Microsoft Teams
Anleitung für Homeoffice

In Deutschland und auf der ganzen Welt hat die Arbeit im Homeoffice stark zugenommen. Sicher haben auch Sie bereits einige Erfahrungen in der Zusammenarbeit über virtuelle Angebote gesammelt. Effiziente Arbeitsabläufe und effektive Teamarbeit sind längst nicht mehr an einen Ort gebunden.

Microsoft Teams bietet die perfekte Grundlage für die Zusammenarbeit im Homeoffice – ob nun für die lokale Belegschaft einer Firma oder ein multinationales Unternehmen mit weltweiten Standorten. Auch Kranken und dem Gesundheitswesen wird mit dem Tool wirkungsvoll geholfen: Patientengespräche können virtuell abgewickelt werden. Das verhindert mögliche Ansteckungen und spart außerdem noch Zeit.

Microsoft Teams ist eine Software-Komplettlösung für Chats, Online-Meetings, Anrufe und die Organisation von Teamarbeit. Das Tool kann auf verschiedenen Geräten vom Smartphone über den Laptop bis zum Desktop-Computer genutzt werden. Somit können sich Mitglieder von Firmen-Teams mobil und von allen Orten weltweit mit Internet-Zugriff vernetzen. Microsoft Teams steht als Client-Anwendung für folgende Plattformen zur Verfügung:

• Windows
• macOS
• Linux (Preview)
• iOS
• Android

Das Gute daran: Bei Microsoft Teams können auch externe Arbeitskräfte mitarbeiten oder per Gastzugriff sogar Dokumente mit Kunden geteilt werden. Die entsprechenden Zugangsrechte werden vom Administrator in Ihrer Firma vergeben.

Bedingung für die Nutzung des kompletten Funktionsumfangs von Microsoft Teams im Homeoffice ist eine bestätigte Domäne Ihrer Firma für Microsoft 365 bzw. Office 365. Dazu muss auf den Geräten aller Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen der Microsoft Teams-Client installiert und im Microsoft 365-Tenant Exchange Online und SharePoint Online vorhanden sein.

Innerhalb von Microsoft Teams gibt es die namensgebenden Teams. Dabei handelt es sich um Sammlungen von Personen, Inhalten und Tools für unterschiedliche Themen, Abteilungen oder Projekte innerhalb eines Unternehmens.
 

Teams können entweder so aufgesetzt werden, dass nur eingeladene Benutzer Zugriff erhalten, oder als öffentliche Teams, an denen alle Mitarbeiter teilnehmen können. Konversationen, Dateien und Notizen in Teams sind nur für Mitglieder des jeweiligen Teams sichtbar.
Einzelne Teams können in verschiedene Channels bzw. Kanäle unterteilt sein. Diese ermöglichen es den Teammitgliedern, gezielte Gespräche über bestimmte Themen zu führen (z. B. Projekt 1, Projekt 2, etc.). Jedes Team legt nach Bedarf seinen eigenen Satz von Kanälen fest. Mitglieder dieses Teams können entscheiden, worauf sie sich in den einzelnen Kanälen konzentrieren wollen. Einige Channels können beispielsweise spezifischen Projekten, Initiativen und Standorten gewidmet werden. Andere könnte man für verschiedene Interessengebiete, Updates oder Diskussionsthemen nutzen.
 

Sowohl das Team an sich als auch die einzelnen Kanäle haben einen eigenen Konversationsbereich, wo sich die Team-Mitglieder zum entsprechenden Thema austauschen können – derzeit können das bis zu 10.000 Personen sein. Teams und Kanäle sind nicht nur für Unterhaltungen zu einem Thema geeignet. Sie können die einzelnen Teams auch für die Ablage der themenspezifischen Dokumente, der gemeinsamen Arbeit an diesen Dokumenten und weitere gemeinsame Aufgaben genutzt werden.

