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Office 365 für Admins

Ratgeber: Office 365 für Admins – 11 erste Schritte nach der Buchung.

Sie brauchen Unterstützung? Wir sind persönlich für Sie da!

Im Telekom Cloud Marketplace erhalten Sie nicht nur die Lösungen von Microsoft, sondern den passenden Support. Unser Team an Microsoft-zertifizierten Experten unterstützt Sie gerne bei der Implementierung und Einrichtung Ihrer Microsoft Cloud-Anwendungen. Wir helfen Ihnen gerne bei den ersten Schritten bis hin zum professionellen Support im laufenden Betrieb. Kommen Sie gerne auf uns zu!

Zu Office 365 Einrichtung-Services

1. Applikation buchen und eine kostenlose .onmicrosoft-Domain auswählen

Ihre .onmicrosoft-Domäne wählen Sie bereits während der Buchung von Microsoft 365 bzw. Office 365 im Telekom Cloud Marketplace, indem Sie z. B. Ihren Firmennamen oder eine andere Wunschdomain in das dafür vorgesehene Feld eintragen.

Bei der manuellen Konfiguration wird eine kostenlose Domäne nach dem Muster „meinefirma.onmicrosoft.de“ erstellt und ein Microsoft 365-Admin-Zugang mit der ID „admin(at)meinefirma.onmicrosoft.de“. Bei der automatischen Konfiguration wird eine Mischung aus E-Mail-Adresse und Firmenname erstellt. Für Office EU erstellt das System eine Domäne nach dem Muster „meinefirma.onmicrosoft.com“ und einen Microsoft 365-Admin-Zugang mit der ID „admin(at)meinefirma.onmicrosoft.com“. Diese Domänen können Sie später nicht mehr umbenennen! Es kann allerdings vorkommen, dass die gewünschte „.onmicrosoft.com“- oder „onmicrosoft.de“-Domain bereits vergeben ist und Sie sich eine alternative Domain aussuchen müssen. Sie können aber in der späteren Verwaltung des administrativen Office-Zuganges auch Ihre eigene bereits vorhandene Firmendomain einbinden.

Weitere Informationen rund um dieses Thema bietet Punkt 5 dieses Blogbeitrages oder unsere Hilfeseite „Eigene Domain hinzufügen“.

2. Der erste Log-in und Passwort-Änderung

Nach erfolgter Buchung erhalten Sie automatisch eine E-Mail mit der Microsoft 365-Admin-ID und einem temporären Passwort. Loggen Sie sich mit diesen Zugangsdaten ein und ändern Sie das Passwort nach eigenem Wunsch. Melden Sie sich nun ab und wieder – mit dem neuen Passwort – an, um etwa Ihr Paket zu verwalten, weitere Domains hinzuzufügen oder die Dienste einzurichten.

Beachten Sie: Der automatisch erstellte Microsoft 365-Admin hat standardmäßig keine Lizenz zur Nutzung der Office-Dienste, kann mit seinen Administratoren-Rechten aber die Verwaltung der Dienste vornehmen. Als Admin können Sie jederzeit neue Benutzer mit Administrator-Rechten erstellen oder bestehende Benutzer mit diesen Berechtigungen versehen.

3. Benutzer zuweisen und Benutzernamen wählen


Ihre Microsoft 365/Office 365-Lizenzen haben Sie im Telekom Cloud Marketplace erworben. Jetzt müssen den Benutzern die Lizenzen zugewiesen werden. Die Benutzer legen Sie im Microsoft 365 Admin Center an. Beim Anlegen der User können Sie den Nutzern direkt im Erstellprozess die gewünschte Lizenz zuweisen.

Mit einem Klick auf „Benutzer und Gruppen“ in der Office 365-Verwaltungskonsole ändert sich die Ansicht und Sie können Benutzer hinzufügen und Lizenzen zuweisen. Mit einem Klick auf das „Plus“ fügen Sie einen neuen Benutzer hinzu.

Microsoft Office 365 beim Zuweisen der Nutzerlizenzen
Abbildung 1: Der Admin kann den Benutzern Lizenzen zuweisen


Bitte vergeben Sie für diesen Benutzer einen Benutzernamen und weisen Sie ihm unter dem Punkt „Produktlizenzen“ dann die Lizenzen für die einzelnen Dienste zu.

Im nächsten Schritt können Sie noch festlegen, an welche E-Mail-Adresse die neuen Log-in-Daten gesendet werden sollen.

Microsoft Office 365 beim erfolgreichen Erstellen eines Nutzerprofils
Abbildung 2: Der neu angelegte User erhält eine E-Mail mit temporären Zugangsdaten


Sie können bei der Benutzererstellung auswählen, dass dieser bei der ersten Anmeldung ein neues Kennwort vergeben muss. In seinem Konto hat der Benutzer dann die Zugänge zu den vom Microsoft 365-Admin zugewiesenen Diensten wie z. B. Outlook, OneDrive, oder Microsoft Teams, sofern der jeweilige Microsoft- bzw. Office 365-Plan diese Dienste beinhaltet.

