Experteninterview
Kosten sparen mit Office 365

Stefan Mello: Nun, diese Frage lässt sich nicht sofort eindeutig beantworten. Aus den Erfahrungen meiner Tätigkeit in einer Unternehmensberatung kann ich sagen, dass genaue Werte immer eine Kostenanalyse unter Berücksichtigung der Ist-Situation und den Zukunfts-Planungen des Unternehmens erfordert. Erst dann wird man genaue Werte erhalten. Klar ist, dass Kosten Office 365 für den Betrieb der IT-Infrastruktur, Lizenz- und Personalkosten bei solchen Analysen immer eine große Rolle spielen.

Prinzipiell profitieren jedenfalls gerade kleine und mittelständische Unternehmen von Cloud-Lösungen – insbesondere von Skaleneffekten, die durch die Bündelung und Zentralisierung von Funktionen zum Tragen kommen. Bisher kamen üblicherweise nur große Unternehmen in diesen Genuss. Für Funktionalitäten wie sie Office 365 bietet, müsste im Vergleich zu einer On-Premise-Lösung beispielsweise in eine Vielzahl von Software-Lizenzen investiert werden. Das beginnt bei den Office-Lizenzen, geht über Exchange-Server, SQL-Server, Microsoft Teams-Server und SharePoint-Server.

Hinzu kommen nach dem Lizenzmodell von Microsoft auch noch die Client-Zugriffslizenzen. In einer On-Premise-Variante müssen die jeweiligen Produkte natürlich auch noch bereitgestellt und betrieben werden.

Stefan Mello: Allerdings! Unternehmen können kurzfristig verschiedene Kosten sparen – etwa für Klimatisierung, Stellfläche, Strom, Zugangssicherungen oder die Alarmanlage. Der Administrator oder das externe Personal müssen sich nicht mehr um den Betrieb der Server und die routinemäßig anfallenden Aufgaben wie das Einspielen von Patches und Updates der Serversysteme kümmern. Das übernehmen die Fachleute im Rechenzentrum. Und das bei einer Verfügbarkeit von 99,9 % der Services! Solche Verfügbarkeiten im Vergleich zu einer On-Premise-Infrastruktur sind nur mit redundant ausgelegten System zu erzielen. Das bedeutet in letzter Konsequenz natürlich auch, dass sich Geschäftsverluste durch System-Ausfälle wesentlich reduzieren können.

Freiwerdende Ressourcen von Mitarbeitern können dabei für wichtigere und wesentlich interessantere Aufgaben, beispielsweise für die Unterstützung von Geschäftsprozessen durch SharePoint-Funktionalitäten eingesetzt werden.

Hinzu kommen Einsparungen durch die bereits erwähnten Lizenzkosten. Für eine wirklich günstige und flexible Lizenzsituation müssen Sie im Normalfall eine bestimmte Unternehmensgröße erreicht haben. Beispielsweise wird ein sogenanntes „Enterprise Agreement“ üblicherweise ab ca. 250 Nutzern geschlossen. Durch die zentralisierte Cloud-Lösung erhalten Sie als Kleinunternehmen mit geringen Benutzerzahlen ebenfalls eine gute Ausgangsbasis für niedrige Lizenz-Kosten, vor allem sind dafür bei Office 365 cloud keine Investitionen gebunden. Gerade also auch für Start-ups eine willkommene Möglichkeit, schnell, professionell und kostengünstig mehr oder weniger auf Knopfdruck auf benötigte IT-Dienste zurückgreifen zu können.

Stefan Mello: Die positiven Auswirkungen sind auch auf die lange Sicht nicht zu unterschätzen! Durch moderne Technologien wie Office 365 cloud lassen sich Ihre Geschäftsprozesse wirklich elegant unterstützen und die Produktivität Ihrer Mitarbeiter steigern. Beispielsweise werden durch eine strukturierte Dateiablage und intelligente Suche, die Zeiten für das Wiederauffinden von Daten wesentlich verringert.

Soziale Funktionen in SharePoint Online machen kollektives Wissen schnell verfügbar. Funktionen wie Taggen, Folgen, Bewerten, Liken, Wiki, Blog und Foren sind dazu bereits in SharePoint Online enthalten. Diese Funktionen werden manchmal unterschätzt, können jedoch einen enormen Beitrag zur Verbesserung der Qualität und Kommunikation leisten. Ihre Mitarbeiter fühlen sich durch die Interaktionsmöglichkeiten einbezogen und gut bewertete und qualitativ hochwertige Informationen werden bei einem Suchergebnis vor weniger gut bewerteten Materialien angezeigt.

Außerdem lassen sich je nach Unternehmen weitere Automatisierungen erreichen. Zum Beispiel im Bereich des Formularwesen, bei Reiseanträgen oder Urlaubsanträgen. SharePoint liefert dafür bereits einige Vorlagen. Passen diese nicht auf Ihre Bedürfnisse, können mit Hilfe einer Software wie etwa Infopath oder SharePoint Designer – die bereits in einer entsprechenden Office 365 Edition enthalten ist – Anpassungen durchgeführt werden. Die beiden Tools sind leicht zu verstehen, da sie sehr an die bekannte Office-Suite angelehnt sind. Tiefgängiges Programmierwissen wird also nicht benötigt.

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