Angebote schreiben, passende Dienstleister finden und Einkäufe übersichtlich auflisten: Soll ein Bauprojekt reibungslos verlaufen, müssen alle Informationen akribisch festgehalten werden, auch um diese Erfahrungen für weitere Projekte zu nutzen. Am besten funktioniert das mit einem gepflegten und übersichtlichen Customer Relationship Management (CRM) System.
Aber bei seiner Digitalisierung hat die Baubranche Aufholbedarf. In der Studie Digitalisierungsindex Mittelstand 2021/2022 belegte das Baugewerbe im Branchenvergleich den letzten Platz. Doch die gute Nachricht ist: Die Unternehmen wollen ihre Digitalisierung weiter vorantreiben. 93 Prozent der befragten Baubetriebe planen ihre Ausgaben für digitale Lösungen beizubehalten oder zu erhöhen. Zwei Drittel (63 Prozent) planen ihr bestehendes Angebot kontinuierlich, um digitale Produkte und Geschäftsmodelle zu erweitern. Wie das Familienunternehmen Kögel Bau: Gemeinsam mit der Telekom hat der Mittelständler das CRM-System Microsoft Dynamics 365 eingeführt.
Herausforderung
Das alte CRM-System war veraltet, nicht intuitiv und stürzte regelmäßig ab. Zudem konnte es keine Schnittstellen zu anderen Programmen herstellen. Als Folge daraus erstellten die Mitarbeitenden parallel zahlreiche Excel-Listen. Das machte Arbeitsprozesse im Unternehmen unübersichtlich.
Lösung
Die CRM und ERP-Software Microsoft Dynamics 365 kombiniert Kundenmanagement mit Ressourcenplanung. Dank flexiblem Baukastensystem ist sie jederzeit erweiterbar. Der erfahrene Telekom-Partner ITVT übernimmt die Implementierung der Software sowie die Schulung der Mitarbeitenden.
Nutzen
Durch Dynamics 365 werden sämtliche Schritte im Bauablauf digital verwaltet, von der Planung über die Ausführung bis hin zur Abrechnung. Die zentrale Verfügbarkeit aller relevanten Daten ermöglicht eine zügige Erstellung von Angeboten, eine effiziente Ressourcenplanung und eine schnelle Abrechnung im Bauprozess. Darüber hinaus können die Daten für umfassende Analysefunktionen genutzt werden, um eine kontinuierliche Optimierung unserer Prozesse zu erreichen.
Zu viele Excellisten erschweren den Arbeitsalltag
,,Das alte System war ein in die Jahre gekommenes Branchentool. Es war unflexibel, stürzte oft ab und lies sich nicht intuitiv bedienen", sagt Thomas Lison, Teamleiter IT bei Kögel Bau. Kein Wunder also, dass die Mitarbeitenden so wenig wie möglich damit arbeiten wollten. Da das System keine Schnittstellen zu anderen Programmen wie E-Mail, Textverarbeitung oder Videokonferenztools hatte, legten die Mitarbeitenden parallel immer mehr Excellisten an. Das gestaltete den Arbeitsalltag sehr kompliziert und unübersichtlich. Um diese Situation zu verbessern, suchte Kögel Bau nach einer neuen CRM-Lösung.
Überblick über alle Bauprojekte mit Microsoft Dynamics 365
Bei der Ausschreibung konnte die Telekom mit Microsoft Dynamics 365 überzeugen. ,,Bei der Auswahl ging es nicht nur um die passende Software-Lösung, sondern auch darum, wem wir unser Vertrauen schenken", sagt Lison. Kögel und die Telekom arbeiten bereits seit mehreren Jahren zusammen. Unter anderem hat Kögel bereits Microsoft 365 gemeinsam mit der Telekom implementiert. Dynamics fügt sich in diese Umgebung ein und hat direkte Schnittstellen zu Anwendungen wie Word, Teams und Outlook.
So sparen sich die Mitarbeitenden die parallelen Excellisten und arbeiten auf einer Plattform. Der Mittelständler hat damit einen genauen Überblick über alle Bauprojekte. Egal ob Leadgenerierung, Angebote schreiben oder Dienstleister bewerten: Dynamics hilft Kögel Bau dabei, jetzt und in Zukunft datenbasiert die beste Entscheidung für jedes Bauprojekt zu treffen.
Dynamics lässt sich intuitiv bedienen, kann auch mobil genutzt werden und ist dank eines Baukastensystems beliebig erweiterbar. „Wir möchten flexibel bleiben und unser CRM-System an unsere Bedürfnisse anpassen. Beispielsweise haben wir gerade ein weiteres Unternehmen im Bereich Facility Management gegründet, das ebenfalls Dynamics nutzen wird", sagt Lison. ,,Die Telekom hat dieses Bedürfnis verstanden, andere Wettbewerber haben sich damit schwergetan."
Flexibles CRM-System unterstützt Wachstum
Der Telekom-Partner ITVT implementierte die Lösung von Juli 2021 bis Februar 2022 und schulte die IT-Abteilung, die ihr Wissen wiederum an die Kolleginnen und Kollegen weitergeben konnten. Aktuell arbeiten Kögel, die Telekom und ITVT daran, alle Projektbeteiligten lückenlos ins CRM-System zu integrieren und regelmäßig Reportings zu generieren. Zudem soll auch die Marketing-Abteilung mit Dynamics arbeiten können - beispielsweise, um potenzielle Kund*innen auf Bauprojekte hinzuweisen, Newsletter zu analysieren und eine Marketingbroschüre zu digitalisieren.
IT-Leiter Lison kann sich aber auch weitere Digitalisierungsprojekte in Zusammenarbeit mit der Telekom vorstellen: ,,Wenn es bei uns um Digitalisierung geht, ist die Telekom der erste Ansprechpartner."
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