Zwei Frauen schauen gemeinsam auf ein weißes Smartphone

Mobiles Arbeiten in der Cloud mit
Microsoft 365

Ratgeber: 10 Microsoft Teams Lösungen.

Microsoft Teams – diese 10 Microsoft Teams Lösungen erleichtern den Arbeitsalltag im 21. Jahrhundert


Tauchen Siemit Microsoft Teams in die digitale Arbeitswelt ein.


In unserer Arbeitsrealität gehören Homeoffice und mobiles Arbeiten zur neuen Normalität. Eine Basis hierfür ist Microsoft Teams als innovatives Kollaborationstool, das sämtliche für die Teamarbeit essenziellen Funktionen bündelt und damit den Arbeitsalltag in Unternehmen entscheidend verbessert. Doch wie kann ich bei Videokonferenzen meine Privatsphäre wahren? Wie finde ich schnell meine gesuchten Dateien und gibt es einen Weg, um übersichtliche Projektteams aufzusetzen? Da jeder Wandel mit neuen Herausforderungen einhergeht, gibt es hier Abhilfe. In unserem Blogartikel stellen wir Ihnen 10 Microsoft Teams Lösungen vor, die Ihnen den Weg in den angenehmen digitalen Arbeitsalltag ebnen:


1. Mit Microsoft Teams nehmen Sie auch digital an Meetings teil!

Illustration von Frau in Microsoft Teams Meeting
Nehmen Sie mit Microsoft Teams an Videokonferenzen teil.


Die Arbeitswelt hat sich verändert. Wollen Sie auch im Homeoffice kein Meeting verpassen und kollaborativ mit Kunden und Kollegen zusammenarbeiten? Mit Microsoft Teams gelingt es Ihnen: Entdecken Sie Teams als Kollaborationstool mit digitalen Meetingräumen, Videokonferenzen, Gruppen Unterhaltungen sogenannte Channels uvm. und arbeiten Sie vernetzt und kollaborativ von jedem Gerät aus in verteilten Arbeitsumgebungen. Denn die Die Collaboration-Plattform mit kompletter Office 365-Integration läuft nicht nur als Desktop-App für Windows und Mac, sondern funktioniert auch als reine Webanwendung (in Microsoft Edge, Internet Explorer und Google Chrome). Für die mobile Anwendung gibt es Microsoft Teams auch als App für iOS und Android. Von Mobilgeräten aus lassen sich Telefonate direkt aus Teams herausführen, sogar mit Videoübertragung. So können auch räumlich getrennte Arbeitsgruppen ganz bequem miteinander kommunizieren, sich bei Projekten unterstützen oder – wenn es mal wieder eilig ist – blitzschnell Entscheidungen treffen.

2. Mit Microsoft Teams finden Sie Dateien schnell und zuverlässig!

Illustration von Frau, die Dateien in Microsoft Teams sucht
In Microsoft Teams finden Sie schnell und unkompliziert Dateien.


Wird Ihr Homeoffice Arbeitsplatz auch im Handumdrehen zum undurchdringlichen Daten-Dschungel und Dateien von Kunden oder Kollegen zu finden ist zeitraubend? Wie ist der Stand zu welchem Projekt und wo ist ein bestimmtes Dokument abgelegt? Dann hilft Ihnen Microsoft Teams weiter: Ordnen Sie Projekte und Teilprojekte ganz einfach in Channels und finden Sie zuverlässig und schnell, was Sie suchen.

3. Mit Microsoft Teams wahren Sie Ihre Privatsphäre bei Videocalls!

Illustration von Frau in Ihrem Wohnraum, bei Microsoft Teams Konferenz
Schützen Sie Ihre Privatsphäre in Microsoft Teams mit intelligenten Hintergründen.


