnen Sie Ihren Internetbrowser und navigieren Sie zu bing.com oder nutzen Sie Microsoft Edge
• Klicken Sie auf das Copilot-Symbol und geben Sie eine Anfrage ein, wie zum Beispiel: „Wer sind meine Wettbewerber im Bereich [Ihre Branche oder Ihr Produkt]?“ (Beispiel: „Wer sind meine Wettbewerber im Bereich IT-Dienstleistungen in Bayern?“)

Copilot durchsucht das Web und stellt Ihnen eine Liste relevanter Wettbewerber zusammen, inklusive deren Websites und kurzer Beschreibungen. Diese Liste können Sie für eine tiefere Recherche nutzen oder Copilot weitere Fragen stellen, wie zum Beispiel: „Was sind die Stärken und Schwächen von [Wettbewerbername]?“ oder „Wie vermarktet [Wettbewerbername] seine Produkte?“.

Nachdem Sie eine Liste Ihrer Wettbewerber erstellt haben, kann es nützlich sein, diese anhand verschiedener Kriterien zu vergleichen. Eine Übersicht über die Stärken und Schwächen Ihrer Konkurrenz gibt Ihnen wertvolle Einblicke, wie Sie Ihr eigenes Produkt oder Ihre Dienstleistung verbessern können:

1. Kehren Sie zu Ihrem Gespräch mit Copilot zurück und geben Sie den Befehl ein: „Erstelle eine Tabelle mit den Stärken von [Wettbewerbername] im Bereich [Ihre Branche oder Ihr Produkt].“

Copilot erstellt eine Tabelle, in der die Namen der Wettbewerber als Spalten und die Kriterien (z. B. Qualität, Preis, Kundenservice, Innovation) als Zeilen angezeigt werden. Sie können diese Tabelle in ein Dokument einfügen, in Excel öffnen oder Copilot bitten, sie als Bild oder PDF zu exportieren.

Microsoft Copilot ist weit mehr als nur ein praktisches Werkzeug für die Automatisierung von Aufgaben. Neben den vorgestellten Möglichkeiten zur Organisation, Präsentationserstellung und Wettbewerbsanalyse bietet Copilot noch unzählige weitere Möglichkeiten, die Ihren Arbeitsalltag erleichtern können. Diese sieben Tipps sind nur ein kleiner Einblick – die wahre Stärke von Copilot liegt darin, dass Sie ihn nach Ihren eigenen Bedürfnissen einsetzen und selbst herausfinden können, welche Aufgaben er für Sie noch übernehmen kann. Erkunden Sie die Funktionen und nutzen Sie Copilot, um mehr in kürzerer Zeit zu erreichen.