Wer sonst gemeinsam mit seinen Kolleginnen und Kollegen an einem Ort zusammenarbeitet, wird im Homeoffice die direkte Kommunikation und den menschlichen Kontakt am meisten vermissen. Microsoft Teams bietet umfangreiche Möglichkeiten, virtuell miteinander zu kommunizieren und zu chatten. Ein Chat kann einzeln, zwischen zwei Personen oder in Gruppen gestartet werden – im Gegensatz zu den Konversationen/Chats in den Teams und Kanälen sind private Gruppenchats auf bis zu 250 Personen limitiert. Hierfür gibt es in der linken Menüleiste eine Kategorie Chat (1). Begonnen werden die Gespräche über den Menüpunkt „Neuer Chat“ (2). Danach wird der Name der Person aus der Kontaktliste (3) ausgewählt und schon kann es losgehen. 
 

Über das Textfeld (4) lassen sich Chatnachrichten eingeben. Die Menüleiste unter dem Textfeld (5) bietet verschiedene Möglichkeiten. Sie können unter anderem Ihren Text formatieren, Bilder anhängen oder GIFs verschicken. 

Einen Gruppenchat starten Sie wie einen normalen Chat. Wählen Sie den nach unten zeigenden Pfeil ganz rechts neben dem „An-Feld“ (6) und Sie bekommen die Möglichkeit einen Gruppennamen (7) festzulegen. Im „An-Feld“ (8) können Sie dann die gewünschten Chat-Partner eingeben.



Hier wird der Start eines Chats in Microsoft Teams noch einmal genau erklärt. Über die sogenannte Präsenz-Funktion lässt sich bequem einstellen, ob man für Chats oder direkte Konversationen zur Verfügung steht. 

Microsoft Teams lässt sich auch praktisch als Telefonanlage nutzen. Die Vorteile sind gerade in Zeiten von Homeoffice gewaltig: Unter der bestehenden Nummer sind Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nämlich nicht nur am Tischtelefon ihres Schreibtischs im Büro erreichbar, sondern können auch an PC, Smartphone und Tablet Anrufe über Teams entgegennehmen. Die Deutsche Telekom bietet die dafür nötige Hardware und Software. Per Mausklick oder Touch lassen sich die Gespräche sogar von einem Endgerät auf das andere verlagern. Ein cloudbasierter Anrufbeantworter garantiert, dass wichtige Nachrichten nicht verloren gehen. Sprachnachrichten landen direkt im Posteingang – ergänzt um ein Transkript der Nachricht, bei dem Sprache automatisch in Text konvertiert wurde. Das ist besonders dann praktisch, wenn die Mailbox gerade einmal nicht abgehört werden kann.
Microsoft Teams unterstützt zusätzlich standardmäßig VoIP-Anrufe (Voice over IP) zwischen einzelnen Microsoft Teams-Clients. Das heißt, sie können Ihre Kollegen, Client anrufen. Sie haben dabei die Auswahl zwischen Video- und Audio-Anrufen.
 

Zu den Anrufen kommen Sie über das Anrufsymbol (1) in der linken Leiste. Sie können entweder über die Suchleiste (2) nach der Person suchen, die Sie anrufen wollen oder sich Telefonbücher (3) anlegen.
 

Der nächste Vorteil von Microsoft Teams: Über das intelligente Tool können Telefon- und Videokonferenzen organisiert werden. Gerade im Homeoffice intensiviert es den Austausch enorm, wenn in Besprechungen der Gesprächspartner bzw. die Gesprächspartnerin nicht nur zu hören, sondern auch zu sehen ist. Audio- und Videokonferenzen lassen sich sowohl mit internen als auch externen Teilnehmern und Teilnehmerinnen durchführen. Wenn Informationen an ein breites Publikum weitergeben werden sollen, kann man sich auch per Webcast an bis zu 10.000 Teilnehmerinnen und Teilnehmer wenden. Hierfür ist allerdings das Add-on Einwahlkonferenzen vonnöten. Eine Konferenz können Sie entweder über den Kalender in Teams oder direkt über Outlook erstellen. Die Terminerstellung in Teams ist ähnlich der Terminerstellung in Outlook. Sie können Personen (1) einladen, Ort und Zeit festlegen und weitere Termineinstellungen hinzufügen. Außerdem ist es möglich die Konferenz für alle Mitglieder eines Kanals hinzuzufügen (2) Sobald Sie auf „Speichern“ bzw. „Senden“ klicken, wird ein Teams-Meeting (3) hinzugefügt.
 

