Externe E-Mail Dienste in Microsoft 365

Dieser Artikel informiert Sie über folgende Punkte:
 

• Private E-Mails über Microsoft 365 bzw. Office 365 abrufen
• Private Kalender und Adressbücher in Microsoft 365 bzw. Office 365 einbinden
• Verbindung der E-Mail-Domain (MX Record) mit Microsoft 365 bzw. Office 365
• Eigene Exchange Server nach Microsoft 365 bzw. Office 365 umziehen
   

Die Kommunikation per E-Mail ist heutzutage integraler Bestandteil unseres Alltags – egal, ob beruflich oder privat. Seit vor rund 35 Jahren die allererste Mail der Geschichte an der Universität Karlsruhe empfangen wurde, hat sich so einiges getan. Im Jahr 2022 nutzten beispielsweise rund 80 Prozent der Deutschen täglich E-Mail-Dienste. Über die verschiedenen E-Mail-Accounts werden laut Statista täglich rund 340 Milliarden Nachrichten versendet – eine unglaubliche Informationsflut! Da fast jeder Zweite inzwischen zwei oder mehr E-Mail-Adressen besitzt, kann die tägliche Abfrage aber manchmal recht umständlich sein. Der Log-in in verschiedene private und berufliche Accounts kostet Zeit und ist mitunter unkomfortabel. Für dieses Problem gibt es eine einfache und praktische Lösung – die Einbindung Ihrer verschiedenen Postfächer in Microsoft 365 bzw. Office 365!

Der Markt der E-Mail-Anbieter ist groß: Diverse kostenlose E-Mail-Dienste (Freemailer) wie Gmail, GMX, Web.de, T-Online, Strato und Co. bieten E-Mail-Services an. Da User aber bei der Nutzung verschiedener E-Mail-Dienste schnell den Überblick verlieren, bietet sich der Abruf über ein zentrales System an – z. B. über Microsoft Outlook. Da der Zugriff auf Online-Postfächer heutzutage weitestgehend über das Internet Message Access Protocol (IMAP) erfolgt, ist es ziemlich einfach, mehrere E-Mail-Accounts gebündelt über Microsoft Outlook abzurufen. Der große Vorteil: Dank IMAP werden die Mails vom jeweiligen Server abgefragt, dort aber nicht mehr gelöscht – wie es noch beim POP3-Übertragungsprotokoll der Fall war. Der Synchronisation zwischen Outlook und dem Drittanbieter ist es zu verdanken, dass die Mails nach der Anbindung in beiden Systemen zur Verfügung stehen – weltweit und jederzeit. Um Microsoft 365 bzw. Office 365 mit einem externen E-Mail-System zu verbinden, genügt es, Outlook den Zugriff auf die Benutzerpostfächer des Quell-E-Mail-Systems zu erlauben. Dies geschieht per Eingabe der externen E-Mail-Adresse und des Benutzerkennworts in Outlook im Bereich „Konto hinzufügen“. Auch die E-Mails eines T-Online-Accounts können so über Outlook abgerufen werden. Doch wie funktioniert das genau?
 

• Schritt 1: Da bei einer IMAP-Migration keine Postfächer in Microsoft 365 bzw. Office 365 erstellt werden, sollten Sie zunächst für jeden Benutzer ein eigenes Postfach einrichten.
• Schritt 2: Rufen Sie die benötigten Informationen von Ihrem IMAP-Quell-E-Mail-System ab. Um den Zugriff auf Ihr E-Mail-Konto zu ermöglichen, brauchen Sie sowohl die E-Mail-Adresse als auch den aktuellen Benutzer-Log-in und die Bezeichnung des Posteingangs- und Postausgangsservers.
• Schritt 3: Fügen Sie nun unter Outlook ein neues Konto hinzu und tragen Sie die entsprechenden Daten Ihres E-Mail-Systems ein.
• Schritt 4: Im Fenster „Kontoeinstellungen testen“ können Sie überprüfen, ob der Zugriff auf Ihr bisheriges IMAP-Konto reibungslos funktioniert.
• Beachten Sie, dass maximal 500.000 E-Mails aus dem alten Konto migriert werden können. Kontakte, Kalenderelemente und Aufgabenlisten werden nicht automatisch migriert, können aber manuell hinzugefügt werden.

Nicht nur E-Mails lassen sich über Outlook abrufen, auch Ihre privaten Kalender und Adressbücher können mit nur wenig Aufwand in Office integriert werden. Dies funktioniert per Personal-Store-Datei (PST). In diesem Dateiformat, welches zu Outlook gehört, lassen sich verschiedene Informationen wie Aufgaben, Notizen, E-Mails und Kalendereinträge speichern, um diese aus Outlook zu exportieren oder von einem externen Account zu importieren. Um private Kalender anderer Anbieter nutzen zu können, sollten die entsprechenden Daten in einer solchen PST-Datei gesichert werden. Um die Informationen aus anderen Programmen oder Dateien zu importieren, stellt Microsoft mehrere Methoden zur Verfügung. Vom manuellen Import der Datei bis hin zur automatisierten Massenmigration sind viele Wege denkbar, um externe Mails, Kalender und Adressbücher in Outlook zu verwenden:
 

• Schritt 1: Um die PST-Datei manuell zu importieren, wählen Sie in Outlook „Datei importieren“ aus.
• Schritt 2: Im Import-Assistent klicken Sie anschließend auf „Aus anderen Programmen oder Dateien importieren“ und wählen als Dateityp „Outlook Datendatei (.PST)“.
• Schritt 3: Teilen Sie Outlook anschließend mit, wie das Programm mit eventuellen Duplikaten umgehen soll. Sie können Duplikate entweder durch importierte Elemente ersetzen lassen, Dopplungen generell zulassen oder den Import von Duplikaten komplett unterbinden.
• Schritt 4: Im nächsten Schritt können Sie noch festlegen, welche Unterordner beim Import berücksichtigt werden sollen. Hier haben Sie z. B. die Möglichkeit, bereits gelöschte Dokumente vom Import auszuschließen.
• Schritt 5: Nach einem Klick auf „Fertig stellen“ startet Outlook mit dem Import der PST-Datei. 

