Männer stehen an Stromkasten

ERP-Umstieg leicht gemacht

Mit der Einführung von SAP Business ByDesign hat Uhrenhersteller Junghans seine Beschaffungs- und Einkaufsprozesse neu justiert.

Digitalisierter Uhrenhersteller

Automatik-, Funk-, Quarz- oder Solartechnologie: Die Modelle der Uhrenfabrik Junghans begleiten ihre Besitzer*innen meist ein Leben lang. Seit 160 Jahren steht das Unternehmen für Innovation, ein eigenständiges Design und höchste Qualität. Während die Produktion am Hauptsitz in Schramberg auf präziser Komponentenfertigung und Handarbeit beruht, automatisiert und digitalisiert der Mittelständler schrittweise viele andere Unternehmensprozesse. Das Ziel: Agiler werden, um schnell auf neue Anforderungen reagieren zu können.

Wo Präzisionsarbeit zählt

Mann mit magenta Helm auf einer Baustelle.

Digitalisierte Prozesse in der Uhrmacherei 

Hohe Qualität und Präzisionsarbeit zeichnen die Uhren von Junghans aus. Während das 1861 in Schramberg im Schwarzwald gegründete Traditionsunternehmen in der Uhrmacherei auf präzise Handgriffe setzt, sollen andere Prozesse im Unternehmen möglichst automatisiert und digital ablaufen.

Als das Supportende für das bisher genutzte ERP-System feststand, suchten Geschäftsführer Matthias Stotz und CFO Tobias Hornik nach einer betriebswirtschaftlichen Software, die das Unternehmen agiler macht und den Uhrenhersteller dabei unterstützt, seine Geschäftsprozesse zu optimieren. „Wir hielten Ausschau nach einem modernen Standardsystem, das flexibel mit unseren Anforderungen mitwachsen kann“, sagt Hornik. Sein altes ERP hatte der Mittelständler im Laufe der Zeit so stark angepasst, dass Updates und Releasewechsel entweder gar nicht oder nur mit großem Aufwand möglich waren.

Blaues Firmenlog Otto Heil.
Transparente Mietmodelle

Die Entscheidung fiel auf SAP Business ByDesign und damit auf eine cloudbasierte ERP-Lösung. Die Auswahl erfolgte gemeinsam mit der Telekom und dem Partner Data One. Die Telekom verantwortete das Projekt als Generalunternehmer und stellt die Softwarelizenzen bereit – als Mietmodell mit transparentem Preis-/Leistungsverhältnis. „Mit Nutzung von Software-as-a-Service entfallen die Kosten für Server und Speichersysteme. Außerdem können wir unsere Ausgaben für die operative IT deutlich senken“, sagt Hornik. Statt in teure Infrastruktur investiert Junghans nun lieber in neue Notebooks und Tablets, um seinen Mitarbeiter*innen ein besseres Nutzererlebnis zu bieten.

Seit Ende 2020 ist SAP Business ByDesign bei Junghans im Einsatz. In enger Zusammenarbeit mit der Telekom nutzte der Mittelständler den ERP-Umstieg, um zahlreiche Geschäftsprozesse neu zu justieren. Im Fokus standen dabei umständliche, teils manuelle Abläufe im Finanzwesen, in der Beschaffung sowie im Einkauf.

Zwei Männer reden auf einer Baustelle.

Materialbeschaffung per Klick

„In der Vergangenheit bremste die Materialbeschaffung unsere Fertigung oft aus“, erinnert sich Hornik. Fehlte beispielsweise ein Dichtungsring, musste der/die betroffene Uhrmacher einen Materialanforderungsschein ausfüllen, diesen vom Vorgesetzten abzeichnen lassen und an den Einkauf weiterleiten. Dort übertrugen Mitarbeiter*innen die Daten des Papierformulars in das alte ERP-System und stießen die Bestellung an. Ein höchst langwieriger und fehleranfälliger Prozess.

Heute hingegen besitzt jeder Uhrmacher einen eigenen virtuellen Einkaufswagen. In der Arbeitsvorbereitung legt er die notwendigen Materialien hinein und lässt sich die Bestellung anschließend digital genehmigen. Die Freigabe landet direkt beim Einkauf, der die Bestellung automatisch an den entsprechenden Lieferanten schickt. „Im Zuge dieser Prozessoptimierung konnten wir den Papierverbrauch in der Beschaffung um rund 30 Prozent reduzieren“, berichtet Hornik.

Mann bedient ein Smartphone.

Zettelwirtschaft adé

Auch der Finanzbereich bot großes Potenzial für digitalisierte Prozesse. „Früher wurden Rechnungen mehrfach kopiert, handschriftlich mit Kontonummer und Kostenstelle versehen und an die Fachabteilungen weitergeleitet, die die Zahlungen freigeben mussten“, erklärt der CFO. Heute wickeln die Schwarzwälder alle Abrechnungen digital ab, darunter auch Abschlagszahlungen oder Gutschriften. Und auch bei der Spesenabrechnung konnte man sich von der bisherigen Zettelwirtschaft verabschieden. Da alle Buchungen eng mit den Freigaben und der Beschaffung verknüpft sind, laufen die Prozesse 20 Prozent schneller ab als bisher. Mehr Zeit für die Mitarbeiter*innen, die sie für sinnvollere Aufgaben nutzen können.

Das neue ERP sorgt auch für saubere Daten. Doppelte Datensätze gibt es nicht mehr. Sind Beträge unschlüssig, macht das System darauf aufmerksam. Darüber hinaus erhält das Controlling einen Überblick über alle wichtigen KPIs im Unternehmen und kann jederzeit tagesaktuelle Reports erstellen. Hierbei profitieren die Controller von der Single Source of Truth: Anstatt wie früher in vielen Datensilos liegen nun alle Informationen zentral in einer SAP-HANA-Datenbank. Und zwar in einem Rechenzentrum in der Nähe von Walldorf – und damit DSGVO-konform und im deutschen Rechtsraum.