Über den Kalender können Sie dann an der Konferenz teilnehmen.
 

Im Meeting hat man dann verschiedene Möglichkeiten, wie Kamera ein- und ausschalten, Ton ein- oder ausschalten, chatten oder den Bildschirm teilen.
 

Übrigens wird die Archivierung der Kommunikation mit Teams ebenfalls viel einfacher: Die Software erstellt auf Wunsch Transkripte von Gesprächen und Konferenzen und übersetzt diese bei Bedarf sogar in 40 Sprachen. Anrufe und Konferenzen können außerdem mit Microsoft Stream aufgezeichnet und abgespeichert werden.

In Videokonferenzen können – ganz wie bei einem persönlichen Arbeitstreffen auch – Präsentationen auf einer digitalen Leinwand geteilt werden. Dazu geben Sie in einer virtuellen Besprechung Inhalte von ihrem Laptop oder Computer für die anderen Teilnehmerinnen und Teilnehmer frei. Über den Freigeben-Button (1) können Sie entweder einzelne Programmfenster wie PowerPoint oder sogar Ihren gesamten Bildschirm teilen (2). Genauer wird die Funktion an dieser Stelle erklärt.
 

Oder Sie öffnen ein digitales Whiteboard, auf dem Sie mit Ihren Kolleginnen und Kollegen an gemeinsam und in Echtzeit an neuen Ideen arbeiten können (3).

Zusätzlich können Teammitglieder in Microsoft Teams Dateien in Chats freigeben oder gemeinsam an Dokumenten arbeiten. So wird die Organisation der Zusammenarbeit einfach, selbst wenn alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Hierfür müssen die Dokumente direkt in einem Team gespeichert werden. Im Hintergrund von Microsoft Teams liegt SharePoint, auf dessen Basis die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten ermöglicht wird. Sie können in einem Team Dateien hochladen und synchronisieren.
 

Im jeweiligen Team können dann mehrere Personen gleichzeitig ein Dokument öffnen und parallel daran arbeiten. Mehr Details zu dieser Funktion werden hier verraten.
 

Auch Chats aus Outlook können Sie über Microsoft Teams für andere Kolleginnen und Kollegen freigeben. Hier gibt’s weitere Informationen dazu.

Um die virtuelle Zusammenarbeit weiter zu perfektionieren, bietet Microsoft Teams die Integration von Apps an (1). Sie helfen dabei, Arbeitsprozesse noch bequemer zu machen und weiter zu optimieren. Neben den verschiedenen Microsoft-365-Anwendungen gibt es auch die Möglichkeit, Drittanbieter-Tools zu integrieren und zu nutzen.
 

Ein Feature, das auf den ersten Blick wie eine Spaßfunktion erscheinen mag, ist der Zusammen-Modus (Together Modus). Er platziert alle Teilnehmenden einer Teams-Besprechung mithilfe einer Segmentierungs-KI vor einem gemeinsamen Hintergrund. Tatsächlich werden damit jedoch wichtige Aspekte des Zusammenarbeitens angesprochen. Zum einen entsteht das Gefühl, mit Kolleginnen und Kollegen im selben Raum zu sitzen. So kann man sich besser auf die Gesichter und die Körpersprache konzentrieren, um die nonverbale Kommunikation auch im virtuellen Raum zu verstehen.

Den Together Mode aktivieren Sie in den Optionen von Microsoft Teams. Klicken Sie dazu auf Ihr Profilbild und öffnen Sie das Optionsmenü indem Sie auf „Einstellungen“ klicken. Im Bereich „Allgemein“ setzen Sie dann ein Häkchen neben dem Punkt „Neue Besprechungserfahrung aktivieren.“

Eingehende Anrufe und neue Besprechungen werden fortan in einem separaten Fenster geöffnet. Nach einem kurzen Neustart wird die neue Besprechungserfahrung aktiviert und Sie können den Together Mode dann in einer laufenden Besprechung über das Dreipunkt-Menü starten.
 

