Virtuelle Meetings: Alles zu Planung und Gestaltung

Vor einem virtuellen Meeting sollten Sie ausreichend Zeit einplanen, damit Sie sich vorbereiten können. Dabei gehen Sie am besten schrittweise vor.

Schritt 1: Legen Sie das Thema des Meetings sowie eine Agenda fest.

Diese sollte Folgendes enthalten:

• Wichtige zu besprechende Punkte
• Einen Zeitplan für die einzelnen Themen
• Die Teilnehmeranzahl
• Beiträge der einzelnen Teammitglieder
• Relevante Dateien oder Dokumente

Darüber hinaus ist es wichtig, konkrete Richtlinien für Business-Meetings niederzuschreiben. In diesen können Sie beispielsweise festlegen, ob Teilnehmer frei sprechen dürfen oder aufgerufen werden, ob die Kameras während der gesamten Zeit eingeschaltet bleiben müssen, ob im Meeting gegessen werden darf etc.

Schicken Sie Agenda und Richtlinien mindestens 24 Stunden vor Beginn der Konferenz an alle Meetingteilnehmer, damit diese auf dem gleichen Stand sind und sich vorbereiten können.

Wichtig: Insbesondere mit Blick auf die Teilnehmeranzahl sollten Sie sich ein Konferenztool suchen, das zu Ihren Bedürfnissen passt. Mit Zoom X können Sie Business-Meetings für bis zu 200 Teilnehmer organisieren.

Schritt 2: Finden Sie einen Termin. Das kann insbesondere dann kompliziert sein, wenn Ihr Team oder Ihre Kunden über verschiedene Länder und Zeitzonen verteilt sind. Daher ist es wichtig, möglichst viel Vorlaufzeit einzuplanen – je länger diese ist, desto einfacher lassen sich Terminkollisionen vermeiden.

Schritt 3: Schaffen Sie als Moderator während des Meetings eine lockere, aber professionelle Atmosphäre. Planen Sie unbedingt Zeit für ein lockeres Gespräch ein. Währenddessen können sich Mitarbeiter oder Kunden über Privates austauschen, abseits der Themen auf der Agenda. Umso engagierter verlaufen häufig anschließend die Geschäftsgespräche.

Sind einige Anwesende dabei allerdings gezwungen, über Stunden passiv zuzuhören, ist das häufig langweilig und ermüdend. Für virtuelle Meetings bietet es sich daher an, jedem Mitarbeiter eine Aufgabe zuzuweisen – das hebt die Motivation und sorgt für eine positive Meetingkultur. Ein Teammitglied führt beispielsweise Protokoll, während ein anderes Fragen notiert, die während eines Brainstormings entstehen, oder Folien für Präsentationen ordnet.

Präsenzmeetings sind nach wie vor wichtiger Bestandteil des Arbeitsalltags. Wenn sich alle Beteiligten im selben Raum befinden, lässt sich direkter und offener kommunizieren – das wiederum stärkt den Zusammenhalt im Team.

Nachteile bestehen vor allem für Mitarbeiter, die weit entfernt von den Büroräumlichkeiten wohnen, körperlich eingeschränkt oder stark durch Familie oder Verwandte gebunden sind. Für solche bedeutet es unter Umständen Stress, an Präsenzmeetings teilzunehmen, die auch online abgehalten werden könnten. Hierfür bietet sich die Kombination aus Vorort- und digitalen Besprechungen als Alternative an.

Die Vorteile von virtuellen Meetings liegen auf der Hand. So haben Remote-Lösungen insbesondere während der Corona-Pandemie ihren Wert bewiesen. Ohne entsprechende Möglichkeiten wäre es für Firmen schlicht nicht möglich gewesen, den Betrieb aufrecht zu erhalten, da Mitarbeiter sich aufgrund von Kontaktbeschränkungen nicht im selben Raum aufhalten durften.

Zudem ermöglichen virtuelle Meetings eine bessere Work-Life-Balance. Väter und Mütter können sich bei der Betreuung der Kinder zu Hause abwechseln, aber gleichzeitig vom Homeoffice aus arbeiten. Nicht zuletzt Mitarbeiter, die weit entfernt vom Firmenstandort wohnen, sind durch Videokonferenzsoftwares in der Lage, ohne lange Wege an digitalen Meetings teilzunehmen.

Außerdem ist es für Firmen günstiger, virtuelle Meetings abzuhalten, da für größere Präsenzmeetings nicht selten Räumlichkeiten angemietet werden müssen.

Nachteile liegen in erster Linie im sozialen Miteinander. Menschen, die häufig im Homeoffice arbeiten und primär über virtuelle Meetings am Büroalltag teilnehmen, fühlen sich häufig isoliert. Zudem existieren viele Ablenkungen im eigenen Zuhause, die während virtueller Meetings die Konzentration stören können.

Aber auch der Datenschutzaspekt spielt eine Rolle. So dringen Kriminelle deutlich leichter in digitale Video- oder Telefonkonferenzen ein, um an Daten oder Informationen zu kommen, als in Vorort-Meetings.

Werden während virtueller Telefon- oder Videokonferenzen sensible Informationen über Ihr Unternehmen, Kunden- und Personendaten etc. geteilt, ist es wichtig, für ein Maximum an Datenschutz und Sicherheit zu sorgen.
Unbefugte sollten nicht an virtuellen Meetings teilnehmen können und keine Möglichkeiten haben, auf Daten von Kunden oder Mitarbeitern zuzugreifen.
Zoom X sichert Video- und Telefonkonferenzen zuverlässig ab.

Das tut es beispielsweise durch:

• Zugriffskontrollen
• Passwortschutz
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung

Es setzt darüber hinaus die strengen Datenschutzbestimmungen der Europäischen Union um. Daten der Teilnehmer Ihrer virtuellen Meetings werden ausschließlich auf in Deutschland befindlichen Servern gespeichert (in Frankfurt am Main und Biere). Ein Zugriff durch in- oder ausländische Behörden ist daher unwahrscheinlich.

Zoom X enthält verschiedene Funktionen, um virtuelle Meetings im Business-Umfeld effizienter zu gestalten. So ist es Ihnen beispielsweise mit den praktischen Aufzeichnungsoptionen möglich, Meetings aufzunehmen. Dadurch können sich abwesende Mitarbeiter und Teamkollegen im Anschluss zumindest die Mitschnitte ansehen.

Mithilfe des Audio-Wasserzeichens ist es nebenbei ein Leichtes, unberechtigte Mitschnitte von Zoom-Meetings zu markieren.
Besonders praktisch ist auch das Zoom X Whiteboard. Mit dessen Hilfe lassen sich in virtuellen Meetings Ablaufpläne, Brainstorming-Tabellen oder Flipcharts erstellen und mit sämtlichen Anwesenden teilen. Das spart nicht nur Papier, sondern ermöglicht es auch, Teilnehmern in Echtzeit mitzuarbeiten.
Durch die integrierten Chat-Funktionen können sie sich auch außerhalb des virtuellen Konferenzraums austauschen.
Händische Protokolle entfallen, weil sich die Boards anschließend einfach als Bild, PDF oder CSV herunterladen lassen. Dabei sind bis zu drei gleichzeitig bearbeitbare Whiteboards verfügbar.

Sie sind sich nach wie vor unsicher, ob Zoom X für Ihr Unternehmen geeignet ist? Testen Sie es hier bis zu 30 Tage kostenlos!
 

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