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Microsoft 365: Datensicherung nach Testphase

Ratgeber: So sichern Sie Ihre Office-Daten nach der Testphase

Microsoft 365: So sichern Sie Ihre Office-Daten nach der Testphase

Themen in diesem Artikel


Sollten Sie Microsoft 365 oder Office 365 nach der Testphase nicht weiterverwenden wollen, können Sie die in den verschiedenen Anwendungen gespeicherten Daten herunterladen und auf Ihrem Rechner sichern. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie Outlook-Informationen speichern, Daten aus OneDrive for Business herunterladen und Ihre Yammer- sowie SharePoint-Informationen sichern können.

Sämtliche Inhalte von Microsoft Outlook abspeichern

In Outlook können Sie Ihre E-Mails, Kalender, Aufgaben und Kontakte in eine Outlook-Datei (.pst) abspeichern.

Die gesammelten Daten aus Outlook exportieren

  1. Öffnen Sie den Import/Export-Assistenten über Datei > Öffnen & Exportieren > Importieren/Exportieren.
     

    Screenshot des import/Export-Dialogs
     

  2. Wählen Sie als nächstes die Option „In Dateien exportieren“ aus und klicken Sie auf „Weiter“.
     

    Screenshot 2 des Import-/Export-Dialogs
     

  3. Im nächsten Schritt wählen Sie den Punkt „Outlook-Datendatei (.pst)“ und bestätigen erneut mit einem Klick auf „Weiter“.
     

    Screenshot 3 des Import-/Export-Dialogs
     

  4. Jetzt geben Sie noch das gewünschte Konto an, indem Sie den Namen oder die E-Mail-Adresse anklicken. Setzen Sie ein Häkchen bei „Unterordner einbeziehen“, wenn Sie eine vollständige Sicherung des Kontos samt E-Mails, Kalender, Kontakten und Notizen erstellen möchten.
     

    Screenshot 4 des Import-/Export-Dialogs
     

    Hinweis: Sie können immer nur ein Konto exportieren. Verwalten Sie mit Microsoft Outlook mehrere Konten, können Sie diese einzeln exportieren. Wiederholen Sie dafür für jedes Konto Schritte 1-4.
  5. Geben Sie jetzt noch einen Speicherort für die Outlook-Datendatei an und vergeben Sie einen Namen.
     

    Screenshot 5 des Import-/Export-Dialogs
     

  6.  Mit dem Klick auf „Fertig stellen“ erstellen Sie die Backup-Datei am festgelegten Zielort und können diese fortan in einer anderen Outlook-Version importieren.


Tipps:

  • Zur Sicherheit der archivierten Daten können Sie für eine neu erstellte Outlook-Datendatei (.pst) optional ein Passwort vergeben. Tragen Sie dazu einfach das Kennwort in beide Felder ein und klicken Sie auf „Ok“.
  • Exportieren Sie die Daten in eine bereits existierende und passwortgeschützte Outlook-Datendatei (.pst), müssen Sie das zugehörige Kennwort in das Feld eintragen und mit „Ok“ bestätigen.

Zugriff auf Outlook-Daten

Mit der erstellten PST-Datei können Sie:

  • Informationen in der PST-Datei zusammenführen und in einen anderen E-Mail-Account übertragen. Auf diese Weise verbinden Sie die gespeicherten E-Mails, Kalender, Aufgaben und Kontakte mit einem anderen E-Mail-Konto.
  • Auf die enthaltenen E-Mails zugreifen, indem Sie die Datei öffnen.


Auf diese Weise lassen sich auch die Daten aus einem lokalen Outlook-Konto in ein cloudbasiertes Postfach migrieren. Wie der Import im Detail funktioniert, erklären wir in einem weiteren FAQ-Artikel.

PST-Datei öffnen und auf E-Mails zugreifen

Für den schnellen Zugriff auf die gespeicherten E-Mails öffnen Sie einfach die PST-Datei. Der Inhalt wird links in der Navigation angezeigt. Sie können E-Mails jetzt öffnen oder in einen Ordner verschieben.