Weitere Informationen finden Sie in unseren FAQs.

Umbenennen eines bestehenden Benutzers

Um einen bestehenden Benutzer in Ihrem Microsoft 365- / Office 365-Paket umzubenennen, melden Sie sich mit Ihrer Admin-ID an. Im Menü „Aktive Benutzer“ wählen Sie den entsprechenden User aus und klicken auf „Benutzernamen“ verwalten. Nun können Sie den Benutzernamen ändern. Außerdem lassen sich in dem Benutzermenü auch E-Mail-Aliase verwalten, Rollen zuweisen und die Kontaktinformationen inklusive des Anzeigenamens anpassen.

4. Domänen hinzufügen und DNS-Einstellungen setzen

Sie können eine bereits vorhandene Domain auch für Ihre Microsoft-Produkte nutzen. Die entsprechenden Einstellungen finden Sie im Microsoft 365 Admin Center unter dem Menüpunkt „Setup“ im Bereich „Anmelden und Sicherheit“ unter „Einrichten Ihrer benutzerdefinierten Domäne“. Durch die einzelnen Schritte leitet Sie der integrierte Assistent und unterstützt Sie mit sogar mit einer Video-Anleitung. Die DNS-Einstellungen selbst können Sie bei Ihrem Provider ändern.

5. Benutzer auf die Domäne umstellen

Um Ihre in Microsoft 365 angelegten Benutzer auf Ihre Domäne umzustellen, begeben Sie sich zunächst in die Benutzerverwaltung. Wählen Sie den Benutzer aus, der umgestellt werden soll und klicken Sie auf „Benutzernamen verwalten“. An dieser Stelle lässt sich nicht nur der Benutzername ändern, es kann auch eine Domäne über das Dropdown-Menü hinter dem „@“-Zeichen gewählt werden.
 

Microsoft Office 365-Benutzerverwaltung für Administratoren
Abbildung 3: Screenshot der Microsoft 365-Benutzerverwaltung
 

Stellen Sie den Benutzernamen dann von der „.onmicrosoft.com“ oder „.onmicrosoft.de“ auf Ihre eigene Domäne um. Sobald Sie diese Einstellung speichern, wird die Standard-E-Mail-Adresse sowie der Log-in-Name des Benutzers auf diesen Benutzernamen umgestellt.Sie können auch mehrere Benutzer gleichzeitig auf die gewünschte Domäne umstellen.

6. Office Software herunterladen und installieren


Je nachdem welche Benutzerlizenz von Microsoft 365 bzw. Office 365 Sie erworben haben, besteht die Möglichkeit, die Office-Anwendungen auf bis zu 5 PCs oder Macs zu nutzen.

Um die Anwendungen herunterzuladen und zu installieren, melden Sie sich auf der Microsoft-Loginseite mit Ihrem Account an. Beachten Sie hierbei, dass es sich um das Benutzerkonto und nicht das Admin-Konto handelt.

Sie befinden sich jetzt Office 365-Startseite. Dort haben Sie per Klick auf „Office installieren“ direkt die Möglichkeit, die Installationsdatei herunterzuladen. Für Admins ist das Office-Bereitstellungstool (Office Deployment Tool / ODT) praktisch: Sie können es nutzen, um die Installation der Office-Anwendungen auf den Rechnern der Mitarbeiter zu steuern bspw. Von einem Netzwerkrechner, sodass nicht jeder Mitarbeiter selbst den Download und die Installation vornehmen muss.

7. Outlook mit dem E-Mail-Postfach von Office 365/Microsoft 365 verbinden

Die Verbindung eines E-Mail-Postfachs von Office 365 bzw. Microsoft 365 mit Outlook (Desktop) kann mit wenigen Schritten eingerichtet werden:

1. Im Reiter Datei in Outlook auf „Konto hinzufügen“ klicken
2. E-Mail-Adresse des Microsoft 365/Office 365-Kontos eingeben und verbinden klicken
3. Geben Sie bei Aufforderung Ihr Kennwort ein, und wählen Sie dann OK > Fertig stellen aus, um mit der Verwendung Ihres E-Mail-Kontos in Outlook zu beginnen zu können.