Über das Dreipunkt-Menü können Sie auch das Geschehen im Hintergrund Ihres Kamerabildes ausblenden oder durch ein anderes Hintergrundbild ersetzen. Wie Sie ein eigenes Hintergrundbild für eine persönlichere Note hinzufügen, erklären wir Ihnen in einem eigenen Artikel.

Mit Microsoft Lists steht eine App direkt in Microsoft Teams zur Verfügung, mit der Sie Informationstracking betreiben können, um Ihre Arbeit noch besser zu organisieren. Zum Beispiel können Sie damit ein Mitarbeiter-Onboarding realisieren, einen Ablaufplan für unterschiedliche Ereignisse erstellen oder den Status Ihrer Arbeit verfolgen.

Listen für unterschiedliche Anwendungszwecke können Sie aus den verschiedenen zur Verfügung stehenden Vorlagen erstellen. Zusätzlich ist es auch möglich aus Excel-Tabellen Listen zu generieren oder vorhandene Listen an die eigenen Bedürfnisse anzupassen. Natürlich können Sie auch von Grund auf eine leere Liste erstellen und ganz nach Ihren eigenen Vorstellungen gestalten.

In Microsoft Teams finden Sie Lists, wenn Sie auf der linken Seite auf den Reiter „Teams“ wechseln. In dem entsprechenden Fenster finden Sie in der Mitte oben, links neben dem „+“ den Eintrag „Lists“.

Klicken Sie jetzt auf „Eine Liste erstellen“ gelangen Sie zur Übersicht mit den verfügbaren Vorlagen oder können eine leere Liste erstellen.
 

Gerade in längeren Besprechungen oder virtuellen Workshops kann es Sinn machen, die Teilnehmerschaft aufzuteilen und in kleineren Gruppen an neuen Ideen zu arbeiten oder zu diskutieren. Dafür finden Sie in Microsoft Teams die so genannten Gruppen- oder auch Breakout-Räume. Als Organisator der Konferenz können Sie am oberen Rand während einer laufenden Besprechung nun solche Räume einrichten (1).
 

Bei der Erstellung werden Sie anschließend gefragt, wie viele verschiedene Räume Sie zur Verfügung stellen möchten und wie die Teilnehmenden verteilt werden sollen. Sie können Sie entweder automatisch den erstellten Räumen zuweisen lassen oder aber Sie verteilen Sie manuell auf die einzelnen Räume. Im Anschluss werden die Teilnehmenden dann darüber informiert, dass sie in kurzer Zeit in einen Breakout-Raum befördert werden. Im Anschluss kann falls nötig zwischen Gruppenraum und Hauptbesprechung mit nur einem Klick gewechselt werden.
 

Auf der Seite von Microsoft finden Sie weitere Informationen rund um die Nutzung der Microsoft Teams Gruppenräume.

Ihnen ist bestimmt in einigen Bildern in diesem Blogartikel aufgefallen, dass Microsoft Teams in einer dunklen Variante dargestellt wird. Diese ist nicht nur besser für die Augen, wenn man bei schlechten Lichtverhältnissen arbeitet, sondern sieht zusätzlich auch sehr schick aus. Um den dunklen Modus von Microsoft Teams zu aktivieren, klicken Sie zunächst auf Ihr Profilbild in der oberen rechten Ecke und wählen dann den Menüpunkt „Einstellungen“.

Jetzt haben Sie die Möglichkeit unter „Allgemein“ zwischen der Standard-Variante, der dunklen Variante oder einer Ausgabe mit extra hohem Kontrast zu wählen.

Um möglichst schnell die umfangreichen Ressourcen von Microsoft Teams für die Zusammenarbeit im Homeoffice nutzen zu können, bietet Microsoft umfangreiche Unterstützung im Hilfe- und Learning-Center. Zudem werden weitere Informationen auf folgenden Seiten angeboten:

• Im Begrüßungsvideo bekommen Sie einen Überblick über Microsoft Teams
• Im kompakten Schnellstart-Video gibt es eine virtuelle Tour durch Microsoft Teams
• Hier bekommen Sie in einem Video das Thema Besprechungen erklärt
• Workshop-Angebote der Deutschen Telekom zu den Microsoft-Angeboten