PST-Dateien mit Kontakten, Kalendern und Aufgaben lassen sich einfach importieren

Um mehrere Bürorechner für den Einsatz externer Mail-Accounts, Adressbücher oder Kalender vorzubereiten, muss Microsoft 365 bzw. Office 365 so eingerichtet werden, dass es den Besitzer einer Domäne erkennt und für den Zugriff autorisiert. Dies geschieht im Normalfall durch die Eingabe der DNS-Einträge des externen Anbieters. Durch das Hinzufügen eines passenden MX-Eintrags werden E-Mails, welche auf Ihrem eigenen Mailserver eingehen, automatisch an Microsoft 365 / Office 365 weitergeleitet. Somit haben Sie durch die Konfiguration von MX Record die komfortable Möglichkeit, Ihre Domains auch mit eigenen Mailservern zu betreiben. Welche Schritte Sie dabei genau vornehmen müssen, erklärt die Schritt für Schritt-Anleitung „Eigene Domain hinzufügen“.

Größere Unternehmen verfügen meist über einen eigenen Exchange-Server, über den E-Mails versendet und empfangen werden. Richtig komfortabel wird die Büroarbeit, wenn vorhandene Verzeichnisdienste und die lokale Installation von Exchange Server, Microsoft Teams oder SharePoint mit Microsoft 365 integriert werden. Praktisch ist für Unternehmen außerdem die Auslagerung der Office-Anwendungen in die Cloud. Sämtliche Office-Programme können so per Webbrowser gestartet werden – zeitliche und räumliche Einschränkungen gehören der Vergangenheit an. Dank Exchange Online bleiben E-Mails, Kontakte und Kalender immer und überall aktuell und können ebenfalls von jedem Ort mit Internetanschluss abgerufen werden. Bereits vorhandene lokale Exchange Server lassen sich ohne viel Aufwand komfortabel zu Microsoft 365 bzw. Office 365 migrieren. Damit ein Administrator alle E-Mails, Kalenderinformationen und Kontakte aus lokalen Benutzerpostfächern zu Office 365 migrieren kann, bietet Microsoft drei verschiedene Methoden:

Möglichkeit 1 – Übernahmemigration: Bei einer Cutover Migration (Übernahmemigration) migrieren Sie alle lokalen Postfächer nach Microsoft 365 oder Office 365. Sie sollten die Cutover-Migration nutzen, wenn Sie planen, Ihre gesamte E-Mail-Umgebung zu Microsoft 365 oder Office 365 zu migrieren und die dazugehörigen Benutzerkonten dort zu verwalten. Sie können maximal 2.000 Postfächer von Ihrer lokalen Exchange-Umgebung zu Microsoft 365/Office 365 mit dieser Methode migrieren. Die empfohlene Anzahl an Postfächern ist jedoch 150. Eine größere Anzahl kann sich negativ auf die Leistung auswirken. Die Kontakte und Verteilergruppen werden dabei ebenfalls migriert. Detaillierte Informationen zum Vorgehen bietet diese Microsoft-Dokumentation.

Möglichkeit 2 – mehrstufige Migration: Im Migrationsdashboard ist es außerdem möglich, eine mehrstufige Migration zu konfigurieren. Mithilfe einer CSV-Datei können Administratoren so einzelne Benutzer definieren, deren Postfächer in Office 365 integriert werden sollen. Die mehrstufige Migration bietet sich vor allem für Unternehmen an, die mehr als 2.000 Postfächer verwalten. Genau Informationen zu dieser Methode bietet diese Microsoft-Dokumentation.

Möglichkeit 3 – hybride Migration: Sollten Sie in Ihrem Betrieb bereits mit lokalen und Online-Postfächern arbeiten und möchten diese komplett mit Microsoft 365 bzw. Office 365 integrieren, bietet sich die hybride Migrations-Methode an. Diese Importmethode funktioniert schrittweise in kleinen Batches und empfiehlt sich, falls Sie bislang beispielsweise mit Exchange Server 2010 oder Exchange 2013 gearbeitet haben.

Die Deutsche Telekom bietet bei allen Migrationsvorhaben nicht nur einen telefonischen Einrichtungsservice an, sondern auch einen kompetenten Importservice, der Sie vor Ort bei der Einrichtung cloudbasierter Software-Systeme oder Online-Postfächer unterstützt. Informieren Sie sich hier! 0800 33 04444

Datenschutz und Datenspeicherung bei den Microsoft Online-Diensten
 

Microsoft stellt seine Cloud-Angebote Microsoft 365, Office 365, Dynamics 365 und Microsoft Azure auch aus deutschen Rechenzentrums-Regionen zur Verfügung. Doch was bedeutet das genau für Sie und Ihre Daten? Die wichtigsten Fragen und Antworten rund um den Themenkomplex Datenschutz und Datenspeicherung bei den Online-Diensten von Microsoft finden Sie auf diesen Seiten:

• Microsoft Dokumentation: Wo werden meine Microsoft 365-Daten gespeichert?
• Microsoft Trust Center: Datenverwaltung bei Microsoft
• Microsoft Trust Center: Wo Microsoft Ihre Daten speichert
• Microsoft Trust Center: Wie Microsoft Ihre Daten bei Online-Diensten kategorisiert