  1. Wählen Sie Datei > Öffnen und Exportieren > Outlook-Datendatei öffnen aus.
     

    Screenshot: Outlook-Datendatei öffnen
     

  2. Daraufhin wird der Inhalt der PST-Datei links in der Navigation angezeigt.

In OneDrive for Business gespeicherte Daten herunterladen

Zum Ende der Testphase von Office 365 können Sie die in OneDrive for Business gespeicherten Daten auf Ihren PC herunterladen.

  1. Melden Sie sich zunächst mit Ihrem Konto in Office 365 an und starten Sie OneDrive direkt oben auf der Seite oder über das App-Startfeld.
     

    Screenshot OneDrive-Login in Microsoft 365
     

  2. Daraufhin befinden Sie sich in der Übersicht von OneDrive. Klicken Sie hier auf die Option „Synchronisieren“.
     

    Screenshot "Synchronisierung"
     

  3. In der Folge sollte sich jetzt der Assistent starten, der Sie bei der ersten Nutzung von OneDrive durch den Einrichtungsprozess führt.
     

    Screenshot des OneDrive Assistenten
     

  4. Melden Sie sich jetzt mit Ihrem Microsoft 365-Konto an und folgen Sie den Anweisungen des Assistenten. Dieser wird Ihnen die Nutzung von OneDrive erklären und einen eigenen OneDrive-Ordner auf Ihrem PC erstellen.
     

    Screenshot Ihres OneDrive Ordners
     

  5. Sobald Sie den Assistenten durchlaufen haben, können Sie entweder direkt zu Ihrem OneDrive-Ordner wechseln oder zuvor noch einmal den Speicherort ändern, sollte Ihnen die Standard-Einstellungen nicht zusagen.
     

    Screenshot: Ihr OneDrive ist für Sie bereit
     

  6. Daten, die im OneDrive-Ordner abgelegt sind, werden automatisch mit dem Online-Speicher in der Cloud synchronisiert und anders herum.
     

    Screenshot: Ihr Synchronisationsordner
     

  7.  Möchten Sie also die Daten aus OneDrive sichern, starten Sie wie zuvor beschrieben die Synchronisierung, sodass der OneDrive-Ordner auf Ihrem PC und die Daten in der Cloud auf dem gleichen Stand sind. Anschließend können Sie die Daten einfach aus dem Ordner kopieren und an anderer Stelle aufbewahren.

Yammer-Informationen sichern

Administratoren können sämtliche Nachrichten, Notizen, Themen, Anwender und Gruppen in einer ZIP-Datei exportieren. Der komprimierte ZIP-Ordner enthält CSV-Dateien und weitere Archive.

Exportieren von Benutzern und Administratoren von Yammer

  1. Klicken Sie in Yammer auf das Zahnrad-Symbol und klicken Sie dann auf „Netzwerkadministrator“.
  2. Wählen Sie dann den Menüpunkt „Benutzer exportieren“.
  3. Auf der Seite „Benutzer exportieren“ klicken Sie zuerst auf „Alle Benutzer exportieren“ und dann auf „Exportieren“.
  4. Zum Schluss wählen Sie einen Speicherort für die exportierte Datei und legen Sie dort ab. Die Datei ist dann als ZIP-Archiv verfügbar. Um auf die Daten zuzugreifen, dekomprimieren Sie das ZIP-Archiv.


Auf diese Weise lassen sich Daten, wie zum Beispiel Informationen über Admins, Netzwerke und Benutzer sichern.

Exportieren von Netzwerkdaten von Yammer

  1. Navigieren Sie im Yammer Admin Center zum Menüpunkt „Inhalt und Sicherheit“ und wählen Sie dann den Punkt „Netzwerkdaten exportieren“.
  2. Grenzen Sie die zu exportierenden Daten ein, indem Sie einen Datumsbereich angeben. Dabei können Sie außerdem auswählen, ob Sie nur eine Liste der Yammer-Dateien haben möchten, oder ob die exportierte Datei diese auch enthalten soll. Außerdem können Sie auswählen, ob Sie alle Daten aus allen Netzwerken bekommen möchte, oder nur die Daten, die sich im eigenen Netzwerk befinden.
  3. Klicken Sie auf „Exportieren“, um ein ZIP-Archiv mit den gewünschten Daten abzuspeichern.


