Logo vom Gastronomieunternehmen Rauschenberger

Rauschenberger Catering & Restaurants

Seit seiner Gründung im Jahr 1982 hat sich Rauschenberger zu einem führenden deutschen Unternehmen im Bereich der Fine Dining Gastronomie und Eventcatering-Branche entwickelt. Mit einer breiten Kundenbasis in der gesamten EU und der Schweiz bietet Rauschenberger erstklassiges Eventcatering. Das Unternehmen beschäftigt rund 500 Mitarbeiter*innen, die sich leidenschaftlich um das Wohl der Gäste kümmern. Ziel ist es, als führender Gastronomiedienstleister interne Abläufe perfekt zu organisieren und digital zu unterstützen, um Gästen ganz besondere Momente im Rahmen einer gastronomischen Veranstaltung zu bieten. Dabei wird alles abgedeckt, beginnend beim ersten E-Mail Kontakt bis hin zum Managen eines gelungenen Abends.

Wie Rauschenberger Dynamics 365 effizient nutzt

Haben die Eventplaner von Rauschenberger bisher selbst komplexeste Großevents weitgehend mit Excel-Sheets und Word-Dateien vorbereitet, steht dem Caterer heute eine zentrale Software aus der Cloud zur Verfügung. Um alle Planungs- und Management-Prozesse durchgehend digital unterstützen zu können, fiel die Entscheidung von Rauschenberger auf das CRM-System Microsoft Dynamics 365.

In Microsoft Dynamics fließen alle Daten der einzelnen Gewerke eines Events zusammen – vom Angebot über den Einkauf, die Küchen und Personalplanung bis hin zur finalen Rechnungserstellung. Dafür ist die zentrale Software unter anderem über Datenschnittstellen mit Speziallösungen mehrerer Bereiche verbunden. Zudem ermöglicht die von der Telekom eingeführte Lösung eine KI-gestützte Auswertung der Events und die Nutzung der Ergebnisse für zukünftige Insights in Planungen – was unter anderem zu Einsparungen führt und die Verschwendung von Ressourcen verringert.



Herausforderung

Rauschenberger wollte die bisherigen, überwiegend per Hand geplanten Events durchgehend digital erfassen. Ziel war es, eine Software zu nutzen, mit der sich alle Teilschritte vom Angebot bis zur Analyse zentral verwalten lassen. Die Software sollte zudem Schnittstellen zu allen Speziallösungen integriert haben.

Lösung

Die CRM und ERP-Software Microsoft Dynamics 365 kombiniert Kundenmanagement mit Ressourcenplanung. Dank flexiblem Baukastensystem ist sie jederzeit erweiterbar. Der erfahrene Telekom-Partner ITVT übernimmt die Implementierung der Software sowie die Schulung der Mitarbeitenden.

Nutzen

Durch Dynamics 365 werden sämtliche Phasen eines Events digital verwaltet, von der Planung über die Ausführung bis hin zur Abrechnung. Die zentrale Verfügbarkeit aller relevanten Daten ermöglicht eine zügige Erstellung von Angeboten, eine effiziente Ressourcenplanung und eine schnelle Abrechnung. Darüber hinaus können die Daten für umfassende Analysefunktionen genutzt werden, um eine kontinuierliche Optimierung von Prozessen zu erreichen.




 

Foto von Merle Schütt

"Die neue Telekom-Lösung verringert unseren Arbeitsaufwand, hilft Ressourcen nachhaltig einzusetzen und spart uns so am Ende des Tages Geld ein."


Merle Schütt
Mitglied der Geschäftsleitung Rauschenberger Catering & Restaurants





Indoor Catering

Effizientes Eventmanagement durch CRM

Wenn die Durchführung von Events für mehrere hundert Gäste perfekt ablaufen soll, müssen viele Einzelgewerke bis ins letzte Detail geplant und aufeinander abgestimmt werden. Dafür haben die Mitarbeiter*innen des Premium-Caterers Rauschenberger früher für jedes Event mit umfassendem Aufwand Excel-Tabellen und Word-Dokumente manuell erstellt und bearbeitet. Das hat laut Rauschenberger natürlich auch funktioniert, war aber nur nicht so effizient.

„Wir haben zwar digital gearbeitet, da wir neben Word und Excel auch einige Einzellösungen für die Disposition, das Lager oder die Küchenplanung im Einsatz hatten“, sagt Merle Schütt, die als Mitglied der Geschäftsleitung die Digitalisierung von Rauschenberger vorantreibt. „Aber die einzelnen Lösungen waren isoliert. Es gab keine zentrale Software, in die die Daten rund um ein Event automatisiert reinfließen konnten.“



Microsoft Dynamics 365 aus der Cloud

Die Telekom empfahl dem Event-Caterer als zentrale Software Microsoft Dynamics 365 einzuführen und die Lösung aus der Azure Cloud von Microsoft zu beziehen. Dies hat den Vorteil, dass für die Software keine eigenen Server angeschafft und betrieben werden müssen. Mit Dynamics 365 kann Rauschenberger die meisten Prozesse im Unternehmen durchgängig digital steuern. Angebote lassen sich heute in wenigen Minuten auf Basis vorhandener Vorlagen und Daten einfach „zusammenklicken“. Sobald Aufträge eingehen, stehen der Disposition und den Köchen sofort alle relevanten Daten der Veranstaltung in ihrer jeweiligen Software zur Verfügung.

„Da wir nach einem Event Daten für eine Analyse auch per Hand zusammentragen mussten, hatten wir dafür meist keine Zeit“, sagt Merle Schütt. Daher wurde für die Planung der benötigten Lebensmittel meist auf Erfahrungswerte zurückgegriffen. „Das Wissen war in den Köpfen einzelner Mitarbeiter. Waren sie nicht verfügbar, mussten wir aus dem ‚Bauchgefühl‛ planen.“ Eine Folge: Zu viele Lebensmittel landeten nach einer Veranstaltung im Lager. Rauschenberger nutzt durch CRM eine KI-basierte Lösung, mit der sich die benötigten Lebensmittel genauer am tatsächlichen Bedarf kalkulieren lassen.



Individuelle Kundenwünsche flexibel erfüllen

Damit die Einzellösungen Daten automatisiert in die zentrale CRM Lösung Dynamics 365 übertragen, hat die Telekom die zentrale Software über Schnittstellen mit den jeweiligen Speziallösungen verbunden, unter anderem für die Warenwirtschaft und das Veranstaltungsmanagement. Vorher mussten zum Beispiel mehr als 10.000 Lagerartikel mit Excel-Tabellen erfasst und gepflegt werden. „Da wir die Daten nicht mehr händisch einpflegen müssen, sind wir auch deutlich flexibler, wenn Kunden individuelle Wünsche haben. Suppe mit oder ohne Zwiebeln, Nachtisch mit und ohne Zucker. Heute kein Aufwand mehr für uns“, so die Digitalisierungsmacherin von Rauschenberger. Was auch auf die Firmen-DNA einzahlt: Als leidenschaftlicher Gastgeber „Gästen wie Freunden zu begegnen“. Damit jeder der Teilnehmer einen unvergesslichen Abend erlebt. Ein Grund, warum Rauschenberger Catering & Restaurants seit Jahren zu den Top 5-Caterern Deutschlands gehört.





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