Kennen Sie das: Sie haben ein Videomeeting und im Hintergrund stürzt sich plötzlich Ihre Katze vom Schrank auf Ihren Schreibtisch, ein Wohnungsmitglied läuft durch das Bild oder private Fotos geliebter Menschen hängen exponiert an der Wand hinter Ihnen? All diese Alltags-Einblicke brauchen Sie und Ihre Meeting-Partner nicht. Hier hilft Microsoft Teams weiter: Wechseln Sie bei Teams einfach Ihren Hintergrund nach Ihrem Geschmack – von neutral über individuell, bis hin zum lustigen Space-Hintergrund uvm. Klicken Sie einfach nach dem Einwählen ins Meeting in die „Weitere Aktionen“ unter „Hintergrundeffekte“ und wählen Sie Ihren Favoriten aus.

4. Mit Microsoft Teams arbeiten Sie kollaborativ im Team!

Illustration Microsoft Teams Ansichten
Lineare Arbeitsweise – kollaborativ digital arbeiten ist mit Microsoft Teams ganz einfach.


Der Austausch mit Ihren Team-Kollegen und Kunden ist remote mühsam und ineffizient, denn die E-Mail Flut und unzählige Telefonate stören die gemeinsame Kommunikation? Das hat ein Ende mit Microsoft Teams: Legen Sie Projektteams in Channels an, telefonieren und chatten Sie in der Gruppe oder direkt mit Ihren Kollegen und Kunden. Teilen Sie Dateien oder arbeiten Sie kreativ gemeinsam online auf Whiteboards. Sie suchen einen Chatverlauf oder Dateien? Dann nutzen Sie die Suchfunktion in Chats oder Channels oben in der Suchleiste.

5. Mit Microsoft Teams arbeiten interne und externe Kollegen in Teams und Channels zusammen

Illustration Zusammenarbeit in Microsoft Teams
All together now – auch mit externen Partnern können Sie über Teams zusammenarbeiten.


Die digitale Strukturierung Ihrer Projektteams versinkt im Chaos, sie sind unübersichtlich und interagieren schleppend miteinander? Damit ist jetzt Schluss – dank Microsoft Teams: Laden Sie sowohl interne als auch externe Teilnehmer in Teams und Channels ein und organisieren Sie diese im Handumdrehen zu funktionsfähigen Gruppen. Mit Features wie Meeting-Vorplanung oder der gemeinsamen Bearbeitung von Dateien, gewinnen Sie den Überblick und schließen Projekte erfolgreich ab. Das gilt auch für die Integration von Drittanbieter-Software: Prominentes Beispiel für beste Konnektivität und leichte Einbindung ist das Zusammenspiel mit Adobe. Sie können aus der Software auf Daten aus Ihrer Creative Cloud zugreifen und so Fotos, Grafiken und andere Dokumente mit Kollegen teilen. Weitere Programme, die mit Microsoft Teams digital kooperieren, sind beispielsweise das Medienanalyse-Tool Hootsuite, die Projektmanagement-Software Trello oder der Onlinedienst GitHub. Darüber hinaus können die Entwickler-APIs genutzt werden, um ganz eigene Integrationsvorhaben zu realisieren.

6. Mit Microsoft Teams nutzen Sie Liveereignisse als Vortragsraum

Illustration Microsoft Teams Liveereignisse
Spot on! Mit Microsoft Teams Liveereignissen können bis zu 10.000 Personen teilnehmen.


Sie wollen eine Veranstaltung innerhalb Ihrer Organisation für ein Onlinepublikum, das mehr als 300 Teilnehmer beträgt, übertragen? Dann nutzen Sie Teams-Liveereignisse als Erweiterung von Teams-Besprechungen, um Ihre großen Ereignisse wie Town Halls der Geschäftsleitung für alle Mitarbeiter live zugänglich zu machen. An der One-to-Many-Kommunikation können bis zu 10.000 Personen teilnehmen. Die Teilnehmer können das Live- oder aufgezeichnete Ereignis in Yammer, Teams und/oder Stream verfolgen und mit den Referenten interagieren.

7. Nutzen Sie Microsoft Teams als interaktiven Webinarraum

Illustration von Microsoft Teams als Webonarraum
Ob Kreativmeetimgs oder Workshops – mit Microsoft Teams arbeiten Sie interaktiv zusammen.