So sichern Sie sämtliche Dateien, die in Yammer gespeichert sind, eine Liste der bestehenden Gruppen, alle Nachrichten, eine Liste der Netzwerke, eine Liste der Yammer-Seiten, Themen und Nutzer.

Außerdem haben Sie auch die Möglichkeit, nur die Daten einzelner Benutzer zu sichern. Dazu navigieren Sie im Yammer Admin Center zu „Inhalt und Sicherheit“ und wählen anschließend „Benutzerdaten exportieren“. Im Anschluss daran geben Sie noch den Benutzernamen ein und erhalten die Daten des Benutzers als ZIP-Datei.

SharePoint-Informationen abspeichern

Über die Zentraladministration können Sie Webseiten, Listen oder Dokumentbibliotheken von SharePoint exportieren. Es kann jeweils immer nur eine Website, Liste oder Bibliothek exportiert werden.

  1. Vergewissern Sie sich, dass das Benutzerkonto, über das die Sicherung ausgeführt werden soll, Mitglieder der Gruppe „Farmadministratoren“ ist.
  2. Starten Sie die Zentraladministration und klicken Sie auf der Homepage auf „Sichern und Wiederherstellen“.
  3. Dort finden Sie den Abschnitt „Differenzierte Sicherung“ und darunter den Punkt „Website oder Liste exportieren“.
  4. Wählen Sie auf dieser Seite die Webseite aus einer der Webseitensammlungen aus, die Sie exportieren möchten. Wenn es Ihnen nur um die Sicherung einer Webseite geht, überspringen Sie die folgenden Schritte 5 bis 8.
  5. Möchten Sie außerdem noch eine Liste oder Dokumentbibliothek exportieren, wählen Sie diese zusätzlich aus.
  6. Im Bereich „Dateispeicherort“ geben Sie im Feld „Dateiname“ den UNC-Pfad des freigegebenen Ordners und die Datei ein, in die Sie die Liste oder die Dokumentbibliothek exportieren möchten. Im Dateinamen müssen Sie die Erweiterung CMP verwenden.
  7. Wollen Sie alle Sicherheits- und Berechtigungseinstellungen zusammen mit der Liste oder Bibliothek exportieren, setzen Sie ein Häkchen neben den Punkt „Vollständige Sicherheit exportieren“.
  8. Zusätzlich haben Sie jetzt die Möglichkeit nur eine bestimmte Version der Liste oder Bibliothek zu exportieren.
  9. Haben Sie alle gewünschten Einstellungen vorgenommen, klicken Sie auf „Export starten“.

Exportieren von Microsoft OneNote-Daten

Neben der automatischen Sicherung bietet Microsoft OneNote auch die manuelle Sicherung Ihres Notizbuchs an. Befolgen Sie dazu einfach die folgenden Schritte:

  1. Klicken Sie im Hauptmenü von OneNote auf „Datei“ in der Ecke oben links und rufen Sie die Optionen auf.
  2. Im Dialogfeld „OneNote-Optionen“ finden Sie den Punkt „Speichern und Sichern“. Wählen Sie diesen aus.
  3. Oben im Fenster im Abschnitt Speichern, sehen Sie die Speicherorte für die Sicherung Ihrer Notizbücher. Um Ihre Notizbücher zu sichern, Klicken Sie auf die Schaltfläche „Alle Notizbücher jetzt sichern“.
     

    Screenshot: Sicherung Ihrer Notizbücher
     

  4. Im Anschluss folgt eine Meldung über die erfolgreiche Sicherung. Bestätigen Sie mit „Ok“. Die Sicherung finden Sie im angegebenen Sicherungsordner.

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Letzte Bearbeitung: 13.10.2020