Kalenderfreigabe in Microsoft 365

Wenn Sie in Microsoft 365 einen Kalender für einen Kollegen oder eine Kollegin freigeben möchten, lässt sich dies unter anderem über das Office 365 Portal realisieren.

Als erstes melden Sie sich in Office 365 an und wechseln dann zur Webversion von Outlook. Anschließend öffnet sich Outlook in einem neuen Browser-Tab. Klicken Sie jetzt am unteren linken Rand des Fensters auf das Kalender-Symbol.

Anschließend befinden Sie sich in der Kalenderansicht von Outlook. Klicken Sie jetzt am oberen rechten Rand des Fensters auf die Schaltfläche Freigeben.

Nun öffnet sich ein Fenster, in dem Sie Personen hinzufügen können, mit denen Sie Ihren Kalender teilen möchten. Außerdem können Sie hier verwalten, welche Berechtigungen Personen haben, mit denen Sie Ihren Kalender geteilt haben.

Geben Sie die E-Mail-Adresse der Person ein, mit der Sie Ihren Kalender teilen möchten und wählen Sie die Berechtigungen, die die Person auf Ihren Kalender haben soll:

• Kann anzeigen, wann ich beschäftigt bin
• Kann Titel und Orte anzeigen
• Kann alle Details anzeigen
• Kann bearbeiten

Der eingeladene Mitarbeiter erhält nun eine E-Mail, in welcher ein Link enthalten ist, um den freigegebenen Kalender der eigenen Outlook Web App hinzuzufügen. Des Weiteren ist ein Link enthalten, um dem Mitarbeiter, welcher die Freigabe erstellt hat, Zugriff auf den eigenen Kalender zu gestatten.

Im Office 365 Portal finden sich die für Sie freigegebenen Kalender im Bereich "Kalender von Personen" auf der linken Seite. Dort können diese eingesehen, übereinandergelegt oder wieder entfernt werden.

Befolgen Sie folgende Schritte um einen Kalender in der Outlook-Anwendung unter Windows freizugeben:

1. Wechseln Sie in Outlook zunächst zur Kalender-Ansicht.
2. Klicken Sie dann oben im Menü-Band auf den Punkt Kalender freigeben und wählen Sie den Kalender aus, den Sie freigeben möchten.
3. Im nächsten Schritt öffnet sich ein Fenster mit den Berechtigungen. Klicken Sie jetzt auf Hinzufügen.
4. Im nächsten Schritt wählen Sie alle Personen aus, für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten.
5. Jetzt öffnet sich eine Übersicht mit den ausgewählten Personen und Sie haben die Möglichkeit, die Berechtigungen für die jeweilige Person festzulegen.
6. Mit einem Klick auf Ok bestätigen Sie die Einstellungen und geben den Kalender für die ausgewählten Personen frei.

Auf dem Mac unterscheiden sich Vorgehensweise und Benutzeroberfläche etwas:

1. Auch hier wechseln Sie zunächst in die Kalenderansicht von Outlook.
2. Klicken Sie nun im Menü-Band oben auf den Punkt Kalenderberechtigungen.
3. Es öffnet sich ein weiteres Fenster mit der Liste der Personen, für die Ihr Kalender freigegeben wurde und einer Übersicht der Berechtigungen.
4. Klicken Sie hier auf + und suchen Sie per Name oder E-Mail-Adresse nach der Person, für die Sie Ihren Kalender freigeben möchten und wählen Sie die gewünschten Berechtigungen aus.
5. Mit einem Klick auf die Schaltfläche Hinzufügen geben Sie Ihren Kalender für die ausgewählte Person frei.