Neben Ihren Meetings möchten Sie auch interaktivere Formate, wie Webinare, interne Schulungen oder Workshops digital stattfinden lassen? Benutzen Sie Teams als Virtual Classroom Tool für interaktive Meetingformen! Features wie das Whiteboard, auf das die Meeting-Teilnehmer zugreifen- und in Echtzeit damit interagieren können und dem Together Mode, bei dem alle Teilnehmer einer Teams-Besprechung in einem gemeinsamen Hintergrund gesetzt werden, um die nonverbale Kommunikation zu unterstützen, erleichtern Ihnen die Interaktion in Meetings.

8. Verwenden Sie hilfreiche Shortcuts bei Microsoft Teams!

Illustration von junger Fraum die in Microsoft Teams Dateien sucht
Gesucht – gefunden! Dank der Suchleiste von Microsoft Teams blitzschnell zum Suchergebnis gelangen.

Wie komme ich schneller in Channels und Listen, wie kann ich Kollegen direkt anschreiben und wo finde ich nochmal ein bestimmtes Dokument? Arbeiten Sie übersichtlicher und schneller dank der Shortcuts in der Teams-Suchleiste. Diese verbirgt mehr als nur die Suchfunktionalität, denn sie hat einige großartige 'Shortcut'-Anwendungs- und Befehlsoptionen, wie etwa gespeicherte Listen ansehen, direkt zu einem Team oder Kanal navigieren uvm. Eine Übersicht erhalten Sie ganz einfach, indem Sie '/' in die Suchleisten tippen, um Befehle einzugeben. Mit '@' können Sie Personen direkt taggen oder anschreiben, finden so aber auch weitere App-Befehle.

9. Arbeiten Sie bei Microsoft Teams mit Registerkarten!

Illustration junger Mann mit Zeituhr
Struktur, Verknüpfung und Integration. Lernen Sie die Vorteile von Registerkarten kennen.
 

Sie wollen Dokumente schnell auffindbar machen oder Listen in Ihren Channels anlegen? Für mehr Produktivität innerhalb Ihrer Teams und einen schnellen Zugriff auf wichtige Informationen und Anwendungen, verwenden Sie Registerkarten in Ihren Teams und Kanälen. So können Sie Webseiten oder Dateien leicht zugänglich machen oder weitere Apps in ihre Channels integrieren. Eine Registerkarte fügen Sie ganz einfach mit Klick auf das '+'-Zeichen auf der rechten Seite Ihres Channels ein.

10. Legen Sie bei Microsoft Teams Kanäle mit Weitblick an!

Illustration von jungem Mann mit Microsoft Teams Struktur 
Eine gute Struktur ist essentiell für den positiven Projektverlauf.


Es ist verlockend, alles in einen allgemeinen Kanal Ihres Teams zu organisieren und für jede Aufgabe, die Ihnen begegnet, eine Registerkarte hinzuzufügen. In den meisten Fällen führt dies jedoch zu Verwirrung und macht es schwierig, etwas zu finden. Stellen Sie sich Ihr Team als Landingpage vor, als Dreh- und Angelpunkt für unterschiedliche Interaktionen. Erstellen Sie dann für jeden Themenbereich einen neuen Kanal. Ordnen Sie Registerkarten je Kanal oder Themenbereich unter.

In welchen Microsoft 365 Versionen ist Teams integriert?

Die gute Nachricht vorweg: Microsoft Teams steht allen Microsoft 365-Kunden zur Verfügung, die folgende Versionen nutzen:

  • Microsoft 365 Business Basic
  • Microsoft 365 Business Standard
  • Microsoft 365 Business Premium
  • Microsoft 365 Apps for Business
  • Microsoft 365 Apps for Enterprise


Im Privatkundenbereich:

  • Microsoft 365 Single
  • Microsoft 365 Family


Sollten Sie Fragen zu Teams haben, können Sie gerne unsere Microsoft-zertifizierten Experten kontaktieren. Auf Wunsch erhalten Sie von der Telekom auch eine telefonische Einrichtungs-Unterstützung.


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Mann mit Headset sitzt vor zwei Bildschirmen


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Letzte Bearbeitung: 26.10.2020