Sollten Sie Outlook auf einem Mac nutzen, sehen die Schritte ähnlich aus:

1. Im Reiter Extras in Outlook auf „Konten“
2. Gehen Sie auf das +-Zeichen und „Neues Konto“
3. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Kontos ein
4. Ergänzen Sie notwendige Kontodaten und Passwort und klicken Sie auf „Konto hinzufügen“

8. Mobile Geräte mit dem E-Mail-Postfach von Microsoft 365 bzw. Office 365 verbinden

Sie können Ihre Microsoft 365- bzw. Office 365-E-Mail-Konten auch auf den unterschiedlichsten mobilen Geräten einrichten, z. B. Android-Mobiltelefone, iPhone-Geräte oder Tablets. Dabei können Sie sowohl die Outlook-Variante für das jeweilige Endgerät oder einen beliebigen anderen E-Mail-Client verwenden.

Die Verknüpfung Ihrer Mail-Konten läuft von E-Mail-Client zu E-Mail-Client und von Betriebssystem etwas unterschiedlich. Im Grunde benötigt man dafür neben dem E-Mail-Client nur die jeweilige E-Mail-Adresse und das Passwort.

Für die einzelnen Geräte und Betriebssysteme bietet Microsoft Schritt-für-Schritt-Anleitungen an:

9. Freigegebene Postfächer einrichten

Mithilfe von freigegebenen Postfächern kann eine bestimmte Personengruppe E-Mail-Nachrichten von einem gemeinsamen Konto, etwa von öffentlichen E-Mail-Adressen wie „info@contoso.com“ oder „kontakt@contoso.com“, sehr einfach überwachen und senden. Wenn eine Person in der Gruppe auf eine Nachricht antwortet, die an das freigegebene Postfach gesendet wurde, wird als Absender der E-Mail das freigegebene Postfach angegeben, nicht der einzelne Benutzer.

Freigegebene Postfächer sind ein hervorragendes Mittel zur Bearbeitung von E-Mail-Anfragen von Kunden, da sich mehrere Personen die Zuständigkeit für die Überwachung des Postfachs und das Beantworten von Anfragen teilen können. Ihre Kunden erhalten schnell Antworten auf ihre Anfragen und alle zugehörigen E-Mails sind in einem Postfach gespeichert.

Allen Mitarbeitern, die auf das freigegebene Postfach Zugriff erhalten sollen, muss die Berechtigung (Mitgliedschaft) dafür erteilt werden. Wenn Sie die automatische Zuordnung aktiviert haben, wird das freigegebene Postfach in der Outlook-App der berechtigten Benutzer automatisch angezeigt, nachdem sie Outlook geschlossen und erneut gestartet haben. Den freigegebenen Postfächern werden keine Lizenzen zugewiesen, solange das Speicherkontingent von 50 Gigabyte nicht überschritten wird. Die notwendigen Schritte für die Einrichtung sind:

  • Beim Microsoft Admin Center anmelden 
  • Zu „Freigegebene Postfächer“ unter „Gruppen“ wechseln 
  • Auf „+ Freigegebenes Postfach hinzufügen“ klicken 
  • Auf der Seite einen Namen für das freigegebene Postfach, eine E-Mail-Adresse und eine Domäne auswählen
  • In den nächsten Schritten können Sie dann Mitglieder zu dem freigegebenen Postfach hinzufügen und die Details bearbeiten.


 Microsoft Office 365-Einrichtung eines freigegebenen Postfachs
Abbildung 4: Sie können ein freigegebenes Postfach erstellen und Mitglieder hinzufügen


Klicken Sie auf eines der freigegeben Postfächer, können Sie weitere Personen hinzufügen, die es dann überwachen und E-Mails versenden können. Klicken Sie dazu im Bereich „Mitglieder“ auf „Bearbeiten“. Im folgenden Dialog finden Sie dann eine Suchfunktion, über die Sie Personen in Ihrer Organisation finden und hinzufügen können. Hinzugefügte Personen lassen sich hier auch wieder entfernen.

10. Die Berechtigungsstruktur für eine Dokumentenbibliothek einrichten

Unter gewissen Umständen sollten SharePoint-Nutzer Dokumente nur lesen, aber nicht bearbeiten dürfen. Die Dokumentenbibliotheken dienen der übersichtlichen Darstellung sowie Verwaltung von Dateien und Dokumenten und vereinfachen ihre Organisation. Die Berechtigungen lassen sich für einen oder mehrere Benutzer anpassen. Detaillierte Informationen zur Einstellung der Berechtigungen bei SharePoint bietet dieser Support-Artikel von Microsoft.

Im Sharepoint-Admin Center lassen sich auch zahlreiche weitere Aufgaben erledigen. Hier finden Sie zum Beispiel eine Übersicht alle Websites, auch der gelöschten, können die Richtlinien in Ihrem Unternehmen verwalten und finden Funktionen zur Datenmigration.

11. Schulungscenter für Office 365-Dienste

Das Schulungscenter von Microsoft für Office 365 bietet Ihnen umfassende Informationen, Tipps sowie eine große Auswahl an Vorlagen.

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Mann mit Headset sitzt vor zwei Bildschirmen


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Letzte Bearbeitung: 17.06.2020