Mobiles Arbeiten in der Cloud mit Office 365

Wussten Sie, dass mittlerweile rund ein Viertel aller Mitarbeiter nicht permanent an einem festen Platz arbeitet? Die Zeiten, in denen ausschließlich im Büro gearbeitet wurde, gehören damit endgültig der Vergangenheit an. Stattdessen verlagert sich die Arbeitsstätte nach außen. Der Trend geht zum mobilen Arbeitsplatz mit flexiblen Software Lösungen, wie Office 365 Business Premium – ob an anderen Firmenstandorten oder von unterwegs wie beispielsweise auf Zugreisen. Nach aktuellen Erfahrungen aus dem Unternehmeralltag ist jeder fünfte Mitarbeiter häufiger als einmal pro Woche geschäftlich unterwegs. Der Trend geht zum mobilen Arbeitsplatz.

Arbeiten wo man möchte: mit der Cloud und Office 365

Dementsprechend verbreitet ist die Nutzung mobiler Endgeräte in deutschen Unternehmen. Insbesondere Smartphones erfreuen sich hier immer größerer Beliebtheit. Schließlich haben sich diese praktischen Geräte zu mobilen Alleskönnern entwickelt. Dies gilt ebenso für Tablets. Laptops und Smartphones werden in zwei von drei Unternehmen genutzt – Tendenz steigend. Ähnlich verhält es sich bei iPad & Co.: Schon fast ein Drittel der Firmen stellt ihren Mitarbeitern Tablets zur Verfügung. Durch die Verbreitung von mobilen Endgeräten greifen somit immer mehr Mitarbeiter auch unterwegs auf Unternehmensdaten zu.

Weil die Nutzung von Tablets, Smartphones und Co. sowie mobiler Anwendungen signifikant ansteigt, nimmt auch die Bedeutung mobiler Themen insgesamt aus Sicht des Mittelstandes zu. Während 2014 noch rund 41 Prozent der Unternehmen der Ansicht waren, mobile Anwendungen seien für ihre zentralen Geschäftsabläufe wichtig, beträgt ihr Anteil mittlerweile schon 61 Prozent. Damit gehören mobile Themen, und wie diese von der Unternehmens-IT unterstützt werden, zu den zentralen Herausforderungen der Unternehmen.

Dementsprechend steigt die Relevanz von Cloud-Diensten aka Online-Diensten oder gehosteten Anwendungen wie beispielsweise Office 365 von Microsoft rasant an. Mit dieser „Anwendung aus der Wolke“ stehen Nutzern die richtigen Werkzeuge zur verbesserten Kommunikation und Zusammenarbeit auf allen Endgeräten zur Verfügung – jederzeit und von überall. Beispielsweise lassen sich Dateien auf dem Rechner mit den vertrauten Office-Anwendungen bearbeiten. Diese werden automatisch synchronisiert und zentral in der Cloud unter strengen Datenschutzrichtlinien gespeichert. So steht dem Mitarbeiter stets die aktuellste Dokumentenversion zur Verfügung – ob auf dem Computer, Smartphone oder Tablet. Auch das Zusammenarbeiten mit Kollegen, Partnern und Kunden wird einfacher, da nur noch an einer einzigen Dokumentenversion gearbeitet werden kann. Das Hin- und Herschicken von E-Mail-Anhängen entfällt und mit den Office Apps für iOS und Android lassen sich Dokumente sogar auf Smartphone/Tablets kommentieren und bearbeiten. Das flexible Arbeiten steigert nicht nur die Produktivität und vereinfacht Prozesse. Mitarbeiter können ihre Arbeitszeit auch individueller einteilen und nutzen. Doch welche Vorteile ergeben sich beim mobilen Arbeiten mit einer Cloud-Anwendung wie Office 365 konkret in der Berufswelt?

