Rauschenberger Catering & Restaurants
Digitales Event-Management
Der Premium-Event-Caterer und Restaurant-Betreiber Rauschenberger hat Microsoft Dynamics 365 als zentrale Software eingeführt und alle Speziallösungen damit verknüpft.
Haben die Eventplaner von Rauschenberger bisher selbst komplexeste Großevents weitgehend mit Excel-Sheets und Word-Dateien vorbereitet, steht dem Caterer heute eine zentrale Software aus der Cloud zur Verfügung. Um alle Planungs- und Management-Prozesse durchgehend digital unterstützen zu können, entschied sich Rauschenberger, die CRM-Lösung Microsoft Dynamics 365 einzuführen.
In Microsoft Dynamics fließen alle Daten der einzelnen Gewerke eines Events zusammen – vom Angebot über den Einkauf, die Küchen und Personalplanung bis hin zur finalen Rechnungserstellung. Dafür ist die zentrale Software unter anderem über Datenschnittstellen mit Speziallösungen mehrerer Bereiche verbunden. Zudem ist es durch die von der Telekom eingeführten Lösung möglich, Events KI gestützt auszuwerten und die Ergebnisse für zukünftige Planungen zu nutzen – was unter anderem zu Einsparungen führt und die Verschwendung von Lebensmitteln verringert.
Microsoft Dynamics 365 aus der Cloud
Die Telekom empfahl dem Event-Caterer als zentrale Software Microsoft Dynamics 365 einzuführen und die Lösung aus der Azure Cloud von Microsoft zu beziehen. Dies hat den Vorteil, dass für die Software keine eigenen Server angeschafft und betrieben werden müssen. Mit Dynamics 365 kann Rauschenberger die meisten Prozesse im Unternehmen durchgängig digital steuern. Angebote lassen sich heute in wenigen Minuten auf Basis vorhandener Vorlagen und Daten einfach „zusammenklicken“. Kommen Aufträge rein, stehen der Disposition und den Köchen sofort alle relevanten Event-Daten in ihrer Einzelsoftware zur Verfügung.
„Da wir nach einem Event Daten für eine Analyse auch per Hand zusammentragen mussten, hatten wir dafür meist keine Zeit“, sagt Merle Schütt. Daher wurde für die Planung der benötigten Lebensmittel meist auf Erfahrungswerte zurückgegriffen. „Das Wissen war in den Köpfen einzelner Mitarbeiter. Waren sie nicht verfügbar, mussten wir aus dem ‚Bauchgefühl‛ planen.“ Eine Folge: Zu viele Lebensmittel landeten im Lager. Rauschenberger nutzt heute eine KI-basierte Lösung, mit der sich die benötigten Lebensmittel genauer am tatsächlichen Bedarf kalkulieren lassen.