Geschäftliche E-Mails zu Hause beim Kaffee checken, eine Präsentation im Zug mit den neuesten Daten füttern und eine Telefon-Konferenz mit dem Team von unterwegs aus abhalten? Mit den zahlreichen Office 365-Diensten können Mitarbeiter immer und überall topaktuelle Werkzeuge für eine optimale Zusammenarbeit und transparente Kommunikation nutzen. Mit Exchange Online haben diese stets sicheren Zugriff auf ihr elektronisches Postfach, auf Kontakte, Kalender und Aufgaben – und das alles in einer vertrauten Umgebung. Denn Exchange Online verbindet sich mit der klassischen Outlook-Anwendung auf dem Computer, funktioniert mit mobilen Geräten und lässt sogar den Zugriff auf E-Mail per Webbrowser zu. Der große Vorteil für ein Unternehmen liegt darin, dass es sich nicht um die Installation und den Betrieb eines eigenen Exchange Servers kümmern muss, sondern eine top-aktuelle, von Microsoft gehostete E-Mail-Lösung verwendet.

Mit der Videokonferenzlösung Microsoft Teams können Mitarbeiter auf moderne Kommunikationsfeatures, zum Beispiel Instant Messaging, Bildschirm teilen oder Videoanrufe, zurückgreifen, um flexibel und schnell auf Geschäftsvorgänge zu reagieren. Weil alle Daten in der Cloud bereitgestellt werden, ist die IT-Verwaltung um ein Vielfaches entlastet und somit günstiger. Eine komplizierte und kostenintensive Installation einer IT-Infrastruktur entfällt durch die Cloud. Zudem sind sämtliche Daten dank umfangreicher Zuverlässigkeits- und Sicherheitsfunktionen besser geschützt.

Die Cloud-Dienste, die in Office 365 enthalten sind, erleichtern und optimieren die Zusammenarbeit im Team. Dabei spielt es keine Rolle, wo sich Teampartner, Arbeitskollegen oder Projektbeteiligte gerade aufhalten. Mit den neuen Office 2016-Anwendungen für PC und Mac, den mobilen Apps für Word, Excel und PowerPoint sowie den browserbasierten Versionen von Word, Excel & Co. stellen Unternehmen sicher, dass Mitarbeiter jederzeit auf Dokumente zugreifen, diese bearbeiten und anschließend freigeben können. Dies funktioniert von jedem Gerät aus und in allen Teilen der Welt.

Mit SharePoint erhalten Unternehmen ein zentrales, modernes Intranet und können dort ihr Fachwissen austauschen. Teamdokumente lassen sich in SharePoint speichern, Berichte und Vorschläge erstellen. Ohnehin ist das Teilen, Bearbeiten und Freigeben von Daten ein wesentliches Merkmal gemeinsamer Teamarbeit. Auch wenn sich Inhalte in Office 365 an unterschiedlichen Speicherorten befinden können, gestaltet sich das Finden und Anzeigen dieser Dokumente trotzdem als sehr einfach. OneDrive for Business ist der persönliche Online-Speicher von Office 365. Darauf können Geschäftsdaten zuverlässig und sicher abgelegt und verwaltet werden. Jedem Nutzer steht dabei ein riesiger Speicher von 1.000 Gigabyte zur Verfügung. Durch spezielle Freigabe-Einstellungen kann zudem festgelegt werden, wer auf diese Dokumente Zugriff hat und mit welchem Endgerät sie synchronisiert werden.

Um den Datenschutz müssen sich Nutzer von Office 365 genauso wenig Sorgen machen wie um die Datensicherheit. Dank gerätespezifischer Sicherheitsrichtlinien werden vertrauliche Daten nur auf autorisierten Tablets und Smartphones synchronisiert. Notfalls können Daten sogar aus der Ferne per Remotezugriff gelöscht werden. Darüber hinaus werden alle Daten sicher gespeichert. Microsoft nutzt ein globales Netz von Rechenzentren, die durch strenge Datenschutzrichtlinien effektiv geschützt sind. Dadurch wird neben der Sicherheit auch eine hohe Zuverlässigkeit und kontinuierliche Verfügbarkeit sichergestellt. 

Zusammengefasst ist Office 365 ein ideales Werkzeug, um den mobilen Anforderungen der modernen Arbeitswelt gerecht zu werden. Der flexible Einsatz auf jedem Endgerät, das gemeinsame Arbeiten in Echtzeit und das Speichern sowie Abrufen von Daten in einer sicheren Cloud-Umgebung optimieren die Kommunikation und Zusammenarbeit in Unternehmen bei maximaler Sicherheit und Verfügbarkeit.

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